Slimmer én scherper werken met de Lynn lawyerbot

09 juni 2021 Consultancy.nl 6 min. leestijd
Meer nieuws over

Van advocaten en juridische professionals wordt verwacht dat ze steeds slimmer en efficiënter werken. Het inzetten van robots – of slimme software – biedt uitkomst. De markt kent tal van dit soort lawyerbots, met vandaag in de spotlights de technologie van Lynn. 

Het reviewen van standaardcontracten zoals geheimhoudingsovereenkomsten (NDA’s) of verwerkersovereenkomsten (DPA’s) is een standaardklus voor iedere jurist of compliance officer. Helaas wel een tijdrovende en bovendien saaie klus: juist dit soort overeenkomsten gaat steeds over hetzelfde, alleen net in iets andere bewoordingen. Met automatisering kunnen dergelijke teksten snel, consistent en effectief worden gereviewd zonder menselijke tussenkomst.

Standaardcontracten: een noodzakelijk kwaad

Voor veel organisaties is contracteren een noodzakelijk kwaad. Zakendoen is afspraken maken en nakomen, en afspraken vastleggen is dan ook een verstandige stap. Lange tijd was het opstellen van het contract een maatwerkproces, waar slechts een paar mensen bij betrokken waren of waarvoor men de op afstand staande afdeling juridische zaken nodig had. Daar was vaak prima de tijd voor, net als voor overleg om tot de beste deal te komen. 

Slimmer én scherper werken met de Lynn lawyerbot

Digitalisering en de explosieve groei van online zakendoen hebben deze traditionele werkwijze sterk onder druk gezet. Klanten komen online binnen, verwachten snelle resultaten en een scherpe deal. Intern zijn veel meer stakeholders betrokken bij een afspraak: niet enkel “de directeur” beslist, een hele rij afdelingen heeft wat te zeggen.

Finance wil duidelijkheid over facturatie. Compliance wil borging over transparantie van inkoopprocessen. Marketing wil het persbericht vooraf inzien. En Privacy wil zeker weten dat aan de AVG wordt voldaan

Daar komt bij dat in menig organisatie de juridische functie zwaar overbelast is. Daardoor krijgen vooral de hoogwaardige contracten voorrang, en blijven checks op standaard NDA’s of controles op een verwerkersovereenkomst liggen, met als gevolg frustratie en onbegrip bij de commerciële afdelingen: waarom moet zo’n simpel contractje zo lang duren?

De oplossing: robots

Het reviewen van standaardteksten of ze voldoen aan harde criteria, en anders een vast stappenplan uitvoeren: laat dat nou precies zijn waar computers goed in zijn. En ook nog eens onvermoeibaar, consistent en altijd snel en precies. Het zal dan ook niet verrassen dat de inzet van softwaretechnologie voor contractsreview sterk is toegenomen in de afgelopen jaren.

Lynn Legal is een moderne exponent van deze trend. Op basis van duizenden contracten is een zogeheten machine learning model getraind, dat specifiek clausules uit geheimhoudingscontracten (NDA Lynn) en verwerkersovereenkomsten (DPA Lynn) kan herkennen en classificeren. 

De kern van de technologie draait om patroonherkenning: het identificeren van een clausule als een bepaald onderwerp op basis van statistische gelijkenis met duizenden door een senior jurist gelabelde voorbeelden. Met behulp van kunstmatige intelligentie blijft het algoritme zich verder ontwikkelen.

Na de herkenning volgt de beoordeling: deze duur is te lang, deze eisen zijn te streng, deze aansprakelijkheid is te hoog. En dat kan dan automatisch worden aangepast naar een kortere, minder strenge en lagere variant. Uiteraard met passend commentaar voor de wederpartij.

De lawyerbot naast de professional

Bij veel mensen leeft de gedachte dat een lawyerbot de menselijke jurist of adviseur zou vervangen. Niets is minder waar. De screening is aanvullend of complementair aan het mensenwerk, net zoals een spellings- en grammaticacontrole geen vervanger is voor een menselijke review van een publicatie.

Er zijn diverse manieren waarop deze aanvulling tot uiting kan komen:

De prescreening. De adviseur laat Lynn het document doorlopen, en krijgt zo een beeld van hoe problematisch het zal zijn. Daarmee kan de adviseur een goede planning maken en terugkoppelen aan de stakeholders. 

De eerste check. De stakeholder (zoals de inkoper of de wederpartij) laat Lynn het document doorlopen, en krijgt een eerste oordeel met feedback. Pas als dit is opgelost, zal de adviseur het document ontvangen voor een menselijke controle en eindoordeel. 

Het raketloket. De adviseur of de stakeholder laat Lynn het document doorlopen. Als Lynn geen issues ziet, is het document goedgekeurd. Zijn er wel issues, dan zal de adviseur het document oppakken. 

De dubbelcheck. De adviseur reviseert het document zoals altijd, en laat daarna Lynn het document doorlopen. Zaken die de adviseur miste, komen dan alsnog aan het licht.

Zoals uit deze voorbeelden blijkt, zit de kracht van de lawyerbot hem in het uit handen nemen van standaardcontroles zonder echter diens rol over te nemen. De inschatting van de lawyerbot wordt een van de factoren waarmee de adviseur prioriteit en doorlooptijd kan bepalen. Een verwerkersovereenkomst die volgens Lynn op meer dan tien punten niet aan de AVG voldoet, kan direct naar de prullenbak. Waarom daar nog menselijke tijd aan besteden? 

Het playbook: de adviseur aan het roer

Nog krachtiger wordt deze oplossing wanneer de adviseur een eigen playbook inzet. Een playbook is een set regels die vastleggen wat acceptabel is. Een ontvanger van geheime informatie, of een verwerker onder de AVG, zal niet snel een boeteclausule willen accepteren. Beide partijen kunnen moeite hebben met langlopende contracten. En de verstrekker van informatie zal geen garanties over de juistheid willen geven. 

Deze (en meer) instellingen zijn eenvoudig door te voeren in Lynn, zodat de uitvoer precies in lijn is met wat de organisatie wel en niet wil. 

Hierbij speelt alleen wel één probleem: wat wil de organisatie? Vaak blijkt dit niet duidelijk uitgekristalliseerd. De bedrijfsjurist schrapt standaardboetes, de inkoper heeft daarentegen weinig moeite met kleine boetebedragen en de business manager wil ze alleen bij zeer hoge contractswaarde. En afhankelijk van wie het contract leest, wordt er dus anders geoordeeld. Het in kaart brengen van het playbook is dus een lastige, maar essentiële taak – en eentje die alleen door de menselijke adviseur kan worden uitgevoerd. 

Wat brengt de toekomst?

Lawyerbots zoals Lynn reviewen contracten, maar het potentieel voor verandering in de organisatie is veel groter. De robotreview neemt de mens werk uit handen en biedt een andere manier van tegen contracteren aankijken.

Daarmee ontstaat een unieke kans: het standaardiseren van het proces van contracteren. Het playbook standaardiseert immers welke eisen men stelt, met daaraan gekoppeld wat er wel mag. Lynn voert het uit, en de mens regelt de lastige zaken. Dat is de kracht van lawyerbots.