Onderzoek: Digitaal samenwerken ‘efficiënt’ maar niet ‘boeiend’

21 juli 2022 Consultancy.nl 6 min. leestijd

De meeste werknemers denken dat digitaal samenwerken niet snel zal verdwijnen, maar de nieuwe werkvorm wordt niet als bijzonder boeiend ervaren. Dat blijkt uit internationaal onderzoek van Lucid Software.

Door de opkomst van hybride werk is samenwerken via digitale tools voor veel werknemers de normaalste zaak van de wereld geworden. Toch ervaren veel bedrijven nog steeds problemen met deze tools, zo blijkt uit het onderzoek onder meer dan 3.000 werknemers in 5 landen.

Ruim de helft van de respondenten ziet het belang van digitaal samenwerken, maar weinig respondenten vinden het “boeiend” (37%), “impactvol” (31%) of “essentieel” (23%). “Dit wijst erop dat de tools die momenteel gebruikt worden teams nog lang niet optimaal ondersteunen”, zegt Roderick De Greef, Vice President Sales EMEA bij Lucid Software.

Breakdown of words used to describe digital collaboration toolsIn Nederland blijkt digitaal samenwerken nog minder populair. Hier is nog niet de helft van alle respondenten (45%) overtuigd van het nut van digitale samenwerking, en in typeringen als “boeiend” (20%) en “impactvol” (17%) herkennen ze zich nog minder.

Het onderzoeksrapport van Lucid Software geeft aan dat er wel sprake is van positieve ontwikkelingen rondom de inzet van tools voor digitale samenwerking. Maar het wijst ook op grote uitdagingen, met name rondom het managen van werknemers en hun verschillende behoeftes qua samenwerking in een digitale werkomgeving.

People who say that collaboration software is an important part of company culture

De Greef: “Bedrijven die nu en in de toekomst een goede concurrentiepositie willen behouden moeten maatregelen treffen om hun teams zo te ondersteunen dat zij efficiënt kunnen samenwerken, ongeacht hun behoeftes of de locatie van waaruit zij werken.”

Digitale samenwerking

Bedrijven moeten op de eerste plaats bewust worden dat digitale samenwerkingstools zoals Zoom, Microsoft Teams en Slack voor het werk van veel van hun medewerkers compleet onmisbaar zijn geworden. Zo verwacht 90% van alle respondenten dat digitale vergaderingen voorlopig de norm zullen blijven.

80% zegt dat virtuele samenwerking cruciaal is om efficiënt te kunnen werken. 79% zegt dat hun organisatie virtuele vergaderingen gebruikt wanneer een complex project samenwerking tussen werknemers in diverse functies vereist. De scores voor Nederland liggen in dit geval lager op respectievelijk 70, 73 en 74%.

De antwoorden van de respondenten wijzen erop dat digitale samenwerking uitgroeit tot een centraal component van bedrijfsprocessen en cultuur. Digitale samenwerkingstools hebben volgens respondenten ook een positief effect op communicatie: twee derde (67%) zegt dat zij mensen actief zien deelnemen die normaal zelden van zich laten horen.

People who think virtual meetings are essential to their jobs + People who say that the lack of a clear direction or agenda is a challenge in digital collaboration

Uitdagingen en samenwerkingsstijlen

Hoe vanzelfsprekend de (blijvende) aanwezigheid en het belang van digitale samenwerking ook mag zijn voor werknemers, zij erkennen tegelijkertijd dat er nog duidelijk tekortkomingen zijn:

  • 63% heeft minimaal één probleem met hun huidige tools en ziet graag gebruiksvriendelijkere oplossingen
  • 72% geeft toe tijdens virtuele vergaderingen te multitasken
  • 45% ziet het ontbreken van een duidelijke richting of agenda tijdens virtuele meetings als een probleem
  • 47% zou graag beter actiepunten bij kunnen houden tijdens vergaderingen
  • 57% heeft het gevoel dat de digitale tools die zij momenteel gebruiken niet voldoen aan de manier waarop zij het liefst met hun collega’s samenwerken

“Kort gezegd, de huidige oplossingen zijn nog niet in staat om werknemers te ondersteunen zodat zij optimaal kunnen bijdragen aan hun team”, aldus De Greef.

Percentages of people who feel that digital collaboration solutions are, at best, only somewhat effective for various tasks

Het onderzoek van Lucid Software toont verder aan dat ongeveer de helft van alle werknemers specifieke voorkeuren heeft als het gaat om digitale samenwerking. Om deze samenwerkingsstijlen te ondersteunen hebben organisaties betere samenwerkingstools nodig. De drie ontdekte stijlen zijn:

  • Expressief: Deze werknemers drukken zich het liefst visueel uit, bijvoorbeeld met interactieve grafieken, tekeningen en afbeeldingen. Ze zullen eerder dan hun collega’s zeggen dat gifjes en emoji’s hen helpen zich uit te drukken tijdens virtueel samenwerken (69% versus 58% van alle respondenten).
  • Introspectief: Deze werknemers zijn van nature introverter en bedachtzamer in hoe zij samenwerken. Ze zullen eerder dan hun collega’s zeggen dat virtuele vergaderingen draaien om de mensen die praten dan om dingen echt voor elkaar krijgen (65% versus 59%).
  • Relationeel: Deze werknemers presteren het best wanneer zij samenwerken met collega’s waar zij een persoonlijke connectie mee hebben. Ze geven de voorkeur aan tools die directe samenwerking mogelijk maken. Zo zullen zij eerder zeggen dat virtuele vergaderingen hun veel energie kosten omdat ze zich minder betrokken voelen (56% versus 44%).

Meer dan de helft van de respondenten (56%) vindt dat in virtuele vergaderingen mensen met de luidste stem de overhand hebben. Bijna evenveel respondenten (53%) vinden dat er vaak niet de ruimte is voor ieders perspectief omdat er te veel mensen mee vergaderen. Deze medewerkers hebben ondersteuning nodig om echt tot bloei te kunnen komen in de digitale werkomgeving.

Aan het onderzoek van Lucid Software deden 3.012 fulltime werknemers mee uit Australië, Duitsland, Groot-Brittannië, Nederland en het Verenigd Koninkrijk.