WIN helpt Bilthoven Biologicals met programmamanagement

15 oktober 2020 Consultancy.nl

Project- en verandermanagementspecialist WIN helpt farmabedrijf Bilthoven Biologicals bij het professionaliseren van zijn projectorganisatie. Het bureau heeft de volwassenheid van de projectorganisatie in kaart gebracht en op basis van de resultaten is een verbetertraject opgestart. Daarbinnen levert WIN ook PMO-professionals om verschillende programma’s in goede banen te leiden.

Op het Utrecht Science Park Bilthoven is Bilthoven Biologicals (BBio) gevestigd. Het farmaceutisch bedrijf richt zich met zijn 550 medewerkers hoofdzakelijk op de productie van betaalbare vaccins die kinderen beschermen tegen infectieziekten als polio en tetanus. In 2012 maakte BBio de stap van overheidsorganisatie naar commercieel bedrijf. Dit bracht een nieuwe dynamiek in het bedrijf, die onder meer vraagt om grote flexibiliteit en resultaatgerichtheid.

Ter ondersteuning van verbeteringen van bestaande productielijnen en de uitbreiding van de huidige productiecapaciteit, beschikt BBio over een projectorganisatie. De farmaceut stelde vast dat de projectorganisatie toe was aan een professionaliseringsslag en schakelde daarvoor WIN in.WIN helpt Bilthoven Biologicals met programmamanagement“Met behulp van de ‘Quick Insight’-methode hebben we de volwassenheid van de projectorganisatie vastgesteld en de uitvoering en beheersbaarheid van projecten binnen BBio in kaart gebracht”, vertelt Maurice Alberts, consultant bij WIN. “Hieruit bleek de behoefte aan onder andere meer sturingsinformatie en meer houvast, zodat projectmanagers beter in staat zijn om projecten beheerst en voorspelbaar uit te voeren.”

Op basis van deze uitkomsten is een verbetertraject opgesteld en gestart. Maurice Alberts: “We adviseren over de inrichting en sturing van het portfolio en helpen bij het standaardiseren en uniformiseren van programma’s en rapportages. Daarnaast verzorgen we PRINCE2-training (inclusief certificering), kennissessies waarin theorie en praktijk samenkomen en diverse workshops zodat de uitvoerbaarheid blijvend is en deze werkwijze een tweede natuur wordt.”

Programma vlottrekken

Om het verloop van bepaalde grote programma’s te bevorderen leverde WIN ook enkele PMO-professionals. Zo werd David Kooiman gevraagd om te adviseren over het professionaliseren van programmamanagement en het zorgen voor een blijvende voortgang van de livegang van een nieuwe productiefaciliteit.

“Het programma had prioriteit en de benodigde budgetten waren aanwezig maar toch stagneerde de voortgang”, legt Kooiman uit: “Dat gebeurde onder meer door een gebrek aan programmakennis, gestructureerd overzicht en de juiste samenhang binnen de diverse disciplines en afdelingen.”

De sleutel in het vlottrekken van het project lag volgens Kooiman vooral in de ‘zachte factoren’: “Het faciliteren van veranderprocessen, medewerkers in hun kracht zetten, meer samenhang en vertrouwen creëren waardoor gezamenlijk voortgang binnen het project gerealiseerd wordt.”

Communicatie voorop

Daarbij is goede communicatie volgens de PMO-professional essentieel: “Zorg voor een veilige vertrouwde omgeving waarin alles bespreekbaar is, leg afspraken en besluiten goed vast zodat de verwachtingen helder zijn en daarop kan worden gestuurd. Denk bijvoorbeeld aan de onderlinge afstemming tussen de stakeholders, het wegnemen van weerstand en samenwerken om resultaat te behalen.”

Ook signaleerde Kooiman verschillende hiaten, en droeg daar proactief verbetervoorstellen voor aan. Zo bleek er behoefte aan een goedlopend en logisch verandermanagementproces, waarbij ook de besluitvorming aandacht nodig had. “Voor de vastlegging van het proces moest onder meer worden gekeken naar de verantwoordelijkheden, kaders, verhoogde awareness, betrokkenheid en inzicht in de project- en programmarisico’s en hoe hiermee om te gaan”, legt hij uit.

Terwijl het verbetertraject – inclusief de verschillende programma’s – nog loopt, is Bilthoven Biologicals al zeer te spreken over de bijdrage van de WIN-adviseurs: “De samenwerking tussen BBio en WIN blijkt vruchtbaar, de eerste resultaten zijn behaald”, besluit BBio-Portfolio Manager Michel Staal.


×
×
Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bewegin Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management BOLD Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Cegeka Consulting Cmotions COMATCH Common Eye Conclusion Count & Cooper CPMview De Issuemakers De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Drijver en Partners Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting Eurekon EY EY-Parthenon Finext First Consulting Flowant flowresulting Fronteer FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hogenhouck m&a Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kearney Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer METRI MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens Mount Consulting MSR Consulting Group NEWCRAFT Node1 Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners Prowareness PwC Quint Quintop Raad van Toekomst RedFoxBlue ResidentieProfs Rijnconsult Riverwise Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Staffing MS Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization TIC Advisory Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Volt Strategy Voogt Pijl & Partners WIN Xebia Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup