Quintop implementeert BCM bij financiele klant

21 januari 2010 Quintop Management Consultants

Enige tijd geleden heeft Quintop Management Consultants bij een Nederlandse financiële instelling een adequate Business Continuity Management aanpak geïmplementeerd. Bovendien is deze aanpak ingebed in de gehele organisatie. De BCM - aanpak is gebaseerd op de methodiek van het Business Continuity Institute. Dit is een heldere en systematische methode die het mogelijk maakt om op basis van verschillende stappen een adequate BCM organisatie op te zetten. In dit artikel wordt deze methode én de BCM implementatie toegelicht.

Business Impact Analyse & Vulnerability assessment

De eerste fase van het project besloeg onder andere een ‘Business Impact Analyse’. Allereerst is een uitgebreide inventarisatie ten aanzien van de organisatieprocessen uitgevoerd. Vervolgens is in kaart gebracht welke processen kritiek zijn voor de organisatie, wat de gevolgschade is indien deze processen uitvallen én welke acties ondernomen moeten worden om deze processen weer op te starten in geval van nood. Door middel van workshops met de betreffende afdelingen zijn deze acties geformuleerd.

Na de Business Impact Analyse is onderzocht in hoeverre de organisatie kwetsbaar is voor mogelijke dreigingen. Hierbij kan gedacht worden aan overstromingsgevaren, vliegroutes, gastreinen, etc.  In deze ‘Vulnerability assessment’  is een inschatting gemaakt van de mogelijke schade en impact voor de organisatie. Vervolgens is gekeken naar welke maatregelen genomen moeten worden om de mogelijke risico’s te verkleinen. In samenwerking met de directie is uiteindelijk bepaald welke risico’s geaccepteerd worden en voor welke risico’s maatregelen getroffen moeten worden.

Tip: Belangrijk is dat alle organisatieprocessen in de Business Impact Analyse worden meegenomen omdat deze analyse het startpunt vormt van de BCM-aanpak. Besteedt daarom genoeg tijd aan het in kaart brengen van de verschillende organisatieprocessen.

BCM Strategie & Planning

De uitkomsten van de Business Impact Analyse en Vulnerability assessment moeten natuurlijk worden vertaald naar de praktijk. Om dit te bewerkstelligen is een BCM-strategie opgesteld. Deze strategie omvat zogenaamde ‘key requirements’ ten behoeve van de continuïteit van de IT infrastructuur, bedrijfsprocessen en facility management. Deze requirements zijn vervolgens vertaald naar concrete planningsdocumenten en draaiboeken. In de planning is bijvoorbeeld opgenomen dat binnen één jaar een externe werklocatie is geregeld en dat twee keer per jaar het crisismanagementteam wordt getraind. In de draaiboeken staan de te nemen stappen en de benodigde informatie in chronologische volgorde uitgeschreven. In een draaiboek voor facility management is bijvoorbeeld aangegeven dat inzichtelijk moet zijn hoeveel mensen in het kantoorpand aanwezig zijn tijdens de ramp. Op basis van deze gegevens wordt de uitwijkcoördinatie uitgevoerd.

Tip: In de draaiboeken dient elke stap in detail te worden beschreven zodat ten tijde van een crisissituatie iedereen precies weet wat er moet gebeuren en ongewenste verrassingen worden voorkomen.

Crisismanagement

Crisismanagement is een belangrijk onderdeel van BCM. Het crisismanagementteam wordt bijeen geroepen wanneer een crisissituatie ontstaat. Hierbij is het van belang dat van elk onderdeel van het bedrijf een vertegenwoordiger plaatsneemt in het crisismanagementteam. Dit team neemt besluiten ten aanzien van de continuïteit van de organisatie. Zolang de crisis aanhoudt bestaat er een crisismanagementteam organisatie. Van belang is dat het team op elkaar is ingespeeld tijdens een dergelijke situatie.

Tip: Laat het crisismanagementteam regelmatig oefeningen doen waarbij een simulatie van een crisis neergezet wordt.

Oefeningen

Een van de belangrijkste onderdelen van BCM is de theorie in praktijk brengen. Alle acties die in de draaiboeken omschreven zijn moeten getest worden in de praktijk. Hierbij kan gedacht worden aan ontruimingsoefeningen voor de bedrijfshulpverlening en uitwijkoefeningen van de afdeling IT, waarbij servers daadwerkelijk gestopt worden en op een alternatieve locatie weer van start gaan. Aan de hand van deze oefeningen zijn de draaiboeken en de BCM strategie aangescherpt.

Tip: De oefeningen dienen minimaal één keer per jaar te worden uitgevoerd.

Awareness

In het project is veel aandacht besteedt aan communicatie over BCM, zodat iedereen weet wat hij of zij moet doen als een crisissituatie zich voordoet. Zo zijn er posters opgehangen met wat te doen in welke situatie, voorlichtingssessies, workshops, BCM nieuwsbrief en ludieke acties. Tevens is een web-based ‘telefoonboom’ binnen de gehele organisatie ingevoerd. Dit systeem heeft als grootste voordeel dat binnen 20 seconden iedereen is gebeld. Tevens biedt dit systeem de mogelijkheid om via internet verschillende boodschappen voor bepaalde groepen in te spreken.

Tip: Combineer verschillende communicatie-uitingen op eenzelfde moment. Op deze manier wordt de boodschap extra kracht bijgezet en is de kans groter dat men de boodschap waarneemt en opslaat.

Resultaten

De totale BCM-aanpak is ingebed in de gehele organisatie aangezien de gehele organisatie de aanpak heeft opgenomen in de (dagelijkse) werkzaamheden. De implementatie kan daarom succesvol genoemd worden. Hiertoe behoren tevens de volgende resultaten:

- Opstelling en testen van draaiboeken
- Jaarlijkse update van de Business Impact Analyse en Vulnerability assessment;
- Oprichting van de BHV-organisatie;
- Aanstelling van een BCM coördinator.

Door: Anouk den Ouden, consultant bij Quintop Management Consultants

Nieuws