ADC ondersteunt Intermetzo met rendementsverbetering
Intermetzo helpt kinderen en jongeren met meervoudig complexe problemen. Dat is dure zorg. Samen met ADC Performance Improvement werd de inkoop geprofessionaliseerd. Dat leverde niet alleen opmerkelijk grote besparingen op, maar goede inkoop levert ook toegevoegde waarde voor de cliënten.
‘Verleden heb je. Toekomst maak je’, lezen we op een poster in de ontvangstruimte van Intermetzo in Almere. In een notendop geeft het aan waar deze zorginstelling voor staat. Want de organisatie werkt samen met kinderen vanaf vier jaar en jongeren tot 18 jaar die complexe problemen hebben aan hun toekomst. Intermetzo biedt steun en expertise aan deze twee doelgroepen, maar ook aan hun familie, school, sociale netwerk en collega-organisaties. De zorginstelling heeft jaarlijks enige duizenden cliënten en behoort hiermee tot de grotere in Nederland. Intermetzo stond en staat voor flinke uitdagingen. Door het samengaan van drie zorgverleners is de organisatie snel gegroeid. Het resultaat is een grote zorginstelling met weliswaar één naam, maar tegelijkertijd een geheel van veel verschillende locaties met decentrale resultaatverantwoordelijke eenheden.
Regiemodel
Enige jaren geleden werden de koppen bij elkaar gestoken en werd de missie bepaald. Leidinggevende facilitaire dienst Henk Steven Beernink vat de missie samen als ‘het aanbieden van aanvullende zorg aan kinderen en jongeren waar anderen stoppen’. Dat is ook de duurste zorg. Omdat gemeenten die zorg zo goedkoop mogelijk via aanbesteding proberen in te kopen, is het zaak de kosten goed in de hand te houden.
Om effectief en efficiënt te kunnen werken werd het decentrale organisatiemodel verlaten. Beernink zette voor de facilitaire dienstverlening een regie model neer. Veel operationele taken werden uitbesteed om gezien de turbulentie in de zorg ‘flexibeler’ te zijn, vertelt Beernink. Hij begon zijn loopbaan in de zorg, waar hij bijna vijf jaar facilitair projectleider was bij De Hoenderloo groep. Om ‘een verdieping in het facilitaire vak te krijgen’ maakte hij daarna de overstap naar de commerciële wereld: eerst als vastgoedbeheerder en vastgoed adviseur bij Nuon en later als vastgoedadviseur bij Alliander. Maar zijn hart bleek toch in de zorg te liggen. Door goed facility management wil hij toegevoegde waarde aan de zorg leveren. ‘Perspectief aan kinderen en jongeren bieden’, aldus Beernink.
Spendanalyse
Intermetzo koopt jaarlijks voor een bedrag van circa €30 miljoen in en het idee bestond dat hier veel op te besparen viel. Geld dat ze bij Intermetzo uitstekend kunnen gebruiken om de dure zorg blijvend te kunnen bieden. Beernink, die ook verantwoordelijk is voor de inkoop, besloot daarom in 2014 een spendanalyse te laten uitvoeren door ADC Performance Improvement. Dit bureau is gespecialiseerd in aantoonbare rendementsverbetering en heeft hiermee een reputatie in Nederland opgebouwd. ADC nam de complete inkoop van Intermetzo onder de loep en daaruit bleek een aanzienlijk besparingspotentieel. Op basis van de gedetailleerde informatie die de spendanalyse opleverde werd al snel een aantal inkoopcategorieën onder begeleiding van ADC aanbesteed met als resultaat aanzienlijke besparingen per categorie. Bijvoorbeeld: 44 procent op schoonmaakwerk, 15 procent op uitzendkrachten en 24 procent op terreinonderhoud.
Tactische inkoop
‘De samenwerking met ADC verliep goed en we hebben daarom hulp gevraagd om de inkoop op een hoger plan te brengen. De inkoop was sterk versnipperd over de verschillende locaties. We hadden daardoor te weinig inkoopkracht, te veel leveranciers en van professioneel leveranciersmanagement was geen sprake’, aldus Beernink. Samen met ADC werd een inkoopbeleid geformuleerd. Centraal daarin staat de opwaardering van versnipperde, operationele inkoop naar professionele, tactische inkoop. Een majeure verandering, want op inkoopgebied bleef geen steen op de andere. Op grond van specifieke kennis van en feeling met een bepaalde inkoopcategorie werd de functie van contractmanager in het leven geroepen. Binnen Intermetzo zijn nu 12 contractmanagers. Een goed functionerende database van contracten was er niet en deze werd daarom geheel up to date gebracht.
Leveranciersmanagement
Alle ins en outs van contracten met een waarde boven de €10.000 zijn nu met een paar muisklikken toegankelijk. Het systeem is een belangrijke steun voor de contractmanagers. De inkoopprocessen werden vastgesteld en helder beschreven en voor leveranciersmanagement zijn nu duidelijke richtlijnen. Een van de conclusies van ADC was ook dat Intermetzo, gezien de aanzienlijke inkoopuitgaven, twee professionele inkopers nodig heeft. Inmiddels is een senior inkoper aangesteld, maar tot die tijd werd de vacature via detachering ingevuld door een ervaren inkoopprofessional van ADC. Deze ondersteunde bij zowel de implementatie van reeds ingezette en nieuwe inkoopbesparingstrajecten als bij de invoering van het nieuwe inkoopbeleid. Voor de goede borging van de tactische inkoop werd onder meer gebruik gemaakt van workshops met alle betrokkenen bij de verschillende vestigingen van Intermetzo.
Toegevoegde waarde
Intermetzo heeft met hulp van ADC sterk op de inkoopkosten weten te besparen. Neem het terreinonderhoud waarop 24 procent werd bespaard. Maar het mooie is dat je door slimme inkoop nog meer kunt doen. ‘Niet alleen blijft elke euro die je bespaart in de zorg, maar door anders in te kopen kun je voor onze cliënten ook meer toegevoegde waarde leveren’, aldus een enthousiaste Beernink.
Voor het terreinonderhoud van de vele vestigingen bestonden tot voor kort losse contracten met veel verschillende partijen. Inmiddels werkt Intermetzo nog maar met twee hoveniers: één in het westen van het land en één in het oosten. Beernink: ‘En dat zijn hoveniers met eigen medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt die onze missie onderschrijven. Bovendien werken deze twee dienstverleners ook met een aantal van onze jongeren die hier een hoveniersopleiding volgen’. Inderdaad een treffend voorbeeld van de kracht van inkoop.
Beernink maakt de balans op over de inbreng en aanpak van het Amsterdamse bureau. De eenvoud, de no nonsense door kennis gedreven aanpak vindt hij er uit springen. ‘ADC is vakinhoudelijk ijzersterk. Ze kennen de verschillende inkoopmarkten en hebben een even diep als breed netwerk. Ze zeggen geen ‘maar’ en pakken direct door. Geen wollige rapporten, maar to the point presentaties met alleen de echt essentiële zaken. Juist die eenvoud is geweldig slim en effectief’.
