Datacratisch werken maakt organisaties klaar voor de toekomst

Daan van Beek, de oprichter van adviesbureau Passsionned Group, heeft een nieuw boek geschreven waarin hij pleit voor een koppeling tussen data-analyse en continu verbeter-methoden. Hiermee kunnen organisaties volgens de expert hun dienstverlening, innovatie en strategie op een hoger plan brengen. 

In het boek, dat luistert naar de naam ‘Datacratisch werken’, trapt Van Beek af met een korte uitleg van zijn benadering: “Datacratisch werken houdt in dat je het gebaseerd op data beter doet dan gisteren. Maar ook dat je het beter doet dan je directe concurrent.” De term ‘datacratisch’ is afgeleid van een samentrekking van het woord ‘data’ en het achtervoegsel ‘-cratie’, dat een machtsstructuur of heerschappij aanduidt. Datacratisch betekent dan zoiets als ‘geleid door data’. Van Beek betoogt met deze titel dat data een veel grotere rol moet spelen binnen continu verbeter-methodieken als agile.

Van Beek ziet datacratisch werken als “de volgende stap in de evolutie van organisaties na agile werken”. Na de opkomst van verbetertechnieken als lean en six sigma, vond de laatste vijf jaar de grootschalige adoptie van agile plaats. De methode kent zijn oorsprong in het Agile Manifesto dat het levenslicht zag in de softwarewereld anno 2001. Vanuit daar heeft agile zich inmiddels verspreid naar bijna iedere afdeling en sector van het bedrijfslandschap, op basis van de belofte dat de aanpak organisaties in staat stelt sneller te reageren op disrupties en veranderende klantverwachtingen.

Passie, Data, Conscious control, Autonomy

Van Beek stelt echter dat de gebrekkige inzet van data binnen dergelijke benaderingen leidt tot suboptimale resultaten, die mede ten grondslag liggen aan de oplopende achterstand van Europese bedrijven op hun Amerikaanse en Aziatische concurrenten. Hij wil bijdragen aan een effectievere aanpak: “Door de wereld van data en de wereld van continu verbeteren met elkaar te verbinden kun je een enorme verbeterkracht mobiliseren. Dat ervaar ik zelf nog dagelijks in mijn hoedanigheid als consultant en opleider”, stelt hij in zijn voorwoord. De inzichten die kunnen worden verkregen uit data moeten een cruciale rol spelen binnen de zogeheten ‘plan, do, check, act’ (PDCA)-cyclus.

Hij koppelt deze stappen binnen het continu verbeter-traject aan zijn eigen invulling van de afkorting: “De P van Passie, de D van Data, de C van Conscious control en de A van Autonomy. Want plannen zonder passie, handelen zonder data, checken zonder control en actualiseren zonder autonomie is als een regenboog zonder kleuren, een woestijn zonder zand, een ziekenhuis zonder bedden, een formule-1 wagen zonder banden.” 

De koppeling van de twee PDCA-afkortingen kan worden gezien als manifestatie van de verbinding tussen de inzet van data en van continu verbeteren. Op basis van het continue, datagedreven verbeterproces dat hiermee ontstaat kunnen organisaties volgens Van Beek grote stappen zetten: “In een datacratie begrijpen alle werknemers hun rol in het proces en de strategie van de organisatie”, schrijft hij. En dit leidt er dan weer toe dat “mensen meer plezier krijgen in hun werk, omdat ze de regie terugkrijgen. De organisatie bloeit weer helemaal op.” Kortom, elke organisatie zou in de ogen van Van Beek de “veelbelovende en inmiddels al bewezen manier van werken” direct moeten omarmen. 

Aan de hand van verscheidene concrete voorbeelden laat Van Beek in zijn boek zien hoe datacratisch werken de passie en het plezier weer terug kan brengen op de werkvloer. Hij geeft aan dat de datacratische benadering niet geheel nieuw is: er bestaan bedrijven die ware voorlopers zijn in het toepassen van de werkwijze en anderen gebruiken al elementen van de verbetertechniek. “Veel bedrijven hebben echter nog een lange weg te gaan voordat zij beschikken over een datacratische cultuur”, aldus Van Beek. “Of het nu gaat om een gemeente, een ziekenhuis, een bank of een online fietsenwinkel. In elke sector ligt nog een enorm verbeterpotentieel braak.”

Tien stappen

In het boek zet Van Beek tien cruciale stappen uiteen die volgen hem genomen moeten worden op de weg naar datacratisch werken. Hieronder bevinden zich strategische stappen als ‘Zorg dat de manier van werken aansluit bij de strategie’ en ‘Ontsluit data voor strategische inzichten’, en meer HR-gerichte activiteiten als ‘Ga op zoek naar de passie van je medewerkers’ en ‘Geef je mensen steeds meer regie’. Hierbij is het – net als bij agile en lean – ook belangrijk dat er een integrale benadering wordt gehanteerd: “Structuur, processen en gedrag zullen allemaal moeten veranderen. En ook datacratisch werken begint bij de mensen.” Om het datacratisch werken ook handen en voeten te geven, staan in het boek uitgebreide casebeschrijvingen en tal van handige tips.

Organisaties die de daad bij Van Beeks woorden willen voegen en beginnen aan de implementatie van datacratisch werken, worden door de auteur gewezen op de belangrijkste vereiste competenties: “Datacratisch werken vergt namelijk out-of-the-box denken, discipline en – last but not least – gevoel voor data.” De eerste vaardigheid wordt vooral gevraagd van het management, om te zorgen dat organisaties ruimte geven voor nieuwe invalshoeken en manieren van denken, en dat werknemers de vrijheid hebben om hier gevolg aan te geven. De noodzaak van een gevoel voor data spreekt redelijk voor zich, maar moet volgens Van Beek niet over het hoofd worden gezien, met name tegen de achtergrond van het snel veranderende tech-landschap en de daarmee samenhangende schaarste aan data-science-talent. 

Organisaties die over deze benodigde vaardigheden beschikken en erin slagen de datacratische manier van werken in te voeren, willen volgens Van Beek daarna nooit meer anders: “Wie eenmaal de zoete smaak van datacratisch werken heeft geproefd, is direct verslaafd.”