IFRS 16 Lease: een kwestie van projectmanagement en tooling
Met ingang van 2019 is de nieuwe lease standaard IFRS 16 van toepassing en moeten ondernemingen de waarde van lease contracten op hun balans laten zien. De standard gaat er bijvoorbeeld voor zorgen dat vliegtuigen straks daadwerkelijk ook op de balans van de desbetreffende luchtvaartmaatschappij worden opgenomen.
Op het eerste oog lijkt de standaard niet heel technisch/lastig en lijkt het verzamelen van de data de grootste inspanning. Ook van belang is het vinden van een tool om die data vast te leggen en de benodigde informatie voor rapportage doeleinden op te hoesten. Van die tools zijn er inmiddels verschillende aanbieders. Het is omwille van controleerbaarheid en onderhoud niet aan te bevelen, maar toch is bij een gering aantal leases Excel nog steeds werkbaar. Zodra het aantal leases een beetje toeneemt is een aparte tool bijna noodzakelijk. Aansluiten bij de module die de SAPs en Oracles van deze wereld bieden is een optie. Als alternatief zijn er ook meer specialistische tools.
Kiezen, implementeren, data uploaden en klaar. Of toch niet? De praktijk laat een ander beeld zien. De leveranciers hebben het druk en kunnen met moeite demo’s gepland krijgen. Tijdens de demo blijkt de behoefte vaak niet duidelijk geformuleerd en moet de vraag tot welk niveau de data opgeslagen en onderhouden worden intern nog worden beantwoord. De hamvraag: Wordt de tool alleen gebruikt als hulpmiddel voor reporting of wordt het een volwaardige leaseadministratie? En als het die laatste optie is: Worden de leasecontracten geregistreerd of de individuele assets? Bij leasecontracten bestaande uit meerdere assest die na verloop van tijd per asset gestopt/aangepast kunnen worden levert dat bij een registratie op contract niveau mogelijk extra hoofdbrekens op. Voordat je het weet ben je terug bij de tekentafel om een nieuw plaatje te schetsen waaraan de tool zou moeten voldoen.
Ook blijkt vervolgens dat de ondersteuning door de leverancier bestaat uit een techneut. Die techneut is beslist nodig om de tool aan de praat te krijgen, maar zal zich niet bekommeren om de specificaties waaraan de tool en de data moet voldoen, laat staan of de beschikbare data er is en voldoet aan die specificaties. Maar al te vaak gaat de afnemer er vanuit dat de tooling leverancier ook het project trekt als projectleider terwijl dat natuurlijk niet zo is. Open deuren, bekende valkuilen? Ja, maar ze staan wagenwijd open en er wordt nog steeds ingevallen.
De te verzamelen data blijkt vaak meer te zijn dan in eerste instantie voorhanden waardoor een tweede ronde ingelast moet worden en zelfs aanvullende informatie bij de lessor opgevraagd moet worden. Gevolg: vertraging in het implementatie traject en dat terwijl de ingangsdatum van de standaard rap naderbij komt.
Uiteindelijk blijkt ook bij de implementatie van IFRS 16: neem de tijd voor een grondige voorbereiding. Weet waarvoor je de tool wilt gebruiken en hoe die moet worden ingericht zodat de implementatie gericht kan plaatsvinden. Pak het aan als een project en stel tijdig een projectleider aan.
Een artikel van Harry van Eck, Senior Consultant bij consultancybureau RGP.
