Ministeries geven onjuiste informatie over IT projecten
Berichtgeving aan de Tweede Kamer van ministeries over lopende IT‐projecten blijkt vaak onjuist of onvolledig, zodat echte problemen niet ontdekt worden. Dit blijkt uit het promotieonderzoek naar escalerende publieke IT projecten van Dr. Niels Groen aan De Universiteit van Maastricht. Het onderzoek van Groen, die als adviseur verbonden is aan BlinkLane Consulting, is gepubliceerd in het boek ‘De Bodemloze Put’, dat vanmiddag tijdens een boekpresentatie in Den Haag gepresenteerd zal worden.
De afgelopen jaren lag de overheid continu onder vuur voor diverse falende IT-projecten (zoals bijvoorbeeld eind vorig jaar bij de Sociale Verzekeringsbank, red.). Vaak was de kritiek terug te voeren op het overschrijden van de (miljoenen) budgetten, het niet halen van deadlines of het niet voldoen aan gestelde beloftes. De parlementaire onderzoekscommissie ‘ICT-projecten bij de overheid’, onder leiding van Ton Elias, concludeerde eind vorig jaar dat het Rijk blijft falen als het gaat om het beheersen van de IT-projectenportefeuille.
Om falende IT voor te zijn werd het Bureau ICT Toetsing in het leven geroepen, geleid door Deloitte Director John Schattorie. De meningen over het nut van het Bureau ICT Toetsing (BIT), en de manier waarop deze wordt ingericht en bezet, zijn echter verdeeld. Zo deelden onlangs Verdonck, Klooster & Associates adviseurs William Swaters en John Frogers nog hun visie over BIT en pleitten voor meer bevoegdheden voor CIOs binnen de overheid zelf.
Dr. Niels Groen, verbonden als senior consultant bij consultancybureau BlinkLane Consulting, heeft in het kader van zijn promotieonderzoek naar escalerende publieke IT projecten gekeken waar de knelpunten bij de overheid precies vandaan komen. Groen behaalde onlangs zijn doctoraat aan de Universiteit van Maastricht op het gebied van beleidsvorming en governance en presenteert vanmiddag de onderzoeksresultaten, die zijn gepubliceerd in zijn boek ‘De Bodemloze Put’. In het boek legt Groen, die ruime ervaring heeft als adviseur op het gebied van IT governance, IT (project) management en verbetering van operationele effectiviteit, uit hoe het komt dat (publieke) IT-projecten over het algemeen worden gekenmerkt door problematische realisatie en hoge kostenoverschrijdingen.
Uit zijn bevindingen blijkt vooral dat berichtgeving aan de Tweede Kamer van ministeries over lopende IT‐projecten, vaak onjuist of onvolledig is, waardoor echte problemen niet ontdekt worden. Het onderzoek laat zien dat bestuurders niet meer willen ophouden met falende projecten uit angst voor gezichtsverlies. Daarbij hebben ze volgens Groen de neiging om zaken richten de Kamer rooskleuriger af te schilderen. Dit heeft schadelijke gevolgen zoals projecten die uiteindelijk twee keer zo duur worden of maar een gedeelte van de beloofde functionaliteit opleveren.
Het boek biedt ook oplossingen voor het voorkomen van de problematiek. “Er dient een zelfreinigend vermogen te worden ontwikkeld in overheidsorganisaties. Toezicht van buitenaf, zoals met het recent opgerichte BIT, werkt alleen maar averechts. Dit zelfreinigend vermogen moet worden opgehangen aan professionalisme, autonomie en kleinschaligheid”, aldus Groen.
Projectbeheersing in de praktijk
Uit het onderzoeksprogramma van Groen kwamen diverse interessante feiten en conclusies naar voren, die ook in de praktijk toegepast kunnen worden. Door alle informatie te bundelen heeft Groen vanuit BlinkLane Consulting een raamwerk ontwikkeld, dat IT-projectbestuurders vooruit kan helpen om de beheersbaarheid van hun projecten te kunnen verbeteren. ‘Project Doctor’, zoals het raamwerk is genoemd, combineert een preventieve aanpak met monitoring en de-escalatie methoden. “De kerngedachte achter Project Doctor is dat voorkomen beter dan genezen is”, zegt Groen. Hij wijst op het feit dat hoe langer grote projecten al onderweg zijn, hoe moeilijker het wordt om nog aan te passen of te stoppen.
Door de Project Doctor aanpak in te zetten gelooft Groen dat bedrijven de beheersbaarheid van hun IT-projectenportfolio “significant” kunnen verbeteren. Sinds eind 2014 wordt de methode al toegepast op de dagelijkse werkzaamheden van diverse BlinkLane Consulting adviseurs.
Niels Groen presenteert zijn boek ‘De Bodemloze Put’ vanmiddag in Den Haag, vergezeld van gastsprekers Hans Mulder (European Research director Standish group,) en Lourens Visser (CIO Dienst Justitiële Inrichtingen).
