Executive Assistant bij Deloitte in Zwolle

Deloitte

Vacature informatie

Bedrijf: Deloitte

Locatie: Amsterdam

Opleidingsniveau:

Arbeidsvoorwaarden: Marktconform

Solliciteren

Functieomschrijving

Voor Deloitte Zwolle zijn wij op zoek naar een Virtual Assistant/ Executive Assistant voor 32 uur per week.
De secretariële ondersteuning binnen Deloitte wordt geleverd door een groep Executive Assistants (EA) en door de Document Production & Services (DP&S) assistants. Deze medewerkers worden aangestuurd door een teamlead, die verantwoording aflegt aan de Manager Support.

Je komt te werken in het EA-team van Zwolle, waarbij kantoor Zwolle jouw vaste standplaats is. Je werkt als Virtual Assistant. Voordat je op ons kantoor Zwolle verder wordt ingewerkt, word je eerst vanuit ons kantoor in Rotterdam ingewerkt. Daar is een groot deel van de virtuele assistants werkzaam. Deze ondersteunen op afstand (voornamelijk) senior managers van verschillende Deloitte locaties in Nederland. Het werken in die pool, die bestaat uit (Senior) Executive Assistants, is heel uitdagend en afwisselend, en vraagt om een flexibele houding. De pool bestaat uit een vaste groep collega’s, die - vanwege hun ondersteuning - van cruciaal belang is voor de continuïteit in onze organisatie. Voor een kennismakingsgesprek reis je soms af naar één van de andere Deloitte locaties. Het werken als Executive Assistant/Virtual is geen dag hetzelfde.

Bij deze functie horen de volgende taken.

Agendabeheer en communicatie

  • Verzorgt het agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan) van senior manager. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald.
  • Verzorgt mailboxbeheer (meelezen en prioriteren) van partner en director. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald.?
  • Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt dit op relevantie en prioriteit voor partner/director/senior manager. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen.
  • Onderhoudt contacten met in- en externe relaties.
  • Vervult een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- en externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail.

Meeting en travel arrangements

  • Bereidt voor, plant, organiseert en notuleert vergaderingen en besprekingen.
  • Is (mede)verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen, op aanwijzing van (interne) klant. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging.
  • Plant en organiseert zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.

In- en uitgaande correspondentie

  • Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling.
  • Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt deze voor afhandeling voor aan de juiste persoon.
  • Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens.
  • Stelt concepten en/of platte teksten op.
  • Werkt e-mails, brieven, memo's en mededelingen uit.

Inhoudelijke ondersteuning

  • Levert inhoudelijke ondersteuning (bijvoorbeeld op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van een specifieke opdracht van de (interne) klant.
  • Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op.
  • Zorgt voor het (laten) opstellen van specifieke rapportages.

Archivering

  • Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

Functie eisen

  • Je hebt minimaal een relevante MBO opleiding (bijvoorbeeld Schoevers, Directiesecretaresse of Personal Assistant) afgerond.
  • Je beschikt over relevante werkervaring, bij voorkeur heb je bij eerder voor een groot bedrijf gewerkt.
  • Je bent 32 uur per week beschikbaar.
  • Je hebt recente ervaring met MS Office en archiverings-/documentatiesystemen.
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Waarbij een uitstekende beheersing van het Engels een pre is.
  • Je bent zorgvuldig en accuraat.
  • Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld.
  • Je bent snel van begrip, kan pro actief handelen en staat stevig in je schoenen.
  • Je bent flexibel en stelt de juiste prioriteiten.
  • Je bent integer en gaat op een zorgvuldige wijze om met vertrouwelijke informatie.

“Werken bij Deloitte. De beste start van je carrière”! Deloitte is een professionele dienstverlener met wereldwijd 200.000 medewerkers en kantoren in meer dan 150 landen. Met ruim 5.500 medewerkers en 15 kantoren verspreid over heel Nederland is Deloitte een van de grootste aanbieders van professionele dienstverlening op het gebied van accountancy, belastingadvies, consultancy, risk management en financiële advisering.

Word jij uitgedaagd door deze functie?

Neem dan vandaag nog contact met ons op voor een kennismaking. Klik op onderstaande button en vul je gegevens in.

Past de geschetste functie niet bij jou, maar ken je iemand die perfect in het geschetste profiel past? Stuur deze vacature dan door.

Voor vragen over deze vacature kun je bellen met Sarah Bitter op telefoonnummer 06-82273995.

Acquisitie op basis van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Vacature informatie

Bedrijf: Deloitte

Locatie: Amsterdam

Opleidingsniveau:

Arbeidsvoorwaarden: Marktconform

Solliciteren

Meer vacatures

Vacatures