BlinkLane: Hoe ICT leveranciers de overheid de baas zijn

15 oktober 2014 Consultancy.nl

De overheid is voor het ontwikkelen van haar ICT-voorzieningen sterk afhankelijk van het inhuren van ICT-bedrijven. Met name de bekende, grote ICT-bedrijven hebben een groot deel van deze markt in handen. Vorige week werd in een veelbesproken aflevering van Zembla gesteld dat deze ICT-bedrijven frauderen bij aanbestedingen voor projecten van de overheid. Ten gevolge van deze frauduleuze praktijken zou de overheid te veel geld betalen voor haar ICT, terwijl vaak de beoogde resultaten niet eens worden behaald.

Belang
Hoewel in de reportage van Zembla niet een direct verband wordt gelegd tussen de misstanden bij de gunning van overheidsopdrachten aan ICT-leveranciers en het mislukken van de daaruit volgende projecten, is het wel een kenmerk van iets dat zeer zeker verband houdt met het mislukken van publieke ICT projecten; het is een kenmerk van een principaal-agent probleem. Van een principaal-agent probleem is sprake wanneer een opdrachtgever (principaal) een leverancier (agent) inhuurt om werk namens hem uit te voeren, maar vervolgens moeite heeft om deze leverancier in zijn beste belang te laten handelen.

Overheid - Den Haag

Rendement
In het geval van een contract waarbij wordt afgerekend op basis van gewerkte uren is het bijvoorbeeld aantrekkelijk voor een leverancier om het project zo lang mogelijk te laten duren en de omzet zo te maximaliseren. In het geval van een contract op basis van een vaste prijs, is het aantrekkelijk voor de leverancier om de kosten te minimaliseren voor een maximaal rendement. Dit laatste heeft vaak een nadelig effect op de kwaliteit, doordat er bijvoorbeeld zo veel mogelijk goedkope en onervaren krachten worden ingezet. Bovendien loopt de flexibiliteit in opdrachten die zijn aangenomen voor een vaste prijs sterk terug, omdat de leverancier zijn marge zal willen beschermen met gedetailleerde specificaties en iedere afwijking als duur meerwerk in rekening zal brengen. Het is duidelijk dat in beide scenario’s niet optimaal het belang van de opdrachtgever wordt gediend.

Achterhouden
Het principaal-agent probleem kan bestaan door een ander fenomeen; informatieasymmetrie. Informatieasymmetrie betekent dat de agent beschikt over informatie die de principaal niet heeft ten aanzien van het werk, die zij kunnen benutten of achterhouden ten gunste van hun eigen belang, maar ten koste van het belang van de principaal.

Blinklane - Projectmanagement

Projectescalatie
Publieke ICT-projecten kunnen vaak lang doorlopen zonder dat de opdrachtgever zich niet bewust is dat de leverancier niet de gewenste resultaten bereikt. Deze informatie is niet (tijdig) bekend bij de opdrachtgever, omdat de leverancier deze informatie niet deelt, omdat dit zijn commerciële belang schaadt. Gevolg van deze informatieasymmetrie is dat de problemen vaak pas duidelijk worden voor de opdrachtgever op een moment dat er al zoveel is geïnvesteerd dat hij niet meer bereid is om te stoppen of fundamenteel van koers te wijzigen.

Verdeling
Om projectescalatie te voorkomen moeten overheidsorganisaties dus actie ondernemen om de ongelijkwaardige relatie die zij hebben met hun leveranciers te veranderen. Deze ongelijkwaardigheid ligt ook ten grondslag ligt aan de misstanden bij aanbestedingsprocedures. Het betrekken van onafhankelijke experts is een oplossing. Er zijn ook diverse andere technieken, zoals Best Value Procurement en Agile productontwikkeling, die leveranciers in een geheel andere rol brengen ten opzichte van hun opdrachtgevers met betrekking tot de verdeling van informatie. Overheid, laat u niet bij de neus nemen.

Een artikel van Niels Groen, consultant bij adviesbureau BlinkLane Consulting.

Nieuws

Meer nieuws over