5 tips voor een goede presentatie en de beste tools

06 november 2019 Consultancy.nl

Hoe maakt je een goede presentatie? Welke opbouw moet je volgen, en hoe bepaal je welke onderwerpen meegenomen moeten worden? En wat zijn de beste presentatietools? Kiezen voor PowerPoint of nieuwere tools als Apple Keynote, Prezi of Google Slides? Maarten van der Schaal, auteur van het boek ’Slide Design’, deelt vijf tips voor het creëren van een goede presentatie. 

Stap 1: Stem je presentatie op je publiek af

Van der Schaal: “Je kunt de effectiviteit van een presentatie pas bepalen als je weet waar het publiek behoefte aan heeft. Welke informatie en welke ‘toon’ hebben de toehoorders nodig om de boodschap goed te ontvangen? Deze kennis helpt om een goede verhaalstructuur op te bouwen met een spanningsboog die het publiek zal boeien tot het einde.”

Vervolgens dient de presenteerder alle eigenschappen van de doelgroep, die hij of zij kan bedenken, te definiëren. Zo moet een antwoord voorbereid worden op vragen als: ‘wat beweegt hen?’, ‘wat zijn ze gewend?’, ‘wat vinden ze relevant?’ en ‘wat willen ze?’ “Deze antwoorden bepalen grotendeels wat de presenteerder ze gaat vertellen en daarmee dus ook hoe de slides er uiteindelijk uit komen te zien”, legt de auteur uit. 

Stap 2: Begin zonder slides

Van der Schaal geeft als tweede tip de presentatie eerst zonder slides te beginnen. “Neem in plaats van een computer een stapel gekleurde sticky notes en een pen bij de hand. Je kunt nu vrijuit tekenen en schrijven zonder beperkt te worden door software. Daarnaast hebben sticky notes het grote voordeel dat je niet direct de volgorde van jouw verhaal hoeft vast te leggen.”

Het zorgt volgens Van der Schaal bovendien voor "gemakkelijker overzicht" en daarnaast nodigen de afzonderlijke briefjes uit tot het toevoegen en weghalen van elementen en het reorganiseren van de verhaallijn. Als er uit meerdere kleuren gekozen kan worden, dan kan de presenteerder iedere kleur een eigen functie meegeven. “Bijvoorbeeld blauw voor de hoofdstukaanduiding, roze voor het onderwerp per slide en geel voor de verschijningsvorm van deze boodschap (video, foto, diagram, tekening, tekst, et cetera).” Pas als de presenteerder helemaal tevreden is over de verhaallijn en de verschijningsvorm kan deze zijn of haar slides digitaal gaan ontwerpen. 

Stap 3: Formuleer je hoofdboodschap en deelonderwerpen

Na het bepalen voor welk publiek gepresenteerd zal worden is het zaak de hoofdboodschap en deelonderwerpen te formuleren. Van der Schaal: “Dit wordt het richtdoel voor de hele presentatie. Alles wat jij doet, zegt of laat zien moet bijdragen aan deze hoofdboodschap. Dit betekent dus ook dat je alles weglaat wat daar niet aan bijdraagt. Formuleer de hoofdboodschap op een sticky note en plak deze boven aan een lege muur, deur of tafel.” 

Wanneer is vastgesteld wat de hoofdboodschap is, kan het verhaal opgebouwd worden. Bepaal welke onderdelen nodig zijn om de hoofdboodschap duidelijk te maken, de zogeheten deelonderwerpen. De sticky notes met de deelonderwerpen kunnen vervolgens geplakt worden op een logische manier in de buurt van de hoofdboodschap. 

Deze deelonderwerpen kunnen indien nodig later weer weg worden gehaald, als ze toch niet goed blijken te passen in de verhaallijn. Van der Schaal raadt aan om te experimenteren met de volgorde van de deelonderwerpen. “Pas als je tevreden bent over de verhaallijn begin je met uitbouwen.” De presenteerder kan eventueel een nieuwe kleur sticky notes nemen en verdiepende details toevoegen per onderwerp. “Blijf jezelf wel continu afvragen of deze details bijdragen aan het overbrengen van de hoofdboodschap. Wees streng voor jezelf, soms moet je geweldige feitjes, anekdotes of voorbeelden laten schieten als ze eigenlijk een andere boodschap blijken te ondersteunen.”

5 tips voor een goede presentatie en de beste tools

Stap 4: Kies de beste verschijningsvorm

Het verhaal heeft de presenteerder op dit moment grotendeels in kaart, maar voordat de computer erbij wordt gepakt, moet eerst nog analoog de vertaalslag naar de slides worden gemaakt. Van der Schaal: “Bekijk elke sticky note en stel jezelf de vraag wat de ideale verschijningsvorm is voor dit onderdeel. Heb je wel een slide nodig of is de impact het grootst als je dit gedeelte alleen bespreekt? Misschien heb je helemaal geen slides nodig en werkt jouw verhaal het beste als speech of met een flip-over waar je af en toe een tekening op maakt? Als je toch een slide nodig hebt, wat moet daar dan op staan om jouw gesproken verhaal te versterken?” 

Hij vervolgt: “Als je deelonderwerp genoeg heeft aan een foto, plak er dan een sticky note bij en teken wat idealiter op die foto moet staan. Dit helpt bij het googelen naar het juiste beeld op een later tijdstip. Is een grafiek beter op z’n plaats? Bedenk dan welke data nodig zijn en welke grafiek het beste past bij dit onderdeel. Schets de grafiek in hoofdlijnen en plak deze bij het desbetreffende onderwerp.” Langzaamaan ontstaat dan het visuele verhaal op de muur en wordt ook duidelijk waar de presenteerder mogelijk te veel details wil laten zien en moet mogelijk nog iets geschrapt worden. Van der Schaal: “Op de lege plekken kun je misschien nog wel wat visuele ondersteuning toevoegen. Als je dit proces ruim van tevoren bent gestart zul je merken dat een nieuwe dag weer frisse nieuwe inzichten kan geven.”

Stap 5: Kies de beste tool

Van der Schaal legt uit hoe tegenwoordig tijdens een presentatie verschillende tools gebruikt kunnen worden. Werd tien jaar geleden door vrijwel iedereen automatisch naar PowerPoint gegrepen, zo zijn er vandaag de dag tal van concurrerende programma’s zoals Keynote, Prezi en Google Presentaties, die niet onder doen voor PowerPoint. Belangrijk om te bedenken is dat hoe professioneel een presentatie eruitziet, nog maar heel weinig te maken heeft met de gebruikte software, dit ligt voor het grootste gedeelte in de handen van de ontwerper zelf, licht Van der Schaal toe.

PowerPoint
Microsoft PowerPoint is nog steeds veruit de populairste tool om presentaties mee te ontwerpen. Een van de belangrijkste redenen hiervoor is ‘gewenning’. Van der Schaal: “Van alle presentatie-apps die nu beschikbaar zijn is mijn ervaring dat PowerPoint de meeste functies heeft. De bewerkingsmogelijkheden zijn oneindig en voor alles bestaat wel een menu, knop of schuif. En als je alsnog een functie mist is de kans groot dat er online plug-ins en extensies te downloaden zijn die de functionaliteit toevoegen aan PowerPoint.” 

Door de populariteit van het programma komen helaas alle slecht ontworpen presentaties ook meteen op het conto van PowerPoint. Daarom heeft de software vandaag de dag een slecht imago. “Al met al heeft PowerPoint de visuele mogelijkheden om (bijna) alles te creëren wat je kunt bedenken, maar het slechte imago van ‘PowerPoints’ zorgt ervoor dat men steeds vaker op zoek gaat naar alternatieven”, vult hij aan.

Keynote
Apples alternatief voor PowerPoint, Keynote, wordt vooral geprezen voor zijn overzichtelijke user interface. “Slide-elementen bewerken is zo eenvoudig als het aanklikken ervan en de juiste menu’s kwamen direct in beeld. Het importeren van media is zo eenvoudig als het slepen van een bestand naar de juiste plek op de slide zoals je dat overal kunt in Apples besturingssysteem. Ook het afspelen van video en audio ging direct, zonder gestotter of foutmeldingen van ontbrekende plug-ins. Maar wat Keynote toch echt boven PowerPoint doet uitstijgen zijn de filmische animaties waarmee men de slide-elementen kan laten binnenkomen.” 

Daarnaast is Keynote nog steeds “de koning” in het omgaan met multimedia. “Geen enkel ander programma accepteert zo gemakkelijk alle bestandsformaten als jpeg, png, MP4, AVI, PDF, EPS en ga zo maar door.” Voor gebruikers die naast een Mac ook een iPad of iPhone bezitten werkt Keynote heel soepel op verschillende platformen, legt Van der Schaal uit. “Foto’s die je maakt op je iPhone kun je direct op je Mac op de slide importeren en Keynote op de iPad gedraagt zich als een volwaardige applicatie, zoals je dat ook op je Mac gewend bent.”

Het grootste nadeel van Keynote volgens Van der Schaal vormt compatibiliteit. “Ook al is de software gratis, je hebt wel een iPhone, iPad of Mac nodig om deze software te gebruiken. Ook Keynote-presentaties die elders op Apples systemen ontworpen zijn kunnen niet afgespeeld worden op een Windows-machine. De software is erg ‘gesloten’. Je bent dus volledig afhankelijk van Apple.”

Prezi
Prezi werd in 2009 geïntroduceerd en deed de wereld van presentatiesoftware op zijn grondvesten schudden. Eindelijk was er een new kid on the block die iets anders liet zien dan PowerPoint. Prezi gooide het chronologische slide deck zoals we dat tot dan toe kenden overhoop en introduceerde voor het eerst een zoomable userinterface.

De presenteerder kan in Prezi eenvoudig een overzicht van ‘knoppen’ op de hoofdpagina tonen. Zodra op een knop wordt gedrukt zoomt de camera in en krijgt men de verdiepende slide te zien bij dat onderwerp. Ook op deze slide kan weer op bepaalde plekken worden ingezoomd, uitgezoomd en kan de camera in alle richtingen over het canvas worden bewogen. “Slides hoef je niet meer chronologisch af te spelen, je kiest zelf in welke volgorde je jouw verhaal vertelt. Dergelijke effecten waren we niet gewend met de ‘traditionele’ software en Prezi werd al vrij snel omarmt door iedereen die ‘anders’ wilde presenteren.”

Deze manier van animeren heeft echter wel een keerzijde, legt Van der Schaal uit. “Omdat het zo gemakkelijk is om te animeren maken de meeste Prezi gebruikers er gretig gebruik van. En ja, het ziet er indrukwekkend uit en het valt erg op. Maar ook: nee, er zit vaak geen reden achter het zoomen en het vliegen. Er klinkt veel kritiek van toeschouwers die er duizelig van worden of de draad kwijtraken in het verhaal.” 

Daarnaast kent Prezi volgens hem relatief weinig ontwerpfuncties. Er is een beperkt aantal vormen, kleuren, lettertypes en templates beschikbaar waardoor sommige ontwerpers zich te beperkt voelen in de mogelijkheden. “Dit geldt zeker voor bedrijven die een eigen huisstijl hanteren in hun uitingen. Het is niet makkelijk om deze huisstijl een-op-een te vertalen naar een Prezi.” Het allergrootste nadeel van Prezi is volgens Van der Schaal de afhankelijkheid van een goede internetverbinding. “Prezi is van oorsprong een online tool waarmee je de presentaties ontwerpt en afspeelt in je internetbrowser.”

Google Slides
De snelste groeier van de afgelopen paar jaar is toch wel Google Presentaties (Google Slides in het Engels). Google Presentaties is onderdeel van Google G Suite, een pakket van online applicaties, vergelijkbaar met Microsoft Office. Een belangrijke reden voor de populariteit van Google Presentaties is dat het gratis te gebruiken is door iedereen met een Google-account 

Van der Schaal: “Vooral de mogelijkheid tot exporteren in PowerPoints pptx-formaat en het importeren van PowerPoint-files maakten Google Presentaties veel beter bruikbaar in het onderwijs en in zakelijke omgevingen.” Waar Google “echt mee vooroploopt”, zo legt hij uit, “is de mogelijkheid tot online samenwerken met meerdere personen in hetzelfde document. PowerPoint, Keynote en Prezi hebben deze mogelijkheid ook wel, geen van die programma’s heeft het zo goed geïmplementeerd als Google. Met één druk op de knop voeg je collega’s of studiegenoten toe aan jouw project. Vanaf dat moment zie je realtime aanpassingen van anderen op jouw scherm.”

Het feit dat Google een online tool is brengt echter ook enkele nadelen met zich mee. Zo gaat Google, net als Prezi, ervan uit dat je altijd de beschikking hebt over een goede internetverbinding. Dit uitgangspunt is een minder groot probleem voor tekstverwerken of het gebruik van spreadsheets omdat dat vaak op eenzelfde plek wordt uitgevoerd. Van der Schaal besluit: “Presentaties geven met slides op een nieuwe locatie is natuurlijk een heel ander verhaal. Daarnaast gaat Google ervan uit dat al jouw documenten op Google Drive staan. Alleen dan kun je ze bewerken met bijvoorbeeld Google Presentaties.”


Meer nieuws over

×
×
A.T. Kearney Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Connective Payments Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst ResidentieProfs RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron TEN HAVE Change Management The Next Organization Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup