Hoe volwassen is mijn projectenorganisatie en PMO?

21 oktober 2020 Consultancy.nl 5 min. leestijd
Profiel
Meer nieuws over

Naarmate het tempo van verandering toeneemt in de huidige, disruptieve wereld, wordt het beschikken over een volwassen projectenorganisatie steeds belangrijker. Maar hoe meet je de volwassenheid van een projectenorganisatie?

Een strakke uitvoering van projecten realiseren organisaties alleen met een volwassen projectorganisatie op alle niveaus: strategisch, tactisch en operationeel. Alleen zo kunnen leidinggevenden richting geven aan de hele breedte – portfoliomanagement, programmamanagement, projecten en de project management office (PMO).

Gebaseerd op de jarenlange ervaring die WIN heeft vergaard in de wereld voor portfolio- en projectmanagement, heeft het bureau een volwassenheidsmodel opgesteld. Dit model is gecentreerd rondom tal van bouwstenen die samen de volwassenheid bepalen, waaronder de projectmanagement processen, de inrichting, sturing en beheersing van projecten.

Het raamwerk neemt tal van belangrijke projectmanagement thema’s onder de loep, waaronder management control, benefit management, financieel management, stakeholder management, risico management, operational governance en resource management.

Hoe volwassen is mijn projectenorganisatie en PMO?

Volwassenheidsniveaus van projectorganisaties

De mate van volwassenheid spreidt zich in het model uit van onbeheersbaar, naar steeds beter beheersbaar tot onder controle. Het optimaal realiseren van projectdoelstellingen, die uiteraard nauw gelinkt moeten zijn met de organisatiedoelstellingen, lukt alleen wanneer de projectorganisatie volledig onder controle is, waardoor een hoge mate van efficiëntie ontstaat en de risico’s geminimaliseerd worden.

De volwassenheidsniveaus die gehanteerd worden zijn als opeenvolgende stappen: initieel, beheerst, ingebed, geborgd en optimaal. 

Volwassenheidsniveau #1: Initieel
In deze fase is het een beteugelde chaos. Al is iedere organisatie zich wel bewust van het belang van goed projectmanagement, organisaties in volwassenheidniveau 1 hebben absoluut geen regie over hun projectorganisatie. Het werk wordt vooral ad hoc benaderd. Voorsorteren op problemen lijkt onmogelijk, dus worden deze aangepakt zodra ze zich voordoen. Er is een grote afhankelijkheid van de individuele topprestaties van doorbijters op projectniveau. 

De chaotische benadering komt meestal voort uit een gebrek aan degelijk processen. Oplossingen moeten zeker niet (puur) in de hoek van technologie gezocht worden. De problemen liggen dieper, op menselijk niveau. Het is te wijden aan het gebrek aan de juiste omgevingsaspecten en skills en een gebrekkige informatievoorziening. 

Volwassenheidsniveau #2: Beheerst
Binnen deze fase is er sprake van gekunstelde structuren: het gemis van overzicht dat de organisatie in juiste banen moet leiden overheerst hier nog. Praktijkervaringen worden waarschijnlijk wel lokaal geëvalueerd en als leermomenten in acht genomen, maar worden nog altijd niet structureel ingezet als stuurinformatie en blijft bijsturen van de performance organisatiebreed en aanleren van de juiste skills meestal nog achterwege. 

De mate van afhankelijkheid van de doorbijters op projectniveau blijft zorgelijk. 

Volwassenheidsniveau #3: Ingebed
In deze fase wordt men geconfronteerd met een beperkte sturing: is er een lichte mate van grip ontstaan in de projectorganisatie. Er zijn gestandaardiseerde processen geïmplementeerd, waardoor de risico’s van individuele afhankelijkheden behoorlijk zijn geminimaliseerd. Medewerkers worden al meer geschoold op basis van de benodigde skills op functieniveau en gerelateerd aan de individuele rollen. 

Dit neemt niet weg dat het wegvallen van bepaalde skills bij uitval of overbezetting van een individu op projectniveau nog regelmatig te weinig opgevangen kan worden. Op het gebied van procedures hebben organisaties in deze fase ook al standaarden ingevoerd, maar geeft het nog geen grip op bijsturing. Naast het feit dat de processen beter zijn doorgevoerd, worden deze bedrijfsprocessen ook effectiever gemanaged. 

Volwassenheidsniveau #4: Geborgd
In deze fase is sprake van een toegenomen impact: de projectorganisatie krijgt steeds meer een schaalbaar en flexibel karakter. Bedrijfsinformatie is organisatiebreed geïntegreerd en wordt continu op zowel kwalitatieve als kwantitatief niveau afgetast. Doordat er gedegen kwaliteitscontrole plaatsvindt op de processen, is de benodigde bijsturing van de uitvoering inzichtelijker geworden.

Naast een doelgerichter opleidingsbeleid, is de organisatie beter geworden in het duidelijk communiceren van procedures met de betrokken medewerkers, waarbij er tevens ondersteuning is opgezet in de vorm van automatisering van deelprocessen en procedures. Er wordt regelmatig een correctieslag gemaakt. Deze situatie zorgt ervoor dat alle medewerkers een hoger besef van teamwork hebben gekregen en op een andere manier zijn gaan samenwerken. 

Volwassenheidsniveau #5: Optimaal
In de laatste fase van het project loop alles als het goed is op rolletjes. Wanneer een organisatie op dit niveau zit, nut de projectorganisatie haar volledige meerwaarde uit. De projectorganisatie is schaalbaar, wendbaar, lerend en in staat zich snel aan te passen aan veranderende omgevingsfactoren. Er wordt door iedereen continu met hoge betrokkenheid gemonitord op operational excellence, en de benodigde aanpassingen die hieruit volgen betreffen slechts kleine bijsturingen maar blijven doorlopend uitgevoerd worden. 

De organisatie werkt volgens een volledig geïntegreerd opleidingsbeleid. Daardoor zij teamwork en mindset uitermate goed ontwikkeld. Dit zorgt ervoor dat er enthousiasme is bij het inzetten van nieuwe technologieën en het adopteren daarvan.

Zelf kijken hoe volwassen jouw projectorganisatie is? Vul de Quick Insights tool van WIN in en krijg binnen enkele minuten inzicht in de volwassenheid.