Hoe tech kan bijdragen aan het voorkomen van burn-out klachten

Burn-outs, psychische problemen door werk en werkstress worden een steeds groter probleem in ons land. Joyce Morsink en Mabel Rijpkema van Capgemini Invent leggen uit hoe slimme technologie kan bijdragen aan betere bestrijding.

Sinds 2013 is het aantal burn-out klachten in Nederland sterk toegenomen. Stress op het werk is beroepsziekte nummer één in Nederland en meer dan 1 miljoen mensen loopt jaarlijks het risico op een burn-out en andere werkgerelateerde psychische aandoeningen. De kosten hiervan zijn niet mals: volgens een schatting kost werkgerelateerd verzuim circa €2,8 miljard per jaar. 

Naast financiële gevolgen zijn er ook andere gevolgen, bijvoorbeeld het moeten regelen van geschikte vervanging en toename van de werkdruk bij andere medewerkers. Werkgevers hebben dus een groot belang bij het terugdringen van burn-out klachten. Daarnaast hebben zij ook invloed en een cruciale rol in de aanpak van het probleem.

De aanpak van burn-out klachten

De aanpak van burn-out klachten is complex. Oorzaken zijn vaak een combinatie van verschillende factoren die gelegen zijn op het niveau van het individu (de werkenden), het werk of de maatschappij en verschillen per persoon, waardoor een kant-en-klare oplossing om het aantal burn-out klachten in organisaties terug te dringen niet bestaat.

Daarentegen zijn er wel verschillende manieren om inzicht te krijgen in wat speelt in een organisatie en hiermee een beter beeld te krijgen op wat een werkgever gericht kan doen. Een datagedreven aanpak dient als startpunt voor effectief gezondheidsmanagement om meer inzicht te krijgen in risicofactoren van werkstress en de medewerkersbeleving. Deze inzichten kunnen vervolgens worden gebruikt om, met behulp van technologie, interventies in te zetten op geïdentificeerde thema’s vanuit twee verschillende benaderingen. 

Deze benaderingen ‘amplitie’ (benadering 1) en ‘preventie’ (benadering 2) staan in dit artikel centraal. Ten eerste kan worden gekeken naar het vergroten van de bevlogenheid van medewerkers, wat valt onder de amplitieve benadering. Amplitie wordt gekoppeld aan die type interventies die een positieve, op verbetering gerichte benadering hebben en gericht zijn op het bevorderen van positieve toestanden, zoals bevlogenheid, welbevinden en gezondheid.

Onderzoek wijst uit dat bevlogen medewerkers zich, onder andere, minder snel ziekmelden, zich betrokken voelen, meer extra taken op zich nemen, productiever zijn en minder snel tegen burn-out klachten zullen aanlopen. Ten tweede kan gericht aandacht worden besteed aan het voorkomen van burn-out klachten, ook wel preventie genoemd. Waar bij preventie de aandacht uitgaat naar risicofactoren van werkstress en medewerkers met klachten, is het uitgangspunt bij amplitie dat de focus wordt gelegd op alle medewerkers in een organisatie.

Het startpunt: een datagedreven aanpak

Geen organisatie of medewerker is hetzelfde en daarom is een maatwerk-aanpak nodig bij het verminderen van burn-out klachten in een organisatie en het vergroten van de bevlogenheid van medewerkers. Door slim gebruik te maken van data in de organisatie kunnen passende interventies worden ingezet en kan achteraf worden gemeten of interventies ook daadwerkelijk het gewenste effect hebben bereikt. Het sturen op datagedreven inzichten vormt het startpunt voor het voorkomen van burn-out klachten. 

Een gangbare manier om breed inzicht te krijgen in wat speelt in een organisatie, op een afdeling en in een team, is het ‘medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO)’ dat door veel werkgevers op vaste momenten in het jaar wordt uitgevoerd. Door gebruik te maken van het MTO kan meer zicht worden gekregen op risicofactoren van werkstress en de tevredenheid en bevlogenheid van medewerkers. Naast het MTO kunnen ook andere instrumenten worden ingezet om hier meer inzicht in te krijgen, bijvoorbeeld (online) Health Checks. 

In toenemende mate zetten vooruitstrevende organisaties in op het real-time meten van de medewerkersbeleving via ‘pulse’ metingen. Een ‘pulse’ meting is een intuïtieve, korte, flexibele, MTO-vragenlijst die frequent kan worden ingezet. Organisaties die real-time meten kunnen sneller en gerichter op in- en externe ontwikkelingen inspelen.

Covid-19 heeft het belang van real-time meten nog meer aangetoond, want de pandemie heeft grote veranderingen in de werkcontext met zicht meegebracht. Werkgevers willen in deze onzekere periode weten hoe het met hun medewerkers gaat zodat zij gerichte ondersteuning kunnen aanbieden en hiermee op behoeften kunnen inspelen.

Uitkomsten van MTO’s worden anno 2020 met name gebruikt als input voor de werkgever om HR-beleid aan te passen en gerichte interventies in te zetten. Echter zijn er ook organisaties gestart met het delen van deze resultaten op individueel niveau met hun medewerkers, in plaats van alleen op organisatie- en teamniveau. Dit vanuit de zienswijze dat medewerkers zelf ook een verantwoordelijkheid hebben in het verbeteren van hun eigen bevlogenheid op de werkvloer. 

Toegankelijke en visuele platforms (dashboards), zoals Peakon, Peachy Mondays en 2DAYSMOOD, helpen medewerkers te begrijpen op welk niveau van bevlogenheid zij zitten ten opzichte van een andere periode of ten opzichte van collega’s. 

MTO + HR analytics

De opgehaalde data uit de MTO geven waardevolle inzichten. Wanneer deze data echter worden gecombineerd met bestaande HR-data levert dit nog meer inzichten op. Veel organisaties koppelen verzuimdata bijvoorbeeld al aan HR-data, zoals leeftijd en geslacht, en kunnen hierdoor een beter beeld krijgen van de risicogroepen. Dit wordt echter vaak achteraf gerapporteerd. Deze analyse kan nog meer waarde opleveren als de ‘MTO-data’, dus informatie over medewerkersbeleving, hieraan wordt toegevoegd. 

Hiermee komt een organisatie achter verklarende en voorspellende inzichten op organisatieniveau en teamniveau, waarmee datagedreven interventies wel of niet ingezet kunnen worden. In veel organisaties is het combineren van data nog lastig, omdat data uit verschillende systemen ontsloten moet worden. In de toekomst zal daarom implementatie van een volledige Cloud Human Capital Management suite, zoals SAP SuccesFactors, Oracle HCM en Workday, belangrijk worden om dit te ondersteunen.

Belangrijk om te benadrukken is dat inzichten die worden verkregen vanuit data altijd gecombineerd moeten worden met kwalitatieve duiding. Platforms zoals hierboven genoemd helpen om deze inzichten te duiden. Echter is het belangrijk om ook door middel van gesprekken met medewerkers meer duiding te krijgen en daardoor een nog beter beeld te hebben van de oorzaken. Door de data-inzichten uit data weet de werkgever beter met wie en waarover het gesprek moet worden aangegaan. Data-analyses vervangen ook nooit ‘het goede gesprek’ tussen leidinggevende en medewerker.

Benadering 1: focus op amplitie

Met behulp van datagedreven inzichten kunnen vanuit benadering 1 en 2 gerichte interventies ingezet worden op gekozen thema’s. Het leggen van de focus op bevlogenheid (vanuit de benadering ‘amplitie’) wordt door steeds meer organisaties omarmd. Dit is terug te zien in opkomende rollen als ‘Chief Happines Officer (CHO)’, ‘Werkgeluk Expert’ en ‘Amplitiedeskundige’.

Er is onderzoek gedaan naar voorwaarden, ook wel energiebronnen genoemd, waaronder bevlogenheid kan optreden:

Werkgevers kunnen bijdragen aan het vergroten van de energiebronnen bij medewerkers en daarmee de bevlogenheid stimuleren. Dit kan via de organisatie zelf (energiebronnen op het werk), waarbij gewerkt wordt aan het veranderen van omgevingsfactoren, en via de medewerker (persoonlijke energiebronnen), waarbij de organisatie ondersteunend en faciliterend optreedt en de medewerker stimuleert om eigen verantwoordelijkheid te nemen. 

Een aantal voorbeelden van energiebronnen die belangrijk zijn voor het bevorderen van bevlogenheid van medewerkers en met behulp van technologische toepassingen kunnen worden gestimuleerd: 

Energiebronnen op het werk

In dit digitale tijdperk zijn we zo gewend geraakt aan real-time interacties en onmiddellijke bevrediging dat we dit ook verwachten als het gaat om erkenning en waardering en feedback op de werkplek. Er is natuurlijk geen vervanger voor een oog in oog ‘dankjewel’, maar gezien steeds meer bedrijven in de toekomst grotendeels op afstand en online blijven werken, bieden nieuwe technologieën hierin mogelijkheden.

Eén daarvan is medewerkerserkenning-software die organisaties in staat stelt erkenning en waardering in de organisatie te bevorderen. Dit zijn interactieve applicaties waarop leidinggevenden en collega’s de mogelijkheid hebben om beloningen en complimenten te geven aan medewerkers voor prestaties.

Daarnaast is het aanbieden van leer- en ontwikkelmogelijkheden belangrijk voor het vergroten van de bevlogenheid van medewerkers. Zo kunnen ze blijven werken aan hun vaardigheden en competenties en realiseren ze hun volledige potentie. Het ontwikkelgesprek wordt vaak als middel gebruikt om passende trainingen en opleidingen te bespreken. 

Om dit te automatiseren en in te spelen op ieders persoonlijke behoefte, kunnen werkgevers gebruikmaken van learning & development-systemen met artifical intelligence-ondersteuning om medewerkersprofielen te analyseren en inzichten te vergaren uit hun ervaringen en interesses. Hiermee worden gepersonaliseerde ontwikkelprogramma’s samengesteld. 

Persoonlijke energiebronnen

De waargenomen eigen competentie is een belangrijke persoonlijke energiebron die samenhangt met bevlogenheid. Het gaat over de overtuiging in eigen kunnen en het vertrouwen om je taken op het werk goed te kunnen uitvoeren. Het ervaren van successen draagt hieraan bij en daarvoor is het stellen van duidelijke doelen om successen te halen nodig. Werkgevers kunnen dit proces ondersteunen door gebruik te maken van performance management software waarmee medewerkers ondersteund worden in het zetten van prestatie- en leerdoelen. 

Veerkracht, optimisme en hoop dragen bij aan de bevlogenheid van een medewerker. Het wordt ook wel het psychologisch kapitaal genoemd. Het is van belang dat medewerkers intrinsiek gemotiveerd zijn om hier zelf mee aan de slag te gaan. Een nieuwe toepassing die werkgevers kunnen gebruiken is het inzetten van gamification. Spel-gebaseerd leren is een effectieve methode om verschillende vaardigheden te trainen, zoals psychologische vaardigheden en gezondheidsvaardigheden.

Het voordeel van gamification is dat medewerkers zelf bepalen hoe en wanneer ze de game spelen. Dit zorgt ervoor dat het voor medewerkers minder voelt alsof het van buitenaf wordt opgelegd. 

Benadering 2: focus op preventie

De basis van preventie ligt bij het aanpakken van de belangrijkste oorzaken van werkstress. Preventie wordt vaak ingezet bij medewerkers waarvan bekend is dat ze werkstress ervaren en dus een verhoogde kans hebben op burn-out klachten. Hieronder worden belangrijke elementen genoemd die bijdragen aan het voorkomen van burn-out klachten en met behulp van technologische toepassingen worden gestimuleerd. 

Bewustwording vergroten over de oorzaken van burn-out helpt bij het herkennen van de symptomen van burn-out klachten. Er zijn voldoende kansen om het tij te keren voor het te laat is. Want tussen het moment dat een medewerker zich compleet onbewust is van werkstress en het moment waarop een medewerker langdurig uitvalt met een burn-out kan veel gebeuren. 

Ook zijn er biofeedbackmethoden om het bewustzijn over stress te verhogen, bijvoorbeeld via een serious game die gebruikmaakt van virtual reality en het stressniveau meet tijdens het spelen van de game. Een bestaand voorbeeld hiervan is Stressjam. Door het spelen van deze game leer je bewust om te gaan met stress en een positievere mindset te ontwikkelen ten aanzien van stress. 

Een kwart van de werkende Nederlanders voelt zich niet veilig om psychische problemen zoals werkstress te bespreken met zijn of haar leidinggevende. Leidinggevenden in organisaties spelen een belangrijke rol bij het creëren van het gevoel van vertrouwen tussen leidinggevende en medewerker, maar ook in het team. 

Je ergens onderdeel van voelen en steun van collega’s wordt als grote waarde gezien, maar is niet altijd vanzelfsprekend. Een plek waar collega’s zich veilig voelen om uit te spreken wat ze denken en voelen betekent dat er ruimte is om het ervaren van werkstress of psychische problemen te bespreken. Een goede eerste stap als leidinggevende om deze omgeving te creëren is om het team elkaar echt te laten leren kennen. 

Het helpt hierbij vragen te stellen als ‘waar kom je vandaan?’ of ‘wat zijn voor jou impactvolle gebeurtenissen geweest?’ en ‘wat kost energie en wat levert jou energie op?’. In een veilige cultuur gaat het vooral om de verbinding tussen medewerkers en die is uiteindelijk het best te stimuleren als je elkaar (online) in de ogen kijkt. Echter kunnen MTO’s de leidinggevende helpen om inzicht te krijgen in het huidige niveau van veiligheid in het team. 

Afsluiting

In dit artikel zijn elementen en voorbeelden uiteengezet die werkgevers kunnen helpen om bevlogenheid onder medewerkers te bevorderen en burn-out klachten te voorkomen. Ondanks dat technologie ook (werk)stress kan veroorzaken, kunnen nieuwe toepassingen, zoals virtual reality en gamification juist ook een belangrijke bijdrage leveren aan het voorkomen van burn-out klachten. 

Over de auteurs: Joyce Morsink is gespecialiseerd in het arbodomein en HR gerelateerde vraagstukken in de context van digitale transformaties. Mabel Rijpkema is gespecialiseerd in het arbodomein. Beiden zijn werkzaam bij Capgemini Invent.