Het Nieuwe Samenwerken: 7 tips voor HR managers

25 september 2014 Consultancy.nl

De tijd is rijp voor een vervolg op Het Nieuwe Werken (HNW). Organisaties die startten met HNW, investeerden vooral in flexplekken en ICT-voorzieningen. Dat levert veel vrijheid op voor medewerkers, maar zij hebben tegelijkertijd behoefte aan structuur. Goed inspelen op dit soort wensen zorgt voor tevreden medewerkers – een voorwaarde voor succes en klanttevredenheid. Dat vertaalt zich in winstgevendheid. Madelon Kuiper en Marco van Gelder, beide adviseurs bij KPN Consulting, presenteren 7 tips voor hoe HR-managers in de praktijk invulling kunnen geven aan Het Nieuwe Samenwerken.

1. Zorg voor werkruimtes die passen bij taken van medewerkers
Hoe hoger de kwaliteit van de werkomgeving, hoe hoger de medewerkerstevredenheid. Zorg daarom voor werkruimtes die aansluiten bij de taken die medewerkers uitvoeren. Bijvoorbeeld aparte werkplekken voor concentratie en (virtuele) ontmoetingsplekken voor communicatie en kennisdeling.

Werkruimtes die passen bij medewerkers

2. Biedt medewerkers vrijheid en automie
Door onder meer de toename van concurrentie en technologische ontwikkelingen moeten bedrijven innoveren en zichzelf blijven uitvinden. Dat kan alleen als er ruimte is voor nieuwe ideeën, kennisdeling en creativiteit. Hiervoor hebben medewerkers vrijheid en autonomie nodig. Bijvoorbeeld door medewerkers vrij te laten in hoe ze hun resultaten willen bereiken.

3. Biedt óók heldere kaders
Voor HR is een belangrijke taak weggelegd om medewerkers naast vrijheid óók kaders te bieden. Of te stimuleren dat afdelingen dit zelf regelen. Denk aan nauwkeurig uitgewerkte werkprocessen, duidelijke afspraken, en helderheid over rollen en verantwoordelijkheden.

4. Organiseer dag- en weekstarts
Gezamenlijke overleggen op vaste tijdstippen bieden structuur en overzicht. Bijvoorbeeld dag- en weekstarts, binnen teams, tussen afdelingen en/of met klanten. Medewerkers synchroniseren hierdoor hun werk. Ze geven een statusupdate over hun eigen taken, communiceren resultaten en vragen waar nodig hulp aan collega’s.

Planning

5. Spreek heldere, gezamenlijke doelen af
Medewerkers geven aan dat ze behoefte hebben aan heldere, gezamenlijke doelen. Dit blijkt uit het nationaal onderzoek Het Nieuwe Werken 2013. Ze vinden het belangrijk te weten hoe individuele prestaties bijdragen aan de doelen en de strategie van de organisatie. Dat geeft medewerkers de juiste richting hun werk goed te doen.

6. Geef aandacht aan persoonlijke groei en ontwikkeling
De combinatie van structuur en de vrijheid om het werk zelf in te richten, maakt dat medewerkers betrokken blijven en betere resultaten leveren. Een andere succesfactor is aandacht voor persoonlijke groei en ontwikkeling. Van oudsher een taak van HR. In de huidige, snel veranderende wereld is het nóg belangrijker. Want alleen als medewerkers zich blijven ontwikkelen, kunnen organisaties blijven inspelen op veranderingen.

7. Vier successen
Betrokken en trotse medewerkers zijn productiever en hebben een positieve invloed op hun omgeving. Die betrokkenheid is te vergroten door aandacht voor behaalde resultaten. Dat kan individueel of per team. Successen vieren inspireert. Medewerkers zien wat de impact is van hun bijdrage en voelen zich persoonlijk betrokken bij het succes van de organisatie.

Succesfactoren

‘Ik heb veel geleerd over nieuwe technologie en de toepassing ervan, maar wat kan ik er nu concreet mee?’ Een goede beantwoording van deze vraag is doorslaggevend voor het succes van HNW. Want als medewerkers het nut er niet van inzien, zullen ze het ook niet gaan doen. Laat medewerkers zélf ervaren welke mogelijkheden HNW biedt. Dan stimuleert u verandering in hun gedrag, vaardigheden en overtuigingen. Door heel concreet in te gaan op wat medewerkers graag willen bereiken, gaan ze het geleerde ook echt toepassen en komt HNW beter van de grond.

Uit je comfortzone
Mensen leren het best door te doen. Daarbij speelt ervaring een grote rol. Ervaring is dat wat medewerkers meemaken met de nadruk op het leerproces en hun actieve rol daarin. Door te ervaren, creëren mensen kennis. Die kennis vertalen ze vanuit de leerervaring naar de praktijk. Leren werkt meestal het beste buiten de eigen comfortzone. Dan ontstaat er namelijk een confrontatie met de eigen grenzen en daarmee de drang om die te verleggen. In de praktijk gebeurt dit bijvoorbeeld als mensen worden geconfronteerd met flexibele werkplekken.

Nieuw perspectief, andere attitude
Bij de introductie van flexibele werkplekken is er altijd wel een aantal sceptische medewerkers. Het is nieuw, anders en zorgt dus voor onzekerheid. Door flexwerken zelf te ervaren in bijvoorbeeld een simulatie, kan bij deze medewerkers een nieuw perspectief ontstaan. De illustratie laat zien hoe de inzet van ervaringen bijdraagt aan het ontstaan van een nieuw perspectief en zo zorgt voor een gewijzigde attitude.

Het Nieuwe Werken

Succeservaring motiveert Alleen maar ervaringen opdoen is niet genoeg om tot een gewijzigde attitude te komen. Door systematisch terug te kijken op de opgedane ervaring – dus bijvoorbeeld door te reflecteren op het proefdraaien met HNW – ontwikkelen medewerkers pas een nieuw perspectief. Deze reflectie is bedoeld om ervaringen te herstructureren en zo het geleerde in de praktijk toe te kunnen passen. Op die manier veranderen fundamentele attituden en komt er ruimte voor nieuwe leerontwikkelingen. Het ontstaan van een nieuw perspectief in de praktijk werkt verrassend motiverend. Als medewerkers zélf een succeservaring beleven, nemen hun zelfvertrouwen en zelflerend vermogen toe. En daarmee ook de kans dat medewerkers enthousiast met de nieuwe mogelijkheden aan de slag gaan!

In de praktijk
Er zijn verschillende middelen en leermethoden om medewerkers actief te laten wennen aan de nieuwe mogelijkheden en nieuwe technologie van HNW. Denk aan training of serious gaming, waarbij medewerkers deelnemen in simulaties en zo ervaring opdoen en kennis uitwisselen. Een mooi voorbeeld is het KPN Experience Center: hierin zijn belevingswerelden nagebootst, zoals thuis, op kantoor en onderweg. Medewerkers kunnen er HNW echt ‘beleven’.

Met een rollenspel of scenario, zoals een rollenspel waarin een medewerker moet samenwerken met collega’s op afstand, ervaren ze wat HNW betekent in hun dagelijkse praktijk. In simulaties kunnen ze de nieuwe mogelijkheden en nieuwe technologie uitproberen en zelf ervaren wat de voordelen hiervan zijn. Dat geeft hen concrete handvatten om HNW toe te passen in hun dagelijkse werk.

Marco van Gelder - Madelon Kuiper - KPN Consulting

Tips om medewerkers te motiveren
• Laat medewerkers zélf het nut ervaren van HNW. Pas dan staan ze er positief tegenover en zijn ze gemotiveerd om te leren
• Organiseer interventies waarin medewerkers een succesvolle leerervaring kunnen opdoen. Dat is cruciaal om het geleerde ook echt toe te passen in de praktijk
• Sluit zo dicht mogelijk aan bij de dagelijkse praktijk van debmedewerkers. Des te groter is de motivatie en het leereffect

Dit artikel verscheen eerder in #trendingtopics, het magazine voor relaties van KPN Consulting.

Nieuws