Visualisaties in projecten: win voor klanten, win voor consultants

Consultants zijn al tientallen jaren dol op visualisaties, van moderne grafieken tot de welbekende matrices, modellen en raamwerken. Op basis van hun analytische vaardigheden en inzichten, evenals hun vooraanstaande onderzoek en tools, worden consultancybureaus al jaren gezien als voorlopers op dit gebied. De opkomst van nieuwe krachtige software voor data-analyses en animaties leidt echter tot een golf aan nieuwe visualisaties, waarvan de mogelijkheden onbegrensd lijken.

Visualisaties winnen steeds meer aan populariteit, met als sprekend voorbeeld de groei in het gebruik van infographics. Managers geven steeds vaker de voorkeur aan dashboard programma’s om in hun sturing effectief en snel geïnformeerde strategische keuzes te maken en stakeholders aan te zetten tot actie. De database van stockfoto’s wordt steeds professioneler, en tegelijkertijd worden video-animaties steeds meer mainstream. De complete markt voor visualisaties heeft zich in een periode van pakweg tien jaar compleet ondersteboven gekeerd.

Een aantal grote organisaties heeft onlangs het werken met visualisaties omarmd – zo heeft bijvoorbeeld Unilever een compleet leiderschapsontwikkelings-programma ondersteund met animaties en paste PPG Coatings onlangs customer journey animaties toe om zijn sales effectiviteit in verschillende landen te verbeteren.

Voor consultants kunnen visualisaties een krachtige tool zijn voor in de verandertoolbox die zij meenemen naar klanten. Visuals kunnen namelijk een belangrijk verschil maken in het proces van strategieontwikkeling tot uitvoering of bij het opleveren van implementatieprojecten. Om meer te weten te komen over de kracht van visuals, en de voordelen die het gebruik daarvan kan bieden voor consultants, stelde Consultancy.nl een viertal vragen aan Mark Sedney van VisualizeMe, een communication design bureau met een exclusieve focus op visualisatie.

Wat zie jij als de belangrijkste redenen voor de recente stijging in populariteit van visualisaties?
De belangrijkste redenen waarom visualisatie meer wordt ingezet zijn tijd, kracht en inspiratie. Als je kunt kiezen: een half uur lang in tekst en gesproken woord iets uitleggen, totdat iemand hopelijk het plaatje voor zich ziet, of met een inspirerende visual binnen een paar minuten direct tot de kern komen en met de toehoorders het diepe in om een plan of case tot leven te brengen? Zonder voor eigen parochie te spreken, kies ik voor het laatste. Wat ook een rol speelt: de enorme information overload van tegenwoordig. Tegenwoordig krijgen we per dag 1000x meer informatie te verwerken dan twintig jaar geleden.

Tegelijkertijd zitten er nog steeds 24 uur in een dag. Dat betekent dat mensen behoefte hebben aan aansprekende informatieve korte berichten. Men heeft en neemt geen tijd meer om alles te lezen. Het Twitter platform is een goed voorbeeld van de behoefte aan beknopte informatie. En kijk naar de kranten: tabloids, pakkende koppen, kortere artikelen die vaak ondersteund zijn door infographics of andersoortige illustraties zoals datavisualisaties of foto's. Alleen in de weekend edities is nog ruimte voor lange stukken. Complexe informatie op een goede en succesvolle manier overbrengen is een grote uitdaging en goede visuals die het verhaal inhoudelijke goed ondersteunen zijn daarbij het middel om het te doen.

Hoe kunnen visualisaties consultants helpen in hun werk bij klanten?
Visualisaties helpen én de consultants én hun klanten. We zien consultants ondersteund door goede visuals veel zelfverzekerder hun verhaal vertellen en dat ze ook sneller begrepen én gewaardeerd worden. Daarnaast zien we negen van de tien keer dat hun klanten graag dezelfde visualisaties willen gebruiken om hun eigen stakeholders te inspireren en te overtuigen van cases. Door slim te werken en vooruit te kijken kun je gemaakte designs voor meerdere toepassingen gebruiken.

Stel, een consultant wil graag visualisaties gebruiken in een van zijn projecten. Waar moet hij/zij zoal over nadenken? Wat zijn de belangrijke succesfactoren?
Allereerst moet de consultant weten wat hij of zij wil gaan vertellen én ervoor open staan dat iemand kritisch naar dat verhaal kijkt, luistert en vragen stelt. Niet om hem of haar te wijzen op fouten, maar juist om ervoor te zorgen dat straks alles begrepen wordt. Als je diep in bepaalde materie zit kan het voor jezelf allemaal heel logisch en duidelijk zijn, terwijl het voor anderen abracadabra is. In die valkuil ben ik in het verleden ook weleens getrapt en dan kostte het me veel moeite om iedereen weer 'bij de les' te krijgen en soms lukte het niet meer. Doodzonde. In de methode die wij hanteren, filteren we die complexe onderdelen eruit en adviseren we om ze te visualiseren. Soms door een goede illustratie met een inspirerende metafoor. Soms is een icoon al voldoende, een andere keer weer een animatie of video.

Veel consultants blijven huiverig om externe specialisten in te schakelen voor het creëren van visualisaties. Consultants die externe expertise inhuren lopen namelijk het risico dat de visualisaties niet precies aansluiten op het doel dat zij voor ogen hebben. En dat kan negatieve gevolgen hebben voor het traject, bijvoorbeeld doordat de visualisaties weerstand opwekken bij de klant. Hoe kan een consultant ervoor zorgen dat het proces en het eindresultaat in de praktijk ook echt een win-win worden?
Ik heb nog nooit gezien dat visualisaties 'weerstand' oproepen. Ik kan me dat alleen voorstellen als je in een serieus verhaal plotseling hele grafische content plaatst die niets met het onderwerp te maken heeft. En we hebben nog nooit meegemaakt dat een opdrachtgever onaangenaam verrast is met het eindresultaat. Dat heeft te maken met onze manier van werken: zeker bij hele complexe materie, betrekken we de klant bij elke fase van het traject en hebben regelmatig reviews. We doen zo'n project echt met elkaar. Wat erg leuk is, is dat wij vaak tijdens klant-workshops meemaken dat een eerste schets die we maken om een complex probleem te ontrafelen tot een enorme opluchting leidt.

Een anekdote: we deden laatst een briefing-workshop met een groep professoren, allemaal de allerbeste in hun vakgebied. Ze waren bezig zich in te schrijven voor een 'grant' voor een langdurig en groot multidisciplinair maatschappelijk onderzoek. Door op onze manier vragen te stellen en door te vragen, kwamen ze erachter dat sommige zaken niet duidelijk genoeg waren geformuleerd in hun aanvraag. Het was voor ons een enorme uitdaging om het helder te krijgen en voor hun om het uit te leggen. Op een gegeven moment zijn we op basis van de antwoorden die we kregen gaan schetsen en na een half uur stond het verhaal in een visual. Daarnaast was het ook duidelijk aan welke onderdelen inhoudelijk nog gewerkt moest worden om de onderbouwing van het onderzoek nog beter te krijgen. Toen de visual eenmaal stond, floepte een van de professoren, een immer streng kijkende en deftige dame, er opgelucht uit: "Holy shit, wat gaaf dit! Dit moeten we met alles doen!" De opluchting was duidelijk voelbaar en dit gebeurt veel bij visualisatie-workshops die we doen.

Dit zijn de dingen waaruit de kracht en waarde van visualisaties blijkt en die ons werk mooi maken...