BusinessITScan geeft inzicht in status van zes IT-succesfactoren
Organisaties zijn continu op zoek naar manieren om hun automatisering te optimaliseren. De tool BusinessITScan, die de prestaties op zes kritische IT-succesfactoren in kaart brengt, biedt handvatten voor de verbeterslag.
Bij veel organisaties wordt automatisering steeds belangrijker: gegevens van klanten, producten en diensten dienen goed te worden opgeslagen, beheerd en beveiligd. Een organisatie die een paar uur geen computersystemen kan gebruiken kan daar behoorlijk last van krijgen. Tegelijk ontbreekt het veel ondernemers en managers aan tijd en aandacht om veel met automatiserings-adviseurs in gesprek te zijn. En daarbij blijven vaak vragen in het achterhoofd spelen zoals: ‘Hoe onafhankelijk is zo’n adviseur écht?’, ‘Krijg ik écht alles in beeld?’, ‘Is de cloud een optie?’, ‘Wat zijn de prioriteiten?’ Om ondernemers en managers te ontzorgen en om jarenlange kennis onafhankelijk en via internet door te geven, ontwikkelde IT’s Teamwork met een aantal partners de BusinessITScan.
Met de BusinessITScan inventariseert een organisatie aan de hand van heldere vragen via internet de situatie. Zodra deze vragen door meerdere collega’s zijn beantwoord is direct het gedetailleerde dashboard op te roepen. Dan is glashelder welke van de zes IT-succesfactoren en de onderliggende 23 thema’s de aandacht verdienen. Anton Dijkhuis van IT’s Teamwork: “Ondernemers willen vooral heldere antwoorden: waar liggen risico’s of kansen, en wat kan ik eraan doen? Het gedetailleerde adviesrapport geeft die heldere antwoorden, en met onze templates en best practices kan iedere organisatie dan razendsnel aan de slag!”
De IT-succesfactoren in het kort: wat meet en verbetert de BusinessITScan
1. Partnership is zowel voelbaar als meetbaar: de NPS toont aan wat het top of mind rapportcijfer is voor automatisering. Bespreek periodiek met de IT-afdeling de wederzijdse tevredenheid en werk samen aan verbeterpunten op het gebied van geleverde diensten, communicatie en samenwerking.
2. Productiviteit kan worden verhoogd wanneer automatisering de primaire processen goed ondersteunt, op de juiste randapparatuur. Houd samen met de IT-afdeling zeer goed de vinger aan de pols op het gebied van datakwaliteit. Dat is direct de hoeksteen voor goede managementinformatie. Een innovatieve IT-afdeling vertaalt de informatiestromen in de keten naar oplossingen.
3. Innovatie is zonder goede automatisering vrijwel niet meer denkbaar. Goede samenhang tussen de organisatie-strategie en de IT-strategie is noodzakelijk. Wijzigingen in bedrijfsapplicaties moeten (onder andere dankzij goede IT-competenties en goede IT-architectuur) flexibel en snel worden doorgevoerd. Bij het bepalen van de waarde en de prioriteit van innovatie-initiatieven kunnen Finance en IT uitstekend samenwerken.
4. IT-competenties zijn noodzakelijk om een organisatie succesvoller te maken met automatisering. Succesvolle IT-afdelingen hebben de IT-strategie up to date, kunnen succesvol projectmatig werken met de gebruikersorganisatie en hebben in samenwerking met andere afdelingen de informatiebeveiliging op orde conform ISO 27002/2013.
5. IT-stabiliteit en continuïteit van het IT-landschap zijn cruciaal. Alle voor de gebruikers zichtbare (en onder de motorkap dus ook de onzichtbare) IT-diensten moeten continu beschikbaar zijn. Sommige organisaties veroorzaken onbewust hun eigen problemen door op een financieel mogelijk verdedigbare norm te sturen.
6. IT financiële zaken moeten, naast de andere vijf IT-succesfactoren, ook op orde zijn. IT kan worden gezien als kostenpost, of als motor voor productiviteit en innovatie. IT-kosten en IT-investeringen moeten voorspelbaar en professioneel gemanaged worden. Maak onderscheid tussen kosten en investeringen voor ‘running the business’ en voor ‘changing the business’.
De IT-succesfactoren 1 tot en met 3 gaan over de IT-vraag, de IT-succesfactoren 4 tot en met 6 gaan over het IT-aanbod. Kenmerkend voor organisaties met succesvolle automatisering is een hoge tevredenheid met IT en een relatief hoge score voor veel IT-succesfactoren. Succesvolle samenwerking kan worden geborgd, door in iedere organisatie gericht te werken aan het gemeenschappelijke én complete referentiekader van de zes IT-succesfactoren, en daarin bewust een balans aan te brengen.
Een duidelijk kompas voor automatisering
Van informatiebeveiliging tot management informatie, Dijkhuis zegt dat de BusinessITScan alle automatiseringsthema’s samenhangend in beeld brengt, waardoor klanten een “duidelijk kompas voor hun automatisering” in handen krijgen. “Meerdere organisaties merkten al dat dit veel praktischer is dan het moeten bestuderen van allerlei op zichzelf staande methodes en technieken. Daarbij: alle collega’s die u betrekt bij het invullen van de BusinessITScan, herkennen zich in het dashboard. Zo hebt u voor een scherp tarief één eenduidige ‘praatplaat’ met concrete adviezen om uw automatiseringskoers uit te stippelen.”
