Managementassistent BMC binnendienst

Voor ons kantoor in Amersfoort zijn wij op zoek naar een enthousiaste en flexibele managementassistent voor 28-40 uur per week

Waar werk je?

De BMC Binnendienst ‘domeinondersteuning’ bestaat uit 13 collega’s die zijn verdeeld over de zes domeinen en houden zich met uiteenlopende ondersteunende taken bezig binnen de salesketen, het management en HR. De managementassistent zorgt er o.a. voor dat de agenda’s van de managers en domeindirectie met afspraken zijn gevuld waarbij je je communicatieve en planningsvaardigheden optimaal benut. Daarnaast zorg je dat de aanbiedingen en overige correspondentie volgens de kwaliteitseisen worden verstuurd en geregistreerd. Het organiseren van bijeenkomsten zoals domeindagen, eindejaarsfeesten of andere personeelsbijeenkomsten kan ook tot jouw takenpakket behoren. Verder ben je een vraagbaak voor relaties en adviseurs, je beantwoordt uiteenlopende verzoeken. Kortom, je bent een belangrijke schakel van de interne dienst voor zowel het managementteam, de adviseur en onze relaties. De lijnen zijn kort en je takenpakket kan er als volgt uitzien (mede afhankelijk van het domein waarvoor je werkt en jouw ambities en talenten):

Wat ga je doen?

• Het ondersteunen van de directie en het management met hun agendabeheer (zowel interne afspraken met collega’s als externe afspraken met relaties en sollicitanten).
• Versturen van aanbiedingen en offertes naar (potentiële) klanten uit naam van de manager.
• Verantwoordelijk voor de kwaliteit van de correspondentie (taal, spelling, huisstijl) waarbij alle processen in acht worden genomen en de voortgang wordt bewaakt.
• Beantwoorden inkomend telefoonverkeer.
• Accuraat houden van het CRM-registratiesysteem (registeren en uitzetten aanvragen bij juiste accountmanager(s), aanbieding opmaken versturen naar klant, klantcontacten registreren.).
• Verantwoordelijk voor bewaken van de tussen- en eindevaluaties van de projecten, waarbij je zelfstandig contact onderhoudt met onze opdrachtgevers en onze adviseurs;
• Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie (mail en post).
• Organiseren van bijeenkomsten zoals domeindagen, eindejaarsbijeenkomst, zomerbijeenkomsten etc.
• Ontvangst nieuwe adviseurs en hen wegwijs maken binnen onze organisatie.
• Ondersteuning bieden op diverse secretariële en overige ondersteunende aspecten.
• Inkooporders aanmaken.

Jij hebt minimaal een afgeronde MBO+-opleiding en enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie. Je hebt een dienstverlenende instelling en bent pro-actief. Jij denkt mee, schakelt en bent oplossingsgericht. Kortom, een echte aanpakker. Jij beheerst de Nederlandse taal uitstekend en bent accuraat. Je hebt ruimschoots ervaring met tekstverwerkings- en spreadsheetprogramma’s (bij voorkeur Google en MS-Office) en vindt snel je weg in informatiesystemen. Daarnaast pas je je makkelijk aan (extra werken of ruilen werkdag) en heb je een collegiale instelling.

De functie valt in schaal 7 van de RGN-CAO: indicatie € 2.800 tot € 3.500 (o.b.v. 40 uur) afhankelijk van ervaring en opleiding.

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent. We geloven dat diverse teams van belang zijn voor ons als lerende organisatie, die voorop wil blijven lopen in de wereld van werk. Want juist verschillen tussen mensen zorgen voor groei. Van collega's, klanten, kandidaten en daarmee van BMC. Heb jij een uniek talent? We ontmoeten je graag.