Finext: Prijsdoorberekening FSSC afhankelijk van maturity

08 oktober 2014 Consultancy.nl

Het is een vaag waar veel bestuurders en financiële managers mee kampen: wie betaalt de rekening van Financial Shared Service Centers (FSSC). In de praktijk blijkt dat het berekenen van de werkelijke kostprijzen en een reële doorbelasting naar de business afhankelijk is van de volwassenheidsfase van het FSSC. Tom van Nieuwkerk, adviseur bij Finext, geeft inzicht in de relatie tussen de ‘maturity’ van een FSSC en de manier en mate van prijsdoorberekening.

Volwassenheidsfase 1: Basis FSSC
Het FSSC wordt in deze fase gezien als een kostencenter, van waaruit wordt doorbelast. In dit stadium zijn de voornaamste doelen van het FSSC het reduceren van kosten en het stabiel houden van het kwaliteits-niveau van processen, terwijl de business processen worden verbeterd. Het FSSC staat niet onder veel druk om de processen efficiënter te maken en er geldt verplichte winkelnering voor de interne afdelingen.

FINANCE OF SHARED SERVICE CENTER

Doorbelasting vindt vaak plaats op basis van een vaste fee - opgelegd vanuit het management. Er wordt op basis van nacalculatie een afrekening gemaakt, die er voor zorgt dat het FSSC zijn kosten kan blijven dekken. Prijzen zijn voor de afnemer van de diensten in deze situatie niet onderhandelbaar. Prijsfluctuaties als gevolg van organisatieveranderingen zijn voor rekening van de afnemende partijen.

De doorbelasting van kosten is in deze fase weinig verfijnd en berust vaak op FTE of een andere grove verdeelsleutel. Het FSSC dekt hiermee haar kosten volledig af en heft weinig tot geen prikkel om kostenefficiënt te gaan werken. De afnemende partijen zien zich in dit stadium vaak geconfronteerd met relatief hoge kosten voor haar transactionele processen. Zeker in de beginfase van een FSSC zal het aantal aangesloten afnemers klein zijn, wat tot een relatief hoge doorbelastingfee leidt.

Volwassenheidsfase 2: Transformatie naar business units
Het tweede stadium van volwassenheid van het FSSC wordt gekarakteriseerd door de introductie van Service Level Agreements (SLA’s). Het primaire doel is nog steeds kostenreductie, maar met een hoger servicelevel. Vaak vergroot het FSSC de scope van processen en biedt het naast het uitvoeren van transactionele processen ook adviesdiensten. Het doel van de onderneming is om de FSSC-organisatie te behandelen alsof het een externe leverancier van diensten is, met contractueel vastgelegde serviceafspraken. Het FSSC moet, naast pure kostenreductie, bewijs leveren van de toegevoegde waarde. Procesautomatisering en efficiency worden de belangrijkste waardedrivers van het FSSC.

FSSC Finext

In deze fase begint de verhouding tussen leverancier en afnemer, ondanks verplichte winkelnering, gelijkwaardiger te worden en ontstaat er ruimte voor het maken van afspraken over afgenomen diensten en bijbehorende tarieven. Bij het introduceren van een SLA wordt een dienstencatalogus ingevoerd. Dit geeft de organisatie de gelegenheid een kostenmodel te ontwikkelen waarin een aantal kosten specifiek toegerekend kunnen worden naar producten.

Een voorbeeld zijn de kosten van het Accounts Payable proces. Wanneer het FSSC facturen verwerkt via een ERP-pakket zoals SAP, kan op basis van aantallen factuurtransacties en documenttypes afgerekend worden met de afnemer. Factuurprijzen kunnen dan middels een eenvoudig kostprijsmodel toegerekend worden, waarbij het onderscheid tussen overhead en daadwerkelijke transactiekosten inzichtelijk is. Voorwaarde voor het zuiver houden van de kostprijsbepaling is echter wel een efficiënt ingericht proces, met afspraken over bijvoorbeeld de vaste aanlevering van formaten, het aantal factuurregels per factuur en correctiewerk.

Quote Finext - FSSC

Volwassenheidsfase 3: Transformatie naar opbrengstcenter
In deze fase bestaat het FSSC uit volledig onafhankelijke business units. Het doel van elke business unit is waardecreatie door het leveren van service onder concurrerende omstandigheden. Nieuwe rollen en verantwoordelijkheden zoals Accounts Payable proceseigenaren worden geïntroduceerd in dit model.

Het FSSC verbreedt zijn processcope en biedt naast de transactionele services ook adviesdiensten. In dit stadium erkennen alle belanghebbenden de toegevoegde waarde, en werken de dienstverleners in professionele, geoptimaliseerde werkomgevingen met gemakkelijke toegang tot relevante informatie.

Zowel interne medewerkers als externe partijen hebben eenvoudig toegang tot het FSSC. SLA- en KPI-monitoring geeft proceseigenaren en senior management het nodige inzicht in de effectiviteit, klanttevredenheid en prijzen van de geleverde diensten. Vanuit deze positie is het FSSC in staat om diensten te verlenen over de organisatiegrenzen heen. De transformatie van kosten- naar opbrengsten-plaats is opportuun. Producttarieven zijn meer marktconform, waarbij concurrentievoordeel enkel nog wordt behaald op zaken als locatie, additionele services en snelheid van dienstverlening.

Nieuws

Meer nieuws over