Business IT Alignment in energiebranche schiet tekort
De mate van samenwerking en afstemming tussen de business en ICT in de energiebranche schiet tekort, blijkt uit een onderzoek van Lux Consulting. Als energiepartijen hun volwassenheid in Business IT Alignment weten te realiseren, liggen voor hen miljoenen euro’s aan besparingen voor het oprapen.
Net als alle andere grote sectoren heeft ook de energiesector momenteel te maken met golven van veranderingen die elkaar in hoog tempo opvolgen. Deze veranderingen komen enerzijds vanuit wet- en regelgeving (bijvoorbeeld de sector releases), waardoor ze een verplicht karakter hebben. Anderzijds ontstaan deze vanuit de noodzaak voor de sector zich aan te passen aan de veranderende marktomgeving of om in te spelen op de nieuwste innovaties in de energiesector.
In de transitie naar de nieuwe marktrealiteit lopen veranderprogramma’s lang niet altijd zoals gepland, en doen zich in de sector problemen voor op het gebied van het budget, planning of bijvoorbeeld de scope. Volgens meerdere onderzoeken van de afgelopen jaren levert een op de drie softwareprojecten zowel letterlijk als figuurlijk niets op en nog een derde levert een werkbaar product op dat echter niet totaal voldoet aan de verwachtingen. Verschillende, zo niet tientallen redenen liggen ten grondslag aan de slechte prestaties van softwareprojecten. Een van de belangrijkste aspecten in het falen van softwareprojecten is de mate van ‘Business IT Alignment’ ook wel afgekort tot BITa*. “Recente theoretische en ook empirische onderzoeken hebben aangetoond dat er een positieve relatie bestaat tussen het BITa volwassenheidsniveau en de prestaties van projecten”, zegt Jonathan Zigter, partner bij Lux Consulting, een adviesbureau gespecialiseerd in het realiseren van implementaties.
Zigter constateert dat in de praktijk BITa steeds belangrijker aan het worden is, maar ook steeds ingewikkelder. Dit heeft met name te maken met de veranderende rol van technologie. Anno 2016 kunnen IT en Business niet meer los van elkaar gezien worden, en is technologie een belangrijke oorsprong van nieuwe ontwikkelingen geworden. “Grote innovaties in de energiesector zijn vaak IT-gedreven, van de ontwikkeling van Smart Energy, tot gedecentraliseerde opwekking van duurzame energie of de uitrol van slimme meters bij consumenten”, aldus Zigter. Tegelijkertijd worden de veranderingen die doorgevoerd moeten worden om concurrentie voor te blijven steeds omvangrijker, zeker met het oog op verstorende nieuwe partijen die loeren op de markt. Doordat technologische oplossingen en het IT-landschap steeds complexer worden, neemt ook het belang en de impact van BITa toe.
Met het oog op de grootschalige inspanningen en kosten die gepaard gaan met grote IT-transformaties in de energiebranche, besloot Zigter onderzoek uit te voeren naar de mate van BITa in de sector. “Vanuit mijn eigen praktijk ben ik vaak betrokken bij projecten waarbij er spanningen zijn tussen de business en de IT afdeling. Soms zou je denken dat het om concurrerende partijen gaat, maar in werkelijkheid gaat het om een en het zelfde bedrijf, waarbij in gezamenlijkheid gestreefd moet worden naar dezelfde doelstellingen. Dit is voor mij soms onbegrijpelijk.”
De belangrijkste onderzoeksvraag waarmee hij op pad ging luidde: “Wat is de relatie tussen het volwassenheidsniveau van Business IT Alignment en project performance bij energieleveranciers?” Om antwoord te kunnen geven op deze vraag voerde Zigter een uitgebreide documentenanalyse uit en hield interviews met professionals uit de energiebranche. Deze respondenten waren zowel werkzaam aan de business als de IT kant van hun organisaties, variërend van IT-managers en architecten tot business unit managers, ketenmanagers of project managers en externe consultants.
Om de volwassenheid van de BITa te meten definieerde Zigter zes dimensies** – Communications, Competancy/Value Measurement, Governance, Partnerships, Scope & Architecture en Skills. De respondenten werden gevraagd om voor iedere dimensie hun maturity niveau aan te geven volgens een vijfpuntschaal:
1. Initial / ad hoc process – processen worden voor de eerste keer uitgevoerd of worden ad hoc uitgevoerd
2. Commited process – er wordt een begin gemaakt met het definiëren van processen
3. Established focused process – de processen zijn in kaart gebracht en men werkt volgens deze processen
4. Improved / managed process – processen worden verbeterd
5. Optimized process – processen zijn geoptimaliseerd
Uit het onderzoek komt naar voren dat over de hele linie BITa maturity van de deelnemende organisaties voor verbetering vatbaar is. Met een score van 2,44 bevinden energiebedrijven zich op een maturity niveau dat tussen commited processes (niveau 2) en established, focused processes (niveau 3) ligt. Op Governance scoren de energiepartijen het hoogst met een score van 2,56, terwijl op Partnerships het laagst gescoord wordt met een gemiddelde van 2,19.
Zigter stelt dat energiebedrijven op dit vlak, zowel operationeel als financieel, nog flink terrein kunnen winnen door het professionaliseren van hun Business en IT Alignment. Hij baseert zich hierbij op de positieve relatie die in het onderzoek wordt aangetoond tussen BITa en project performance. “Er is geen vastomlijnd verband gevonden (een stijging van X punten op BITa maturity niveau leidt tot een verbetering van Y op project performance), maar het is duidelijk zichtbaar dat er een positief verband is.” Hij vervolgt: “De mate van maturity van de BITa spiegelt zich af op het project. Indien de reguliere organisatie qua BITa hoog scoort lopen de projecten ook beter. Dit zorgt er weer voor dat de projecten kwalitatief beter, binnen budget en volgens scope afgerond kunnen worden.”
Gevraagd naar hoe de BITa volwassenheid verbeterd zou kunnen worden wijst Zigter op een aantal mogelijkheden. De eerste stap naar een interventie toe zegt de adviseur is inzicht verschaffen. “Je kan niet direct alles aanpakken, maar door inzicht en urgentie kan er wel ruimte ontstaan om een eerste stap te zetten.” Met deze kennis van zaken kunnen managers aan de slag. “Qua actie kan gedacht worden aan de organisatie structuur en waar en hoe bijvoorbeeld IT is gepositioneerd.” Ook kan samenwerking tussen de 2 partijen worden gestimuleerd door bijvoorbeeld het werken volgens de agile en/of scrum methodiek. “Business mensen en IT’ers in 1 dedicated team met mandaat om te werken naar het resultaat zoals afgesproken. Hierbij is het van belang dat het management de controle bij het team laat liggen.”
Tot slot adviseert Zigter om gezamenlijke doelen en KPI’s op te stellen op niveaus die ook voor mensen op de werkvloer “behapbaar zijn”. “Zorg dat de teamleden (business en IT) van elkaar weten wat ze doen, dit vergroot het begrip en zorgt voor meer gelijke uitgangspunten.”
Vervolgonderzoek
Kijkend naar de resultaten, voegt Zigter toe dat er voor een compleet beeld van de manier waarop veranderinitiatieven verder verbeterd kunnen worden nog meer onderzoek nodig is. “BITa draagt bij aan project performance, maar BITa is niet het enige criterium wat meespeelt. Naast BITa zijn nog veel verschillende factoren en criteria die meespelen en die bepalen of een projectsuccesvol is of niet”, aldus de onderzoeker. En voor de komende jaren voorspelt hij dat BITa een steeds belangrijker criterium zal gaan worden, zeker met het oog op het groeiende aantal belangrijke IT-gedreven transformaties die gepaard gaan met de huidige energietransitie.
* Business IT Alignment wordt gedefinieerd als de afstemming van de interne en externe domeinen en functionele integratie tussen business en IT-gebieden.
** Deze dimensies zijn gebaseerd op een model van Luftman (2003).
