5 stappen om het operationele proces te verbeteren met data

In veel bedrijven speelt plannen en sturen een grote rol in het verbeteren van operationele prestaties. Hiervoor is het op orde hebben van IT, data en stuurmiddelen belangrijk. Door de juiste data als integraal onderdeel van een verbeteringstraject te gebruiken, kun je systemen en databases zo inrichten dat procesondersteuning, datakwaliteit en stuurinformatie steeds beter worden. Lees hier hoe First Consulting dit doet.

Het is anno 2021 niet langer mogelijk om operationele problemen in organisaties op te lossen zonder naar data te kijken. Data is nodig voor het analyseren van een probleem en om tijdens het verbeteren van de processen constant de gerealiseerde verbetering te meten. First Consulting deelt het proces van het gebruik van data in vijf stappen:

1. Databeschikbaarheid

Het opzetten van een goede dataomgeving ter ondersteuning van verbeteringstrajecten begint met het beschikbaar hebben of krijgen van data. Bij het vaststellen van KPI’s en stuurinformatie is bepaald welke data-elementen hiervoor belangrijk zijn. Maar is deze data ook beschikbaar? Zo ja, in welk systeem is de data beschikbaar, in welke vorm, en op welke manier kan deze data ingezet worden voor het beoogde doel?

Zo nee, op welke manier kunnen we zorgen dat we de benodigde data vast kunnen leggen? Kan dit eenvoudig ondergebracht worden in een bestaand systeem? Kan het afgeleid worden uit databronnen die wel beschikbaar zijn, of moet eventueel een nieuw systeem opgezet worden, zoals bijvoorbeeld een low-code systeem?

2. Datakwaliteit

Als de data beschikbaar is, kijkt First Consulting naar de kwaliteit van de data en welke afspraken hierbij gemaakt zijn. Wie is er verantwoordelijk voor welke dataobjecten binnen de organisatie? Wat zijn de afspraken rondom de business rules omtrent de juistheid van data? Bij de overheidsinstantie uit het eerdergenoemde artikel werd geconstateerd dat bepaalde stappen die later in het proces voorkwamen, een einddatum hadden die lag vóór eerdere stappen in dat proces.

Dat is niet logisch en kan grote invloed hebben op kwaliteit van rapportages en berekeningen zoals bijvoorbeeld doorlooptijden. Leg vast wat toegestaan is en wat niet. Leg daarnaast vast wie er verantwoordelijk is voor correctie van duidelijk onjuiste gegevens.

3. Consolideren

Het komt zelden voor dat een specifieke informatiebehoefte ingevuld kan worden met gegevens die afkomstig zijn uit één bronsysteem. Vaak moeten meerdere bronnen gecombineerd worden tot een inzicht. Dit is het moment om te bepalen op welke manier de gegevens aan elkaar geknoopt kunnen worden. Is dit eenvoudig te doen doordat de data dezelfde kenmerken (sleutels) heeft, of is er een vertaling nodig voordat data gecombineerd kan worden?

Ook moet je nadenken over de technische invulling van de consolidatie van data. Moet data fysiek verplaatst worden, of kun je gebruikmaken van virtualisatie? Is er voldoende historie beschikbaar, of moeten hier aparte maatregelen voor getroffen worden?

4. Dataconsumptie

Na de consolidatie kijkt First Consulting naar de manier waarop de data als informatie door de organisatie geconsumeerd kan worden. Hoe data geïntegreerd is in de organisatie is mede bepalend voor de vormen van dataconsumptie die ondersteund moeten worden. Ook zijn er inzichten nodig voor stuurinformatie binnen de organisatie op langere termijn. Deze worden ingevuld door gedefinieerde dashboards en rapportages.

Als data centraler staat, moet gevalideerde data ook beschikbaar worden voor individuele medewerkers. Deze medewerkers zullen constant beslissingen nemen over operationele problemen, waarbij zij zelfstandig data kunnen gebruiken voor snelle analyses. Deze rapporten hebben een vluchtig karakter, omdat zij vaak direct na het oplossen van het operationele probleem niet meer nodig zijn.

5. Presenteren en delen van data

In het verlengde van de dataconsumptie dient nagedacht te worden over het presenteren en delen van data. Geen enkele organisatie bevindt zich in een vacuüm: er is meer en meer interactie nodig met andere onderdelen binnen de eigen organisatie of met andere organisaties binnen de keten. Ook, zeker bij bijvoorbeeld een overheidsorganisatie, dient voldoende aandacht besteed te worden aan het presenteren van informatie met betrekking tot maatschappelijke verantwoording.

Hierbij moeten wet- en regelgeving, waaronder privacyregels, in acht genomen worden. Denk dus na over welke data-elementen met welke partners gedeeld kunnen en mogen worden en op welke technologische wijze hieraan invulling gegeven kan worden. 

Het is geen rocket science, maar het is wel belangrijk om hier even goed over na te denken. Zeker om missers in de toekomst te voorkomen.