KPN Consulting: 6 redenen voor Nieuwe Samenwerken

02 september 2014 Consultancy.nl

De tijd is rijp voor een vervolg op Het Nieuwe Werken (HNW). Organisaties die startten met HNW, investeerden vooral in flexplekken en ICT-voorzieningen. Dat levert veel vrijheid op voor medewerkers, maar zij hebben tegelijkertijd behoefte aan structuur. Goed inspelen op dit soort wensen zorgt voor tevreden medewerkers – een voorwaarde voor succes en klanttevredenheid. Dat vertaalt zich in winstgevendheid. Zes redenen voor het vervolg op HNW: Het Nieuwe Samenwerken.

Investeringen in huisvesting en de inrichting van flexplekken (bricks) en moderne ICT-voorzieningen (bytes) leveren niet altijd op wat organisaties hadden verwacht. Dat komt onder meer doordat aan het gedrag van medewerkers (behaviour) nauwelijks kaders zijn gesteld. Juist het gedrag van medewerkers is cruciaal. Medewerkers hebben behalve behoefte aan vrijheid óók behoefte aan structuur. Met Het Nieuwe Samenwerken sluit u hier beter bij aan. Sturen op gedrag betekent indirect dat u ook stuurt op het gebruik van technologie en flexplekken – zonder uw medewerkers hun vrijheid weer af te pakken. Bricks, bytes en behaviour zijn daarmee beter in balans. En dat levert veel op.

Het Nieuwe Werken

Uitgangspunten

Het Nieuwe Samenwerken biedt medewerkers vrijheid binnen duidelijke structuren. Dat gebeurt onder meer via de volgende uitgangspunten:

  • Heldere afspraken maken en vastleggen van gezamenlijke doelstellingen en gedragsprincipes van Het Nieuwe Samenwerken;
  • Vaste overlegmomenten plannen, zoals een gezamenlijke dagen weekstart binnen het team, tussen afdelingen en/of met klanten;
  • Effectief virtueel en fysiek  samenwerken door ICT-oplossingen te gebruiken, zoals video-conferencing, instant messaging  en het delen van schermen;
  • ICT-vaardigheden van alle  medewerkers op een basisniveau brengen, bijvoorbeeld door voorbeeldgedrag of een aanpak om  nieuwe ICT-tools ook echt te gebruiken;
  • ICT-toepassingen die medewerkers helpen om klanten beter te bedienen, bijvoorbeeld apps die (klant) informatie ontsluiten zodat medewerkers altijd en overal over de juiste informatie beschikken als ze klanten helpen.

Resultaten

KPN Consulting onderzocht bovenstaande uitgangspunten via best practices in de markt en eigen ervaringen. Uit dit onderzoek blijkt dat organisaties die overgaan op Het Nieuwe Samenwerken veel resultaten kunnen boeken. Het potentieel is afhankelijk van de branche en de kenmerken van de betreffende organisatie, zoals de werkstijl(en) van de medewerkers, de adaptatie van ICT-oplossingen, de organisatiecultuur en het voorbeeldgedrag van het hoger management. We geven zes redenen voor Het Nieuwe Samenwerken, inclusief mogelijke resultaten.

Het Nieuwe Samenwerken

1. Meer resultaat door heldere gezamenlijke doelen

Medewerkers geven aan dat ze behoefte hebben aan heldere, gezamenlijke doelen. Als hun leidinggevende duidelijk uitlegt hoe individuele prestaties hieraan bijdragen geeft dat de juiste richting om het werk goed te doen. Uit onderzoek blijkt dat 60% van de medewerkers effectiever gaat werken.

2. Rust en overzicht, minder ‘brandjes’ 

Duidelijke structuren en overleg- momenten zorgen voor rust en overzicht. Medewerkers nemen deel aan vaste overlegmomenten, zoals een dag- of weekstart. Dat kan fysiek of online. Ze delen de stand van zaken van projecten, communiceren resultaten en vragen hulp waar nodig. Iedereen weet waar hij aan toe is. Leidinggevenden kunnen op tijd bijsturen, wat zorgt voor betere resultaten en meer efficiëntie. Bij de onderzochte organisaties vond meer dan 70% van de medewerkers individuele bijdragen en teambijdragen transparanter.

3. Betere communicatie en daardoor minder ruis

Vaste overlegmomenten – synchronisatie – met de klant en binnen het team zorgen voor een betere relatie. De gezamenlijke uitgangspunten en afspraken zijn helder, bijvoorbeeld over de kwaliteit van deliverables en deadlines. Er is betere communicatie waardoor er meer wederzijds begrip is en eventuele ruis wordt voorkomen. Dit komt de samenwerking ten goede: uit het onderzoek blijkt dat 85% van de medewerkers beter samenwerkt.

Marco van Gelder - Maelon Kuiper - KPN Consulting

4. Hogere medewerkerbetrokkenheid


De combinatie van kaders, nieuwe tools voor betere samenwerking en de vrijheid om het werk zelf in te richten maakt dat medewerkers betrokken blijven en betere resultaten leveren. Ze kiezen zelf waar en wanneer ze hun werk doen. Mede door die vrijheid, nieuwe tools en het vertrouwen van de organisatie voelen ze zich meer verantwoordelijk voor het eindresultaat. Het leidt tot betere service, meer klanttevredenheid en een hogere omzetbijdrage per medewerker. Ziekteverzuim en verloop kunnen dalen met 5 tot 15%.

5. Meer tevredenheid en productiviteit

Medewerkers zijn meer tevreden over het gebruik van ICT-middelen en supportvoorzieningen. Ze zetten de tools per situatie goed in en krijgen meer plezier in samenwerking en kennisdeling. De productiviteit, tevredenheid en positieve gebruikerservaring nemen toe. Mogelijke resultaten zijn: 90% van de medewerkers is meer tevreden en de productiviteit (netto werktijd) kan zelfs 40% hoger liggen.

6. Besparing van tijd en kilometers

Medewerkers die vaker thuiswerken besparen reistijd en autokilometers. Dat kan snel oplopen, vooral voor grote organisaties. Zo besparen Nieuwe Werkers bij KPN wekelijks gemiddeld ruim 2 uur en 139 autokilometers. Als in 2015 20% van de Nederlandse beroepsbevolking 2 dagen per week zou kunnen thuiswerken, levert dit jaarlijks bijna 3 miljard euro op. Zo daalt het aantal auto’s met 180.000 per werkdag. Dus minder kilometers, minder vervuiling en lagere kosten voor kantoorruimte.

Een artikel van Madelon Kuiper en Marco van Gelder, beide adviseurs bij KPN Consulting. Dit artikel verscheen eerder in #trendingtopics, het magazine voor relaties van KPN Consulting.

Nieuws