AT Kearney: Verwerking van onkostendeclaraties veel te duur

08 mei 2008 Consultancy.nl

Europese bedrijven maken nog steeds te veel kosten bij het plannen, boeken en beheren van hun zakenreizen. Boven op elke €1000 reiskosten komt nog eens €46 voor de administratieve verwerking. Dat blijkt uit onderzoek van American Express onder Europese bedrijven. Uit het onderzoek, dat in samenwerking met A.T. Kearney werd uitgevoerd, wordt duidelijk dat deze indirecte kosten in vergelijking met vijf jaar geleden al aanmerkelijk zijn teruggebracht.

Kan beter
'Maar er is nog aanzienlijke ruimte voor verbetering', zo concludeert American Express. De 66 onderzochte bedrijven geven jaarlijks meer dan 2,6 miljard euro uit aan zakenreizen. Daarvan gaat bijna 85 miljoen euro naar administratieve verwerking. Sinds het vorige onderzoek uit 2003, zijn bedrijven erin geslaagd hun indirecte kosten terug te dringen van 5,6% van de totale directe reiskosten, naar 4,6%.

Kosten verwerking
Dit betekent dat voor iedere €1.000 die wordt uitgegeven aan reis- en representatiekosten, inclusief vliegtickets, overnachtingen, eten en drinken en autohuur, nog eens €46 wordt uitgegeven aan het verwerken van deze kosten.

Intensief
Het verwerken van de onkostendeclaraties en het plannen van de reizen zijn processen die zowel arbeids- als tijdsintensief zijn, en deze vertegenwoordigen samen 75% van de totale indirecte kosten. Door over te stappen op efficiëntere werkwijzen kunnen bedrijven de verwerkingskosten terugdringen naar 21 euro voor iedere €1.000 - een besparing van 54% op de indirecte kosten.

Oplossingen
Edwin Schoenmakers, directeur Commercial Card Nederland, American Express: "In het huidige economische klimaat zijn bedrijven voortdurend op zoek naar manieren om te besparen op reiskosten. Dit onderzoek geeft niet alleen aan waar bedrijven op kosten kunnen besparen en tijdwinst kunnen boeken, maar biedt ook oplossingen aan in de vorm van best practices".

Online boeken
De afgelopen vijf jaar zijn er tevens aanzienlijke kostenbesparingen gerealiseerd dankzij de verbetering van de zoekmogelijkheden op internet en online booking. 59% van de bedrijven maakt nu gebruik van geautomatiseerd boeken, waardoor veel reizigers nu zelf hun reis kunnen boeken.

Nieuws