Tobania klaar voor groei met Unit4 Business World

Tobania groeit snel en speelt daarbij flexibel in op de opportuniteiten die de markt biedt. Om dat zo efficiënt mogelijk te doen, ondersteunt het consultingbedrijf zijn processen met Unit4 Business World. Dat zorgt niet alleen voor meer tijdwinst en productiviteit bij de afdeling finance, maar ook in de business zelf. 

Tobania specialiseert zich in business en technology consulting, digitale transformatie en IT-beheer. Het bedrijf is eind 2014 ontstaan door de fusie van SAGA Consulting en Tobius, twee consultingbedrijven die op dat moment zelf aan een steil groeipad bezig waren. 

Ook na de fusie hield de stijgende curve aan. De voorbije drie jaar noteerde Tobania een groei van zeventig procent. Het bedrijf telt intussen zowat duizend consultants. Ze zijn actief bij Tobania zelf, en bij de zusterondernemingen Toba HR Solutions, Tobania Digital, Tobania Academy, Lean Vertical UXPro en TobX. 

Tabula rasa

Om de snelle groei van de groep adequaat te ondersteunen, bleek al snel dat Tobania nood had aan een nieuwe, functioneel rijke ERP-omgeving. Tot de fusie werkten SAGA Consulting en Tobius elk met een andere financiële software. “Het ging om twee pure boekhoudpakketten”, blikt CEO Lode Peeters terug. “De fusie en de verdere ontwikkeling van het bedrijf zorgden echter voor nieuwe behoeften.” 

Tobania besliste daarop om tabula rasa te maken en te kiezen voor de implementatie van een compleet nieuwe omgeving. “We wilden meer kunnen doen dan enkel de typische post factum-rapportering uit een klassiek boekhoudpakket. We zochten een dynamische ERP-oplossing die in staat zou zijn om met het bedrijf mee te evolueren en die ons extra voordelen zou bieden, met name op het vlak van proactieve rapportering en automatisering.” 

Een vergelijkende analyse van oplossingen van Unit4, Microsoft en SAP leidde tot de conclusie dat Unit4 Business World het beste antwoord biedt op de uitdagingen die Tobania vooropstelde. “Onze CFO bracht die kennis over Unit4 mee naar ons bedrijf”, legt Peeters uit. “Het liet ons toe een stuk sneller te schakelen. Bovendien hadden we toen net enkele integratie-consultants in dienst genomen die al ervaring hadden met Unit4.” Op die manier vielen de puzzelstukjes voor het bedrijf perfect in elkaar. De eigenlijke implementatie verliep bijzonder vlot, waarna Tobania begin 2018 live ging met Business World. 

Klaar voor meer groei

De eerste doelstelling was om de algemene efficiëntie van het financiële team te verhogen. Business World zorgde bij Tobania voor een hefboomeffect. “Het financiële team bestaat uit vijftien medewerkers”, zegt Peeters. “Maar omdat we de processen hebben gestroomlijnd en ze daarbij tegelijk ondersteunen met Business World, kan het bestaande team makkelijk de verdere groei van de onderneming aan.” 

Business World liet Tobania toe diverse financiële processen te automatiseren. Zo digitaliseert het team de inkomende facturen, om ze daarna via een digitale workflow sneller door de juiste managers te laten goedkeuren en in Business World te verwerken. Dat zorgt voor tijdwinst, zowel bij het financiële team als bij de business.

Los van de gewonnen operationele efficiëntie, was het Tobania bij de keuze voor Unit4 Business World vooral ook te doen om de mogelijkheden op het vlak van rapportering. “Een nauwkeurige en tijdige opvolging van de projecten bij de diverse bedrijven is in onze business onontbeerlijk”, legt Peeters uit. “Wat komt er op de balans? Wat op de resultatenrekening? Het is belangrijk daar telkens een helder zicht op te hebben, zodat we de juiste beslissingen kunnen nemen aan de hand van correcte, objectieve informatie.”

Tegelijk laat Business World toe om heel granulair te werken. “We opteren voor een heel gedetailleerde kostenallocatie. In Business World is het perfect mogelijk om alle kosten uit te splitsen en tot op eenheidsniveau toe te wijzen.”

“Business World zit heel logisch in elkaar. Het is bovendien objectgeoriënteerd en biedt een hoge mate van flexibiliteit aan. Hiermee verschilt het duidelijk van de klassieke kijk op ERP.” 

Naadloos geheel

De informatie die Tobania in Business World samenbrengt biedt het bedrijf een stevige basis voor degelijk onderbouwde beslissingen. Even goed vormt de informatie de input voor externe rapportering. “Het gaat onder meer om rapporten voor onze klanten, waarmee we een overzicht bieden van de voortgang van een project of andere geleverde prestaties. Daarnaast rapporteren we uiteraard ook aan de raad van bestuur, aan de financiële instellingen waar we financiering hebben lopen, enzovoort.”

Vroeger ging het om oefeningen waar telkens heel wat manueel werk bij kwam kijken. “Vaak moesten we externe experten inhuren om voor ons de gevraagde informatie bij elkaar te krijgen en in leesbare rapporten om te zetten.” Veel van dat werk gebeurde in Excel, met alle bijhorende uitdagingen op het vlak van versiebeheer en het delen van informatie. 

Vandaag ondersteunt Tobania het gros van haar processen in Business World. Het platform is daarbij nauw geïntegreerd met Microsoft Power BI en het CRMpakket Bullhorn. “Dat laat ons toe om tot één naadloos geheel van doorstromende informatie te komen”, zegt Peeters. “Van de consultants die hun timesheets in Business World ingeven op hun smartphone, tot de elektronische factuur voor de klant waar die actie uiteindelijk in resulteert.”

Uiteraard vroeg het een inspanning om tot dat resultaat te komen. Peeters kijkt echter tevreden terug op het afgelegde parcours. “Ik zou Business World willen omschrijven als een vrij ‘natuurlijk’ systeem”, zegt hij. “Het pakket zit heel logisch in elkaar. Het is bovendien objectgeoriënteerd, waardoor het vanzelf een hoge mate van flexibiliteit biedt. Business World verschilt op die manier duidelijk van de klassieke kijk op ERP, wat nog te vaak in monolithische, rigide oplossingen uitmondt.” 

Lage drempel, snelle start

Momenteel bekijkt Tobania de mogelijkheden om het gebruik van Unit4 Business World verder uit te breiden. “We willen graag extra functionaliteit activeren”, bevestigt Peeters. “Onder meer op het vlak van thesaurie zien we nog ruimte voor verbetering, waarbij Business World ons kan helpen een stap vooruit te zetten. Hetzelfde geldt voor budgettering en forecasting. We zitten met Business World nog lang niet aan ons plafond.” 

Die vaststelling bevestigt de manier waarop Unit4 het pakket in de markt profileert: als een toepassing waar een onderneming snel mee kan starten, om ze daarna stap voor stap mee te laten groeien met de behoeften van de gebruiker. “Daardoor is de drempel om met Business World te werken ook een stuk lager dan bij veel andere ERP-pakketten”, besluit Peeters.

“Eigenlijk start je met een basisimplementatie die niet fout kan lopen. De initiële investering is ook kleiner, net omdat je het traject modulair kunt uitbouwen.” Daar komt nog de beschikbaarheid van degelijke, lokale implementatiepartners bij en de bereikbaarheid van Unit4 zelf. “Wanneer er zich een probleem stelt, kun je daar makkelijk bij Unit4 zelf voor aankloppen – desnoods bij het management. Dat ligt bij de grote ERP-leveranciers toch vaak heel anders.”