Vijf maatregelen voor een coronaproof kantoor | werkplek

Nu werknemers geleidelijk weer naar kantoor kunnen gaan, is het voor organisaties van belang om hun medewerkers te beschermen, in lijn met de Covid-19 richtlijnen van de overheid. Cédric Parentelli, Managing Director Europe en North Africa bij DuPont Sustainable Solutions, deelt vijf maatregelen voor het coronaproof maken van een werplek.

In een situatie die zijn weerga niet kent, is er geen beproefd protocol voor een opstartstrategie die gegarandeerd tot succes leidt in de grote variatie aan werkomgevingen. De manier waarop ondernemingen deze terugkeer naar het werk organiseren, risico's beperken en mensen beschermen is niet alleen bepalend voor de vraag of hun werknemers, het publiek, hun partners, leveranciers en aandeelhouders vertrouwen hebben in hun deskundigheid om risico’s te managen, maar uiteindelijk ook voor hun toekomst.

DuPont Sustainable Solutions (DSS) heeft na onderzoek vijf maatregelen vastgesteld waaraan managers prioriteit zouden moeten geven om hun bestaansrecht zeker te stellen en de complexe taak om hun organisatie weer op te starten zo veilig en gecontroleerd mogelijk te laten verlopen.

• Scheiding in ruimte en tijd
• Management control op afstand
• Beschermingsmiddelen
• Aangepaste werkinstructies
• Groter risicobewustzijn

Voordat kan worden overgegaan tot het uitvoeren van deze maatregelen moeten organisaties eerst de risico’s herbeoordelen waarmee zij en hun hele netwerk oftewel ecosysteem, dat wil zeggen niet alleen hun medewerkers, maar ook hun klanten, zakenpartners, leveranciers, aannemers en buren, worden geconfronteerd.

Ze moeten duidelijk inzicht hebben in mogelijke blootstelling aan het virus en in de stappen die ze kunnen zetten om besmetting te voorkomen of beperken. Alleen ondernemingen die voorbereid zijn en in staat zijn veilig te werken kunnen hun bedrijfsactiviteiten hervatten voor de lange termijn.

Ondernemingen staan voor enorme uitdagingen als ze willen voldoen aan de nieuwe virusrichtlijnen en tegelijkertijd proberen winstgevend te blijven. Om dat koorddansen tot een goed einde te brengen zijn een zorgvuldige planning, voorbereiding, aanpassing en verfijning voor elk van de vijf kritische maatregelen om het bedrijf weer op te starten, essentieel.

Maatregel 1: Scheiding in ruimte en tijd

De voorzorgsmaatregel om de juiste sociale afstand tussen mensen te garanderen is inmiddels bij iedereen wel bekend. De uitvoering ervan is echter een enorme uitdaging voor de meeste ondernemingen die een bepaalde productiviteit moeten hebben om winstgevend te blijven. Momenteel zijn veel bedrijven aan het worstelen met vragen zoals het regelen van voldoende afstand in kleine ruimtes, het beperken van interactie in gemeenschappelijke ruimtes, zoals kantines en ontvangstruimtes en het aansturen van de samenwerking met hun ecosysteem.

Gespreide werktijden zijn een optie, net als afstand creëren tussen bureaus, maar hoe organiseer je werkprocessen in een verwerkingsbedrijf of het aantal klanten in een winkel? DSS heeft een reeks effectieve oplossingen uitgewerkt. Deze moeten worden voorafgegaan door een risicobeoordeling: een duidelijk inzicht in het proces en de stroom van activiteiten en mensen, met nadruk op de kwetsbaarheid voor het overbrengen van het virus.

Vervolgens moeten controlemaatregelen om het risico tot een minimum te beperken worden geïdentificeerd en uitgevoerd. Daarbij kan bijvoorbeeld slimme technologie zorgen voor contactloos samenwerken, kan visuele analyse worden gebruikt om een veilige afstand te houden en te waarschuwen als dat niet het geval is en kan microlearning helpen om het naleven van de beperkende maatregelen te versterken en tegelijkertijd angst en onrust te beperken.

Maatregel 2: Management control op afstand

Terwijl sommige medewerkers weer op het bedrijf aan de slag gaan, blijven anderen hun werk vanuit huis doen, inclusief leidinggevenden. Deze fysieke afstand tot het werk betekent dat het een uitdaging is om toe te zien op de operationele discipline ter plaatse, om direct een leidraad te bieden bij een eventuele operationele storing, om vinger aan de pols te houden qua naleving van de nieuwe veiligheidsmaatregelen, om de blootstelling van medewerkers en aannemers te managen en om de psychosociale risico’s te beperken.

Maar leidinggevenden kunnen veiligheidstechnologieën inzetten waarmee medewerkers realtime met elkaar worden verbonden om storingen op te lossen, evenals technieken om op afstand gedrag te beïnvloeden. Ze kunnen ook digitale processen introduceren die medewerkers gemakkelijk op hun mobiele telefoon kunnen gebruiken zoals een herstart- en herstelchecklist of een dagelijkse corona-check-in.

Verder is er een breed aanbod gespecialiseerde digitale technologie waarmee naleving van de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften kan worden bewaakt.

Maatregel 3: Beschermingsmiddelen

Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM's) zijn zeer waardevol in de strijd tegen het coronavirus. Correct gebruik en verstandig beheer van de beschikbare middelen zijn van cruciaal belang voor het beschermen van mensen zodra ze weer aan het werk gaan. Duidelijke instructies en training voor de juiste werkwijze alsmede informatie over de voorzorgsmaatregelen om besmetting te voorkomen helpen de medewerkers en bezoekers.

Maar leidinggevenden moeten meer doen. Van hen wordt niet alleen verwacht dat zij hun medewerkers voldoende beschermingsmiddelen bieden om te voldoen aan de richtlijnen, maar ook zorgen voor een effectief gebruik ervan. Slimme PBM’s kunnen helpen bij het houden van sociale afstand, bij het naleven van nieuwe beperkingen en zelfs bij contactonderzoek ter plaatse.

Maatregel 4: Aangepaste werkinstructies

Veel organisaties hebben crisismanagementplannen die aan het begin van de pandemie zijn uitgevoerd. Maar bieden deze ook kaders voor het weer opstarten van de bedrijfsactiviteiten of terugkeer naar het werk en geven ze aan hoe je aannemers moet managen in een nog steeds riskante situatie? Er zijn methodieken waarmee bedrijven hun standaardwerkprocedures kunnen afstemmen op de nieuwe situatie.

In dit geval zou dat bijvoorbeeld kunnen betekenen dat nieuwe hygiënemaatregelen worden opgenomen in de werkvergunning. Met behulp van een op maat gemaakt stappenplan en een uitvoeringsvolgsysteem kunnen organisaties de hervatting van hun activiteiten versnellen. Performancemanagementvaardigheden om bedrijfsmiddelen op de juiste manier toe te wijzen in kwantiteit en kwaliteit en om operationele discipline te waarborgen zijn ook essentieel.

Maatregel 5: Groter risicobewustzijn

De effectiviteit van alle maatregelen staat of valt met de manier waarop ze worden opgepakt en ingevoerd. Het nieuwe normaal vereist dat mensen hun manier van werken, van naar het werk reizen en van sociaal contact hebben flink veranderen. Terwijl het advies om sociale afstand te houden bij de meeste mensen bekend is, is het opvolgen daarvan in een industriële of commerciële setting en het beperken van de verspreiding van het virus op weg naar en van het werk voor veel mensen een uitdaging.

Bedrijven moeten niet alleen over alle beschermende stappen efficiënt communiceren met hun medewerkers en hun complete ecosysteem, maar er ook voor zorgen dat zij zich hier daadwerkelijk aan aanpassen door middel van training, coaching, tracking en transformatie van de cultuur op de werkplek.