Vijf vragen over de mogelijkheden van process mining
Door de groeiende mogelijkheden van nieuwe technologieën, kunnen organisaties steeds meer (commerciële) waarde ontsluiten aan data. Een van de methodes hiervoor die steeds meer aandacht krijgt in het data management speelveld is process mining – een techniek die op een efficiënte manier bergen van data doorspit, op zoek naar slimme inzichten. Vijf vragen aan Jan Vianen, partner bij Marcadus, over process mining en hoe dit organisaties kan helpen bij het realiseren van strategische doelstellingen en optimalisaties van het bedrijfsproces.
Wat houdt process mining nou precies in? Hoe werkt het?
Kortgezegd is Process Mining een methodiek om bedrijfsprocessen te analyseren op basis van opgeslagen data in het gehele applicatielandschap. Het gebruik van een systeem laat sporen achter in een database. Bijvoorbeeld als een IT Service medewerker een incident sluit, of een magazijnmedewerker een ontvangst boekt, wordt in een systeem geregistreerd op welke moment, welke gebruiker, welke handeling heeft gedaan. Van deze digitale voetafdrukken worden door de tool zogenaamde event logs gemaakt.
De kracht van process mining is om al deze event logs op een dusdanige manier te presenteren, dat deze bruikbaar worden voor tal van analyses en verbeteringsinitiatieven. Zo kun je afwijkingen ten opzichte van de 'happy flow' analyseren en aanpakken, risico's in het proces analyseren en mitigeren en ontelbaar veel andere analyses uitvoeren. Onderlinge vergelijkingen zijn opeens veel makkelijker mogelijk. Kortom, een ontzettend waardevolle techniek die voor vrijwel elk proces voordelen kan opleveren, zolang er maar een applicatie wordt gebruikt.
Is het niet gewoon oude wijn in nieuwe zakken? Organisaties zijn al jaren naar data aan het kijken om hun bedrijfsvoering te verbeteren. Wat maakt data-analyse in het huidige landschap anders dan in het landschap van bijvoorbeeld vijf jaar geleden?
Nee, zeker niet! Het klopt dat bedrijven al jaren gebruik maken van data om het bedrijf te managen en te sturen en tevens wordt er al jaren gebruik gemaakt van indicatoren om de performance van een proces te analyseren. Het grote nadeel van de technieken die in het verleden gebruikt werden was dat er geen combinatie kon worden gemaakt tussen procesverloop en het resultaat van het proces. Hierdoor was het onmogelijk om degelijke root-cause-analyses uit te voeren. Met behulp van Process Mining wordt het verband tussen beiden inzichtelijk en analyseerbaar.
De andere grote kracht van process mining is de visualisatie. Door middel van een gebruikersvriendelijke userinterface kan een willekeurig persoon in een oogopslag zien waar inefficiënties zitten in het proces, of waar het proces afwijkingen vertoont ten opzichte van de gedefinieerde standaard. Op deze manier zijn kort cyclische verbetertrajecten mogelijk, die je als klant ook de mogelijkheid geven om de verbeteringen direct te kunnen beoordelen op hun werking. Letterlijk, zien is geloven, in plaats van globale eindevaluaties.
Process mining wordt vooral gebruikt om het functioneren van processen te verbeteren. Voor welke soort processen is de techniek in jouw optiek het meest geschikt? En wat voor voordelen kan men verwachten van de toepassing ervan?
Het proces dat het meest geschikt is, is erg afhankelijk van de business waarin de klant opereert. Zo heeft een verzekeringsmaatschappij andere uitdagingen dan een bedrijf wat boorplatformen bouwt. Om samen met een klant te bepalen welke processen zich het beste lenen voor Process Mining, hebben wij een methodiek ontwikkeld om tot een juiste keuze te komen. Op basis van een aantal karakteristieken, zoals het aantal transacties, het risico, de volatiliteit en het belang van kostenreductie in het proces, bepalen we gezamenlijk waar Process Mining als eerst ingezet gaat worden. Purchase-to-Pay en Order-to-Cash processen scoren vaak hoog en komen daardoor in veel gevallen als eerst in aanmerking.
De voordelen voor de toepassing zijn enorm. Door de tool continu te voorzien van de meest recente data, kun je continu blijven verbeteren. Door middel van bijvoorbeeld lean-initiatieven kan er worden bekeken waar er verbeteringen moeten plaatsvinden en wordt het resultaat van het initiatief direct gemonitord. Een belangrijk intrinsiek voordeel is de visualisatie van de gegevens. Als je ziet welke schakel je vervult in de keten, en de impact die je hebt op bepaalde resultaten, verhoogt dit de motivatie en de betrokkenheid
Technologieën ontwikkelen zich in rap tempo. Welke doorbraken kunnen we de komende jaren verwachten op het gebied van process mining?
Process Mining is nog een jong vakgebied en is nog volop in ontwikkeling. Door de opkomst van IoT worden steeds meer apparaten met elkaar verbonden en zal ook de behoefte groter worden processen over deze apparaten heen te analyseren en te verbeteren. Process mining zal dus uit steeds meer soorten systemen data gaan ontsluiten.
Tot slot, Marcadus was de afgelopen jaren bij meerdere process mining projecten betrokken. Kan je ons iets meer vertellen over waar je klanten concreet mee hebt geholpen?
Het is eenvoudig om één van de beschikbare process mining systemen aan te schaffen, en daarna te bepalen óf en waar het toegevoegde waarde gaat opleveren. De kans is echter groot dat bij een dergelijke aanvliegroute niet het optimale resultaat wordt behaald. Marcadus werkt dan ook vanuit een totaalvisie. Door te starten vanuit een business case voorkom je een technisch implementatie traject. Onze jarenlange ervaring op het gebied van proces verbeteringen kan op deze manier zorgen voor een effectieve insteek, waarbij process mining het juiste antwoord geeft op de hedendaagse vraag van klanten. Wij merken dat onze aanpak en ervaring klanten direct resultaat geeft, zonder de complexiteit van een groot verbeteringsproject.
