BearingPoint: Managers ontevreden over dashboards

11 oktober 2011 Consultancy.nl

Hoger management is over het algemeen ontevreden over de kwaliteit van rapportages. Uit onderzoek van BearingPoint naar het gebruik van dashboards bij verschillende managementlagen blijkt dat 56% van General Managers ontevreden zijn. Opvallend is dat de ontevredenheid over dezelfde rapportages bij financiële managers veel lager is - 34%. De consultants concluderen hieruit dat er een ‘mismatch’ bestaat tussen wat bijvoorbeeld de CEO wil zien en waar de CFO behoefte aan heeft.

Een artikel van Klaasjan Doeswijk, Senior Manager en leider van het Finance Transformation team.

Managers willen dashboards die gebruikt worden als effectieve besluitvormingstools. De financiële functie moet hierin zijn rol opnemen.

Een overzicht van de voornaamste resultaten:

  • 61% van de respondenten vindt dat de dashboards teveel gericht zijn op observatie en te weinig actiegericht zijn;

  • 50% van de respondenten zegt dat er een gebrek is aan toezicht op de operationele managers (door financieel personeel) en een gebrek aan kwalitatieve analyses die verder gaan dan de cijfers alleen. Denk hierbij aan opmerkingen en reeds in actie gezette plannen;

  • 47% van de respondenten zegt dat zij teveel dashboards ontvangen;

  • 44% van de respondenten vindt dat de dashboards teveel gericht zijn op het rapporteren van behaalde, veelal financiële, KPI’s en onvoldoende vooruit kijkt/ toekomstgericht zijn;

  • 44% moppert over onvoldoende uniformiteit onduidelijkheid over waar benchmarks vandaan komen;

  • 44% heeft het zelfs over irrelevante indicatoren;

  • 39% van de respondenten zegt dat er onvoldoende duidelijkheid is over de correlatie tussen de business strategie en doelstellingen en hun vertaling in meetbare indicatoren;

  • En 33% klaagt over rapportages die te laat beschikbaar zijn.

Kortom er kan nog wel wat verbeterd worden rondom dashboards en rapportages. Het rapport geeft dan ook de volgende aanbevelingen over hoe dit te verbeteren. Samengevat gaat het om de volgende vier stappen:

  1. Start top-down; bespreek met het hoogste management welke informatie zij willen zien. Wat is de strategie van het bedrijf, wat zijn de bedrijfsdoelstellingen en op welke manier kan dit vertaald worden in meetbare resultaten? Bespreek ook welke additionele informatie vervolgens gewenst is? Is het wellicht ook verstandig om de KPI’s behorend bij de strategische doelstelling ook in lijn te brengen en tezamen te rapporteren met de ‘Key Risk Indicators’ (KRI’s)?

  2. Bekijk vervolgens het huidige managementmodel. Hoe wordt er nu gemanaged? Welke informatie is nu beschikbaar? Wat zijn de huidige KPI’s en zijn deze nog relevant?

  3. Gebruik daarna bijvoorbeeld een Dupont-schema om inzichtelijk te maken hoe de huidige definities, indicatoren en doelstellingen bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Het resultaat van stap 1, 2 en 3 leidt tot de belangrijkste KPI’s voor je nieuwe dashboard.

  4. Na bepaling van de belangrijkste KPI’s en daarmee het gezamenlijke beeld over wat rapportage-items zijn rest nog een belangrijke stap: de afstemming van de rapportage met alle stakeholders (of gebruikers). Denk dan aan de ‘look & feel, de frequentie (maandelijks, wekelijks of real time?) en medium (iPad, smartphone of toch papier?)

Belangrijke tip bij deze stappen is om zo lang mogelijk te wachten met het spreken met pakketleveranciers. Zij zouden verstorend kunnen werken op de bovenstaande stappen.

Uiteraard zal het niet altijd even gemakkelijk zijn om iedereen in de organisatie tevreden te houden maar als, zoals blijkt uit dit onderzoek, meer dan de helft van de managers ontevreden is dan is dat een signaal wat niet te negeren valt. Door de twee doelen; opvolging van de gezette strategische en operationele doelstellingen en het managen van de dagelijkse operationele werkzaamheden; nauwlettend in het oog te houden bij het bouwen van dashboards zullen deze echt effectief zijn. Het volledige rapport met de onderzoeksresultaten kan worden opgevraagd bij de auteur.

Nieuws

Meer nieuws over