De Team Dialoog Versneller helpt teams met dialoog en kennisdeling

De Organisatie Ontwerpers, een boutique adviesbureau gespecialiseerd in het ontwerpen en implementeren van innovatie-organisatievormen, is een samenwerking aangegaan met CircleLytics, een IT-startup die organisaties helpt de dialoog tussen teams te verbeteren. Als onderdeel van de samenwerking hebben de twee partijen gezamenlijk de zogeheten Team Dialoog Versneller ontwikkeld.

Volgens beide partners kunnen teams veel meer gebruikmaken van de kennis en ervaring die aanwezig is bij collega-teams. Ze baseren hun overtuiging op de ondertussen beroemde 70-20-10 regel, die laat zien dat 70% van het geleerde uit de dagelijkse praktijk komt en slechts 20% via coaching en feedback en 10% via formele trainingen en cursussen.

In de praktijk blijkt echter dat een aantal bezwaren dit leren in de weg zit: “Ik heb geen tijd om met mijn collega’s te overleggen”, “Collega’s zijn niet beschikbaar op het moment dat wij met een vraagstuk zitten” of “Onze collega’s zitten op een andere locatie, ik zie ze nooit”, zijn veel gehoorde uitspraken. Met als gevolg dat er toch weer een beroep wordt gedaan op het management of de teamcoaches.

Team-sharing

Door daarvoor te kiezen, gaan ze echter voorbij aan de echte kracht van ‘team-sharing’. Aangezien de antwoorden op de vragen van teams vaak al bij collega-teams zelf aanwezig zijn, kan het delen ervan veelal effectiever. Zelfverantwoordelijkheid zou hierbij centraal moeten staan. “Dit betekent dat teams ook een eigen verantwoordelijkheid hebben om op zoek te gaan naar de antwoorden op bovenstaande vragen, in plaats van dit via hun manager of coach te spelen”, zegt Mark Nijssen, oprichter van boutique adviesbureau De Organisatie Ontwerpers. “De teams zijn aan zet. Het management leert juist van de teams, niet andersom!”

Om de manier waarop teams zelfstandig de dialoog aangaan en kennis en expertise delen te verbeteren, sloeg De Organisatie Ontwerpers de handen ineen met CircleLytics. Deze startup uit Den Haag werd vorig jaar opgericht en heeft in relatief korte tijd het vertrouwen weten te winnen van grote klanten als onder meer onder meer ING, Reclassering NL, Gemeente Utrecht, Vesteda, De Dommel en NCD.

Dialoog versnellen

De Organisatie Ontwerpers en CircleLytics werken sinds medio 2017 samen om de dialoog in organisaties te faciliteren en te versnellen. De Organisatie Ontwerpers zorgt voor hoe zelfverantwoordelijke teams georganiseerd kunnen worden, terwijl CircleLytics ervoor zorgt dat werknemers met elkaar in contact komen, kunnen discussiëren en informatie en kennis kunnen delen.

Hun gezamenlijke propositie, de Team Dialoog Versneller, versnelt de ontwikkeling van zelfverantwoordelijke teams, aldus Nijssen. De aanpak werkt als volgt: een team zit met een vraag. Deze wordt voorgelegd aan andere teams, en zij delen hun ideeën erover. Vervolgens krijgen alle medewerkers die in één van de teams zitten de ideeën te zien en zij kunnen stemmen op hun favorieten. Hierdoor kunnen ze de dialoog aangaan en stellen ze de juiste wedervragen. De beste ideeën worden vervolgens geselecteerd en de hele organisatie leert van wat wordt gedefinieerd als een succesformule of innovatief idee of passende oplossing. “De Team Dialoog Versneller maakt gebruik van het collectieve brein van alle teams. Zonder tijdrovende bijeenkomsten, lange groepsmails, ongelezen intranetberichten of andere onnodige tussenschakels: Hiermee komt een beproefde aanpak voor het faciliteren van de dialoog in organisaties nu ook beschikbaar voor zelfverantwoordelijke teams.”

De tool kan voor velerlei vraagstukken worden gebruikt, legt Nijssen uit, van operationele kwesties tot managementvraagstukken, en is toe te passen in alle industrieën, van bankensector tot retail en zorg. “Het is zo ontworpen om het gemak van technologie te combineren met de noodzaak om vlot en diepgaand kennis uit te wisselen. Dit vergroot het lerende vermogen en leidt tot een dieper inzicht bij teams en management. Bovendien zorgen we dat het duurzaam ingezet kan worden, waardoor organisaties makkelijk het aantal teams en de frequentie kunnen kiezen. Heel flexibel dus.”