Aanpak voor waardevolle inzet Big Data in nutsbedrijven

Big Data (en de commerciële waarde ervan voor organisaties) transformeert wereldwijd complete industriesectoren, waaronder de nutssector. In een wereld waarin data management een toverwoord is en de strategische belangen hoog zijn, worstelen nutsbedrijven met de uitdaging om zoveel mogelijk waarde uit data analytics te halen. Om bestuurders te helpen in te spelen op het enorme potentieel, heeft PA Consulting Group een routekaart ontwikkeld voor het succesvol implementeren en verankeren van analytics bij organisaties in de nutssector.

De energie- en nutsmarkt ondergaat vandaag de dag enorme veranderingen, vooral als gevolg van nieuwe wet- en regelgeving, veranderende klantvraag, een overgang naar meer groene energie en de opkomst van nieuwe technologieën. Een van de grootste trends die een impact heeft op de sector is Big Data – grote volumes aan data van klanten, interne operaties en waardeketens. Die data kan zich, indien succesvol geanalyseerd, vertalen naar tastbare verbeteringen in de prestaties.

Een onderzoek in 2014 van IDC Energy Insights bevestigde de snelle opkomst van Big Data en de toenemende aandacht ervoor op de managementagenda van organisaties. Meer dan 90% van de ondervraagde bestuurders gaf vorig jaar aan dat ze tools en technieken inzetten om waarde uit data te halen – 5 jaar geleden was dit slechts 20%. Vooruitkijkend zal Big Data alleen maar meer terrein gaan winnen; 45% van de respondenten gaf aan dat tegen 2025 meer dan 10% van de omzet van hun organisatie terug te voeren zal zijn op data-analyse.

Voordelen voor nutssector
De toepassing van analytics kan aanzienlijke voordelen voor nutsbedrijven opleveren. Niet alleen biedt het commerciële kansen door betere klantconversie en klantenservice, zoals hierboven beschreven, maar in potentie ook enorme besparingen ten aanzien van de operaties. Dit kan variëren van lagere onderhoudskosten, verbeterde asset management, een lagere onderbrekingsfrequentie en efficiëntere back-office operaties.

De voordelen kunnen aanzienlijk zijn – een ander onderzoek van GTM Research laat zien dat de ROI multiplier van analytics meestal varieert tussen de 2x tot 12x ROI. Hoewel het rendement varieert tussen bedrijven en functies*, stellen de onderzoekers dat wereldwijd een gezond rendement kan worden behaald. Er zijn voorbeelden van nutsbedrijven die de helft van hun kosten van hun smart grid-programma’s terugverdienen door het detecteren en voorkomen van energiediefstal. Andere bedrijven rapporteren verbeteringen in de betrouwbaarheid van hun diensten van meer dan 35%, mede als gevolg van de inzet van geavanceerde analytische capaciteiten. Daarnaast kan analytics op het gebied van duurzaamheid een groot verschil maken.

Tegen de achtergrond van de enorme mogelijkheden van Big Data en de toenemende aandacht voor het fenomeen, zijn de resultaten onder de streep vooralsnog teleurstellend te noemen. Veel nutsbedrijven bespreken en stellen Big Data strategieën op, maar slagen er niet in om de strategie (succesvol) te implementeren. Sommigen zijn weliswaar in staat om Big Data grotendeels te implementeren, maar halen uiteindelijk te weinig waarde uit het proces.

Over het algemeen richten bedrijven zich vooral op de transactionele waarde van data analytics, terwijl juist de strategische en high-end gebieden onbenut blijven. Met andere woorden, managers bij nutsbedrijven zijn nog ver verwijderd van het volledig ontsluiten van het potentieel van Big Data. Vooral beperkte financiering en organisatorische drempels liggen hieraan ten grondslag, maar ook deels een gebrek aan kennis, expertise en ervaring ten aanzien van de juiste aanpak van data analytics.

Nutsanalytics routekaart
Voor bestuurders van nutsbedrijven die analytics willen implementeren, of een complete analytics transformatie nastreven, heeft PA Consulting Group een routekaart ontwikkeld, die hen door deze complexe en vaak zware uitdaging kan leiden. PA heeft meer dan 30 jaar ervaring in de energie- en nutssector, en specialiseert zich in onderwerpen op het snijvlak van business en IT. Op basis van hun ervaring en honderden klantcases, heeft het bureau een 6-stappen methode ontwikkeld – van strategie tot implementatie en post go-live-management.

De eerste fase van de methode vormt het doorvoeren van een complete beoordeling van de waarde en de potentiële scope van analytics. Deze eerste fase onderzoekt de huidige toepassingen en databeschikbaarheid en -kwaliteit in de gehele organisatie. Zodra deze fase voltooid is, kunnen nutsbedrijven kijken naar overige toepassingsgebieden, zoals ‘customer analytics’, ‘grid analytics’, ‘reliability analytics’, etc. om hun bestaande capaciteiten te beoordelen en te bepalen naar welke gebieden gekeken moet worden. Om klanten te ondersteunen in deze fase, biedt PA Consulting een overzicht van de belangrijkste gebieden die kunnen dienen als referentielijst. Op basis daarvan kunnen nutsbedrijven een gap-analyse en een volwassenheidassessment doorvoeren. Dit geeft uiteindelijk een overzicht van de meest interessante mogelijkheden.

Met een lijst van potentiële verbeterpunten in de hand, is de volgende stap het in kaart brengen en prioriteren van de verbetergebieden. PA Consulting raadt aan om deze verbetergebieden langs twee dimensies te halen – ‘Return on Investment’ (ROI) – de waarde die een verbeterinitiatief zal toevoegen – en ‘Ease of Implementation’ (EOI) – de moeilijkheidsgraad om de transitie door te voeren, ook wel als de 'kosten' van implementatie gekenmerkt. Met behulp van de ROI en EOI dimensies, kunnen initiatieven worden uitgezet in een matrix, waarmee snel bepaald kan worden welke projecten direct uitgevoerd moeten worden (hoge waarde; weinig moeite) en welke er geschrapt dienen te worden (lage waarde; veel moeite).

Een voorbeeldmatrix van Return on Investment vs. Ease of Implementation

Door de identificatie van quick-hits, en doelstellingen in het ‘Potentially’ en 'Deploy' spectrum, kunnen nutsbedrijven op een relatief eenvoudige manier waarde creëren. Het resultaat is een lijst van projecten die waarschijnlijk zullen worden uitgerold, en wat overblijft is de vertaling naar een meerjarenplan. Om dit te realiseren moeten ook diverse interne factoren in acht worden genomen, waaronder de beschikbaarheid van kwalitatieve data, capaciteiten, verplichtingen binnen het bedrijf en de organisatorische impact. Wanneer al deze factoren worden meegenomen, dan levert dit een routekaart op met een tijdskader, van de korte termijn implementatie (vaak de quick-hits) tot lange termijnplanning.

Nu de selectie en planning van de projecten heeft plaatsgevonden, is een verdere uitwerking van het business plan de volgende stap. Aangezien ROI alleen een indicatie geeft over hoe groot de voordelen zijn – met het oog op de planning – moeten projecten ook worden beoordeeld op de specifieke voordelen, de kosten, de risico’s en de gedetailleerde implementatie. In deze fase moeten managers de voordelen – zowel tastbare als niet tastbare – en de implementatiekosten nader onderzoeken. Kijkend naar de kosten, wordt een integrale aanpak geadviseerd, waarbij de uitrol van het proces, FTE’s, verandermanagement, programmamanagement, realisatie van de voordelen, en IT kosten de belangrijkste componenten vormen. Ook moeten de risico’s worden bepaald, gemanaged en geminimaliseerd.

Op basis van een gedetailleerde business case, kunnen projectteams beginnen met het opstellen van gedetailleerde behoeftenplannen. Daarbij is het van belang dat iedereen die profiteert van de analytics-oplossing hierbij betrokken wordt, en dat de behoeften holistisch worden bekeken – dus vanuit het perspectief van mensen, de organisatie, IT en de bedrijfscultuur. Belangrijk is dat de behoeften worden opgenomen in het businessplan, het projectplan en ook in de communicatie richting alle relevante stakeholders, zoals directe betrokkenen en hun leidinggevenden.

Implementatiefase
Na een gedegen voorbereiding en planningperiode, zijn de analyticsconcepten nu klaar om te worden geïmplementeerd. De uitvoeringsfase is verreweg de meest intensieve en kan voor de eerste cases tussen de 6 tot 8 weken bedragen en 2-3 maanden tot enkele jaren om de datagedreven organisatie op te bouwen. Einddoel is de uitvoering van de nieuwe oplossing en het proces. Daaronder valt bijvoorbeeld het verankeren van de nieuwe manier van werken binnen de organisatie.

In deze fase wijst PA Consulting op een aantal belangrijke focusgebieden, in zekere zin vergelijkbaar met standaard project- en implementatie management. Hoewel er met specifieke overwegingen rekening moet worden gehouden, is er bij de uitrol van analytics binnen de nutssector op sommige gebieden een ander proces benodigd dan voor traditionele software en oplossingen wordt gebruikt. Voordat de uitrol wordt doorgevoerd, moeten projectmanagers er voor zorgen dat ze beschikken over een solide plan, een goede aanpak voor verandermanagement en over een gedegen programmagovernance.

Realisatie van voordelen
Zodra projecten lopen, begint de zogenaamde ‘voordelenrealisatie’ fase. De belangrijkste doelstelling in deze fase is het identificeren, volgen en het realiseren van voordelen die voortkomen uit de nutsanalytics zoals opgesteld in het businessplan. De typische voordelen die in de nutssector worden gerealiseerd, kunnen worden verdeeld in acht verschillende gebieden:

• Grid – kostenbesparing, minder kapitaaluitgaven aan uitrusting en het verlagen van operationele kosten
• Voltage – betere visualisatie en management kan voltageproblemen in het netwerk verhelpen
• Customer – diefstalpreventie en verzekerde omzet als gevolg van betere processen zoals ‘meter to cash’ om omzetverlies te voorkomen
• Reliability – de betrouwbaarheid van het network heeft baat bij betere visualisatie, geoptimaliseerde planning van oplossingen en management
• Load – inzichten in ‘load’ kunnen het capaciteitsmanagement verbeteren en leiden tot een betere allocatie van mensen/uitrusting
• Asset – verbeterde ‘asset management’ en toekomstig onderhoud beter kunnen voorspellen
• Work – geïntegreerde data in combinatie met informatie van de werkvloer resulteert in betere planning van personeel voor gepland en ongepland werk, optimale operationele kosten en een hogere productiviteit.
• Enterprise – verbeterde rapportage en analytics voor klanten, financiële en HR functies verbeteren de besluitvorming.

Bij het opstellen van de voordelen, is het van belang dat deze beoordeeld worden via de SMART-methode (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden). Bovendien moeten de voordelen een grondige check doorlopen waarbij proceseigenaren en Finance moeten zorgen dat er voldoende eigenaarschap is. Met de voordelen helder geïdentificeerd – dit verloopt meestal parallel aan fase 4 en 5 – is de volgende stap het opstellen van een plan en een mechanisme om de voordelen te monitoren en deze gedurende de uitrol in opbrengsten en kosten uit te drukken. Hiervoor is een effectieve governancestructuur nodig, waaronder het management van ‘benefit owners’, en duidelijke metrische data en doelstellingen, ondersteund met een rapportage/dashboard mechanisme.

Aangezien initiatieven parallel zullen verlopen, geldt dit ook voor de voordelenrealisatiefase. Belangrijk is dat de infrastructuur staat, op het moment dat de eerste voordelen worden gerealiseerd. Vroege successen zorgen daarbij voor momentum in het programma, leiden tot meer vertrouwen bij de stakeholders en kunnen helpen de financiering voor de verdere uitrol veilig te stellen.

Door de routekaart toe te passen, gelooft PA Consulting Group dat bestuurders van nutsbedrijven een “significant” (concurrentie) voordeel in handen hebben om van hun analytics ambities een succes te maken. “De waarde van data wordt ontsloten door kleine stappen te maken richting de visie van een datagedreven toekomst van de organisatie”, concluderen de auteurs.

* Als gevolg van verschillen in onder meer volwassenheidsniveaus, netwerken en in-scope segmenten