Zes IT-succesfactoren voor succesvolle digitale transformatie

09 juli 2018 Consultancy.nl

Op basis van hun praktijkervaring in grotere en kleinere organisaties in vele sectoren, ontwikkelde IT’s Teamwork met meerdere expertise-partners een raamwerk van zes succesfactoren voor digitale transformaties. “Deze IT-succesfactoren vormen een samenhangende blauwdruk voor organisaties die succesvol willen transformeren”, aldus Anton Dijkhuis, managing partner van IT’s Teamwork. 

1. Partnership: denken vanuit de klant

Dijkhuis vertelt: “Onze klanten veranderen, in alle sectoren. Alle organisaties hebben dus eigenlijk dezelfde uitdaging: relevant blijven voor hun klant. En blijven voorzien in de veranderende klantbehoefte. Het maken van een customer journey en het denken in persona’s geeft goed klantinzicht. En écht begrip van de klant veroorzaakt vaak dat een organisatie kantelt, met soms een ingrijpende procesverandering als gevolg.” Volgens Dijkhuis kunnen deze procesveranderingen sneller gefaciliteerd worden als management, gebruikers, interne en externe IT-leveranciers positief en kritisch samenwerken.

Een partnership met de IT-afdeling is zowel voelbaar als meetbaar, legt Dijkhuis uit: “De NPS toont aan wat het – top of mind – rapportcijfer is voor automatisering. Bespreek daarom periodiek met de IT-afdeling de wederzijdse tevredenheid en werk samen aan verbeterpunten.”Zes IT-succesfactoren voor succesvolle digitale transformatie

2. Productiviteit: de lat gaat omhoog

Informatietechnologie kan enorm bijdragen aan de productiviteit van een organisatie, mits de bedrijfsapplicaties de primaire processen goed ondersteunen. De productiviteit stijgt als met zo min mogelijk bedrijfsapplicaties wordt gewerkt, op de juiste randapparatuur. Dijkhuis: “Identificeer ‘low hanging fruit’ om met kleine verbeteringen collega’s te laten merken dat je luistert naar hun wensen. Dat creëert draagvlak voor grotere innovaties.” Belangrijk is volgens hem om samen met de IT-afdeling zeer goed de vinger aan de pols te houden op het gebied van datakwaliteit: worden gegevens op het juiste moment, correct en volledig vastgelegd? Dijkhuis: “Dat is direct de basis voor goede managementinformatie, zo mogelijk gecombineerd met big data.” 

Dijkhuis voegt toe: “Een innovatieve IT-afdeling ziet interne en externe informatiestromen, en kan - het liefst in Jip en Janneke-taal - aan gebruikers en ketenpartners uitleggen welke toegevoegde waarde zij op dit vlak kan leveren.” Financials hebben bovendien een scherpe blik op het efficiënt vastleggen en uitwisselen van gegevens en het is zeer waardevol als zij met de IT-afdelingen teamen om de nieuwste mogelijkheden op dit vlak te benutten, legt de managing partner uit.

Sommige directieleden in de business schatten de relevantie van IT voor hun organisatie lager in, dan hun operationele medewerkers. Mogelijk wordt die lagere inschatting veroorzaakt doordat ze zelf verder van het primaire proces afstaan. Dit is volgens Dijkhuis een cruciale inschattingsfout: “Gebruikers beseffen dat hun taken stilvallen door ‘non performing systems’. Directieleden moeten beseffen dat een organisatie niet productiever en innovatiever kan worden – laat staan kan kantelen – als processen, mensen en systemen niet innoveren.”

3. Innovatie: DIGIP

Innovatieve IT-afdelingen kunnen enorm bijdragen aan organisatie-innovatie. Het imago van IT is daarbij cruciaal, vertelt Dijkhuis. “Wanneer de tevredenheid met IT laag is, dan is het verstandiger om eerst de oorzaken daarvan weg te nemen. Als dit op orde is gebracht, kan IT weer meepraten over ‘business innovation’.”

Volgens Dijkhuis is digitale transformatie geen IT Project: “Bij uitstek zijn klant- en proceskennis nodig en visie op de toekomst van de organisatie”. Dat is het werkgebied van de bedrijfsleiding. IT moet daarom een bewuste rolkeuze maken, die soms per initiatief kan verschillen: de ene keer de rol van ‘eager facilitator’, de andere keer de rol van aanjager. Kenmerkend voor een innovatieve IT-afdeling is dat wijzigingen in bedrijfsapplicaties (onder andere dankzij goede IT-competenties en goede IT-architectuur) flexibel en snel worden doorgevoerd: “Dan ervaart een gebruikersorganisatie beter de toegevoegde waarde van IT en van de IT-afdeling”, aldus Dijkhuis.

4. Competenties: minder focus op ijzer, meer focus op business

Om een organisatie digitaal te transformeren, is volgens Dijkhuis noodzakelijk dat de IT-afdeling en de externe IT-dienstverleners beschikken over uitstekende competenties. In die context bedoelt hij met competenties veel meer dan de vroegere noodzakelijke ‘ijzer kennis’. “Innovatieve IT-afdelingen hebben de IT-strategie en de IT-roadmap up to date, kunnen succesvol projectmatig werken met de gebruikersorganisatie en hebben in samenwerking met andere afdelingen de informatiebeveiliging en de privacy op orde”, licht hij toe.

Ook wanneer IT-dienstverlening (gedeeltelijk) is uitbesteed, moeten de juiste competenties in huis zijn om dit te coördineren. In alle organisaties vereist dit zowel inhoudelijke kennis als communicatieve skills. Veel organisatorische en technische innovaties worden gerealiseerd in projecten waaraan verschillende afdelingen meewerken. Projectvaardigheden zijn daarom geen overbodige luxe, legt Dijkhuis uit. “Of een IT-leiding gevende nou CIO, CDO of IT-manager heet: voor alle geldt daarom dat zij én hun team brede, maar zeker steeds meer businessgerichte kennis moeten hebben.”

“Innovatieve IT-afdelingen hebben de IT-strategie en de IT-roadmap up to date, kunnen succesvol projectmatig werken met de gebruikersorganisatie en hebben in samenwerking met andere afdelingen de IT-beveiliging en de privacy op orde.”
– Anton Dijkhuis, managing partner van IT’s Teamwork.

5. Stabiliteit en continuïteit: steeds meer randvoorwaardelijk

Veel organisaties zijn voor de uitvoering van hun primaire processen erg afhankelijk van IT. Zij hebben dus een hoge IT-impact. Dit wordt ook vastgesteld tijdens financiële- en IT-audits. Daarom moeten alle voor de gebruikers zichtbare (en onder de motorkap dus ook de onzichtbare) IT-diensten continu beschikbaar zijn, legt Dijkhuis uit: “Verlopen basale zaken zoals levering van gebruikersapparatuur en interne verhuizingen soepel en werken bedrijfsapplicaties goed?. Om de razendsnelle ontwikkeling van de techniek bij te houden, is het goed om kennis te betrekken van externe leveranciers.” 

Sommige organisaties veroorzaken onbewust hun eigen problemen door op een - financieel mogelijk verdedigbare - norm te sturen. Zoals: ‘bij ons mag IT altijd maar maximaal x% van de omzet kosten’. Dan ontstaat volgens Dijkhuis een verouderd IT-landschap dat steeds meer storingen oplevert: “Willen ze deze vicieuze cirkel doorbreken? Dat kan met de juiste technische kortetermijnmaatregelen, leiderschap en het opstellen van een IT-stappenplan met financiële onderbouwing.” Zo wordt volgens Dijkhuis ook geborgd dat een hybride IT-landschap met on-premise services en cloudservices niet een te complex IT-landschap wordt: “Want complexiteit brengt risico’s met zich mee voor stabiliteit en continuïteit.”

6. IT financiële zaken: waardecreatie centraal

IT kan worden gezien als kostenpost, of als motor voor productiviteit en innovatie. In ieder geval is het volgens Dijkhuis noodzakelijk om IT-kosten en IT-investeringen voorspelbaar en professioneel te managen: “Veel IT-afdelingen zijn blij als een financiële afdeling daarbij haar kennis inzet. Naast goede performance op de voorgaande vijf succesfactoren, versterkt dit absoluut het imago van IT in de organisatie.”

Het is tot slot belangrijk IT niet alleen te sturen met financiële normen, maar ook op waardecreatie, stelt Dijkhuis. “Maak onderscheid tussen kosten en investeringen voor ‘running the business’ en voor ‘changing the business’. Het IT-budget wordt dan veel meer gezien als ‘business transformatie budget’ en ligt daardoor minder onder vuur dan het klassieke IT-budget.” Ongeveer 75% van de IT-verantwoordelijken rapporteert aan een financial. En financials denken in waardecreatie. Dijkhuis besluit: “Als IT-verantwoordelijken samen met de financial nadenken over IT-plan/actuals, capex/opex en IT-subsidies, dan ontstaat een gouden duo.”

Voor meer informatie over het digitale transformatie raamwerk van IT’s Teamwork bekijk deze pagina.

Nieuws