1FOCUS helpt Data eXcellence met standaardiseren van processen
1FOCUS, een bureau dat zich specialiseert in strategie-executie, heeft de afgelopen jaren Data eXcellence, een specialist in datamigraties voor banken en verzekeraars, geholpen bij het vergroten van de efficiëntie en kwaliteit van zijn dienstverlening. Bert Kessels, Director bij Data eXcellence, en Ronald van Westering, Partner bij 1FOCUS, geven tekst en uitleg.
Data eXcellence is een bedrijf uit Nieuwegein dat financiële dienstverleners bijstaat bij complexe datamigraties. De datamigratie-specialist ondersteunt voornamelijk banken en verzekeraars, maar ook semi-overheidsorganisaties, zoals bijvoorbeeld het Kadaster, bij het realiseren van een soepele overgang naar een nieuw IT-systeem.
Net als alle andere spelers in de migratiewereld staat Data eXcellence voor de uitdaging van het leveren van hoge kwaliteit dienstverlening. Als klantbedrijven hun data migreren van een verouderd IT-systeem naar een nieuwe oplossing is het cruciaal dat dit proces soepel verloopt, omdat de overgang anders de bedrijfsvoering en dienstverlening van het bedrijf negatief beïnvloedt. “Datamigratie is nauwkeurig werk en elke klantopdracht moet perfect uitgevoerd worden om in deze business actief te kunnen blijven”, legt Bert Kessels, Director bij Data eXcellence uit. “Problemen met de migratie kunnen zo maanden tot jaren extra werk opleveren. Data eXcellence helpt deze problemen voorkomen.”
Tegelijkertijd is de planning van de werkzaamheden in datamigraties een uitdaging, omdat die vaak aan het einde van de IT-keten plaatsvinden. Vooral in complexe projecten kunnen nog veel problemen op het laatste moment opkomen, waardoor datamigratie-experts soms op het laatste moment gedwongen worden om de trajecten te redden. Meestal worden dit soort projecten uitgevoerd met zeer ervaren mensen, de zogenaamde “heroes in overtime”. Kessels: “Deze heroes krijgen de klus wel geklaard, maar zijn dan niet beschikbaar voor het op de rit krijgen of begeleiden van nieuwe trajecten en bovendien vindt er geen kennisoverdracht plaats. Het lost structureel niets op.”
“Dit is exact wat Data eXcellence niet (meer) wilde”, aldus Kessels. Om die reden zocht het bureau tussen 2009 en 2014 continu naar manieren om zijn projecten te standaardiseren, wat Data eXcellence bovendien in staat zou stellen om meerdere complexe projecten parellel uit te voeren. “Harmonisatie van processen en templates leidt tot betere bestuurbaarheid van projecten, hierdoor kan het aantal projecten dat parallel uitgevoerd wordt groeien en dus ook het rendement. Een voorwaarde om te kunnen groeien op deze manier is dat de interne processen als een goed geoliede machine moeten werken”, vertelt Ronald van Westering, partner bij 1FOCUS.
Waar de eerdere inspanningen van Data eXcellence niet goed liepen en verbeteringen niet behouden bleven, kwam daar verandering in toen Kessels aan Van Westering vroeg om hem te helpen met het uitdenken en implementeren van de benodigde verandering. In 2014 startte het datamigratie-bedrijf met de aanpak van 1FOCUS, waarin teams zelf het eigenaarschap van hun bijdrage kunnen nemen. Er werd één concreet doel geformuleerd, waarvan de voortgang werd besproken in weeksessies per team.
Volgens het boekje
De eerste uitdaging voor de harmonisatie van de projecten van Data eXcellence lag in het feit dat processen en standaarden niet uniform beschreven waren, of een beschrijving zelfs totaal ontbrak. De dagelijkse drukte van de teams zorgde ervoor dat er weinig tot geen tijd besteed kon worden aan een dergelijke professionaliseringsslag. Door duidelijke afspraken te maken binnen de teams werd erop aangespoord dat de teams enkele uren per week zouden spenderen aan het beschrijven van de werkprocessen. Kessels: “Tot verrassing van velen was het resultaat dat er na drie maanden een boekje lag, dat gedragen was door iedereen, ondanks de drukte van lopende projecten.”
In de volgende fase van de veranderopgave moesten de teams ook daadwerkelijk gaan werken volgens de in het boekje beschreven processen. Om te toetsen of de teams hun projecten daadwerkelijk via het boekje uitvoerden, kwam het kwaliteitsteam QA met een objectieve projectscore. Wekelijks werden er enkele delen van de projecten getoetst, met het doel om de gemiddelde score binnen een halfjaar te verhogen van 24 punten naar 27 punten op een schaal van maximaal 30 punten. Dit doel werd ruim behaald, vertelt Van Westering: “Niet alleen hebben de projecten gemiddeld een score van 27 behaald, maar zelfs ieder project apart heeft deze ambitieuze score behaald.” De hogere kwaliteitsscores hebben er volgens tevens Kessels voor gezorgd dat de projecten meer zijn gestandaardiseerd. “Door hogere kwaliteitsscores, bleken inderdaad meer projecten parallel uitgevoerd te kunnen worden, waardoor ook de omzet en het rendement konden stijgen”, aldus de Director.
In de derde en laatste fase van het traject moet de 1FOCUS-aanpak niet alleen behouden blijven in de organisatie, maar staat Data eXcellence ook voor de uitdaging om te blijven leren en verbeteren. Zo is het bedrijf momenteel bezig met het zoveel mogelijk voorkomen dat er (herhaaldelijk dezelfde) fouten worden gemaakt. Dit zal volgens Kessels leiden tot een verdere verhoging van de efficiëntie en kwaliteit van de datamigratie-projecten.
