Nuttige tips om je bedrijf door pieken en dalen te leiden

De meeste ondernemingen worden in hun levenscyclus geconfronteerd met pieken en dalen. Zo’n verandering in vraag kan een grote impact hebben op de bestaande middelen, de taken van het personeel en de activiteiten in het bedrijf. Vier tips om een bedrijf soepel door pieken en dalen te leiden.

1: Inzicht in cijfers

Leiders zullen instinctief aanvoelen wanneer het bedrijf piekt en vertraagt, maar effectiever is om fact-based te werk te gaan. Het analyseren van verkoopgegevens en klantstromen gedurende verschillende perioden (zoals op uur-, dag-, week- of maandbasis) geeft een nauwkeuriger inzicht in wanneer deze pieken en dalen zullen voorkomen.

Vandaag de dag zijn er tal van systemen die zulke analyses mogelijk maken, waarbij het toepassen van kunstmatige intelligentie op datapatronen kan zorgen voor waardevolle inzichten. Hiermee kunnen leiders helder in kaart brengen wat de huidige stand van zaken is en een scherpe prognose maken richting de toekomst.

Het maken van besluiten blijft echter mensenwerk. De controller is hierin de spin in het web, hij of zij zorgt voor structuur in de financiële cijfers en levert de juiste informatie aan het management. Een business controller spitst zich onder andere toe op de financiën rondom de projectportefeuille.

Een financial controller voorspelt aan de hand van allerlei factoren hoe het bedrijf er in de toekomst voorstaat en welke keuzes gemaakt kunnen worden. Een IT-controller zorgt er onder meer voor dat de IT-systemen de gewenste financiële rapportages mogelijk maken en dat de juiste IT-controls zijn geïmplementeerd.

Een controller kan een interne medewerker zijn, of in het geval de capaciteit of expertise ontbreekt, kan een controller extern worden ingehuurd. Vaak brengen externe controllers een meerwaarde, omdat ze objectiever zijn en effectiever in het maken van berekeningen en inzichten. Een controller inhuren kan bijvoorbeeld op de website Controller.nl of bij interim finance communities.

2: Wees spaarzaam

Groei is belangrijk maar zorg voor voldoende cashflow om de dalen te overbruggen, in plaats van steeds nieuwe leningen aan te gaan. Als je elke maand een bedrag opzij zet in piekperiodes, is er geld om op terug te vallen als je het moeilijk hebt tijdens de rustigere maanden.

Om te weten of je over voldoende cashflow beschikt, maak je gebruik van cashflowprognoses. Vaste kosten zoals huur en leningen blijven immers doorlopen. Wens je te investeren, dan is het raadzaam dat te doen in zaken die minder beïnvloed worden door pieken en dalen of die de piek kunnen verlengen, bijvoorbeeld het assortiment uitbreiden in het hoogseizoen.

3: Beheer de opslag op een efficiënte manier

Sla de juiste hoeveelheid voorraad op. Hoewel het verleidelijk kan zijn om tijdens een piekperiode de rekken volledig gevuld te hebben, veroorzaakt het opslaan van overtollige voorraad kosten, zoals verzekeringen, opslagkosten en het risico op bederf. Onderhandel daarom met leveranciers.

Verminder eventueel de eigen voorraad en bestel pas opnieuw als je bijvoorbeeld nog vijf in plaats van vijftig stuks in voorraad hebt. Goede afspraken met leveranciers zijn onontbeerlijk want je wilt niet zonder voorraad zitten in een piekperiode. Bouw garanties in dat de leverancier blijft leveren bij een stijgende vraag, zelfs als die niet voorspeld is.

Ook belangrijk: zorg met een korte cash-conversion-cycle en een betrouwbare liquiditeitsprognose voor een optimaal werkkapitaalbeheer.

4: Vraag flexibiliteit van het personeel

Om dezelfde service te kunnen bieden bij pieken, moet het personeel voldoende gekwalificeerd en opgeleid zijn. De werknemers moeten klaargestoomd zijn. Indien mogelijk doet het bedrijf een beroep op tijdelijke werkkrachten. Anderzijds moet het personeel bereid zijn om andere taken te verrichten bij een dalende vraag.

In het geval van ingehuurde medewerkers is het belangrijk dat de werknemers weten waar ze aan toe zijn. Als je mensen aan boord haalt tijdens een drukke periode, moet je ze laten weten dat er minder opdrachten zullen zijn als het langzamer gaat. Als de verwachtingen niet worden ingelost, krijg je een hoog personeelsverloop.

Bij een voorspelde vertraging is vakantie nemen vaak goedkoper dan vertraagd verder werken. Een jaarlijkse sluiting waarbij het personeel verplicht is om vakantie te nemen, is een manier om een vertraging te overbruggen.