RGP: Benefit Tracking essentieel voor businesscase

20 december 2011 Consultancy.nl

Stel je voor, ergens op een achternamiddag wordt in een brainstorm plotseling een fantastisch idee gelanceerd. De bedenkers vertellen razend enthousiast over hun plan en hoe ze het allemaal precies willen gaan aanpakken. Het is niets meer of minder dan het ei van Columbus! Iedereen aan tafel raakt begeesterd en brainstormt naar hartelust mee om het plan te vervolmaken. In euforische stemming verlaat men die avond het pand. Oh ja, er moet natuurlijk nog wel even een business case worden geschreven waarin de doelstellingen en de met het plan te behalen voordelen zo concreet mogelijk worden omschreven, want we willen uiteraard vooraf wel precies weten waar we onze tijd en ons geld in gaan investeren, nietwaar? 

Aan de slag ...
Zo gezegd, zo gedaan. De business case is goed onderbouwd en ziet er veelbelovend uit. Welgemoed gaat men ermee aan de slag en na een poosje wordt het project keurig afgerond. En dan gebeurt er iets raars. Of beter geformuleerd: er gebeurt iets juist niet. Want waar we in de voorbereidende fase per se het naadje van de kous willen weten voor wat betreft doelstellingen van een project, wordt achteraf maar zelden gekeken of die doelstellingen ook werkelijk gehaald zijn. In maar liefst 80% van de gevallen worden de benefits van een project van tevoren nauwkeurig gedefinieerd. In slechts 20% van de gevallen worden de benefits achteraf ook daadwerkelijk gemeten. Niet zelden is gaandeweg het project het doel volkomen uit het zicht geraakt en blijkt men de middelen tot doel te hebben verheven. De vraag ‘waarom deden we dit project ook alweer?’ is niet gesteld. 

RGP - Businesscase

In de dialoog bogen deelnemers met een diverse kennis- en ervaringsachtergrond op het gebied van Business Case Management zich dan ook over de vraag of Benefit Tracking een doeltreffende methode is om de in de business case omschreven resultaten ook daadwerkelijk te realiseren. 

Weten dat we gaan meten
Zeker in deze tijd is er bij besluitvormers een verhoogde aandacht voor de kosten. Ze moeten immers keuzes maken over investeringen en verdeling van middelen. Benefit Tracking is een hierbij een doeltreffende methode om na te gaan of projecten daadwerkelijk de besparingen of resultaten opleveren die in de business case beoogd en beloofd werden. 

Het succes van Benefit Tracking is misschien nog het meest gelegen in het feit dat iedereen van tevoren weet dat na afloop van een project gemeten zal worden of de doelstellingen gehaald zijn. Dit zorgt er onder andere voor dat verantwoordelijke managers voorafgaand aan projecten op een meer realistische manier business cases opstellen en deze kritischer beoordelen. Dit vanuit het besef dat zij uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor het meetbare eindresultaat. 

RGP - Consulting from Inside Out

Hoe werkt het ?
Het proces van Benefit Tracking start bij het vertalen van organisatiestrategie naar concrete doelstellingen. Het verantwoordelijke management vertaalt deze doelstellingen naar te behalen benefits. Deze benefits worden voor ieder project specifiek gedefinieerd in de business case, waarbij iedere business case op een uniforme wijze beoordeeld wordt. Dit is de basis voor het opstellen van een portfolio van projecten die het meest bijdragen tot de organisatiedoelstellingen. Tijdens het project houdt de opdrachtgevende manager doorlopend de status van de beoogde benefits in de gaten. In de jaren na afsluiting van het project dienen de benefits gemeten te blijven worden, om te kunnen beoordelen of de benefits van de gekozen strategie nog steeds behaald worden. 

Meteen doen , zou je zeggen
Zo simpel is het nu ook weer niet. Alvorens aan de slag te gaan met Benefit Tracking moet je een aantal voorwaarden binnen de organisatie scheppen. Er moet echt een stevig fundament voor zijn. Om te beginnen is het noodzakelijk om een uniform sjabloon voor business cases te ontwikkelen, zodat je deze vervolgens ook op uniforme criteria kunt beoordelen. Het standaardiseren van business cases in grotere organisaties kan overigens erg lastig zijn, maar zorg dan in elk geval voor een breed gedragen stuk waarin eenduidige kritieke prestatie-indicatoren geformuleerd zijn. 

Verder is het wenselijk om één commissie te installeren die alle business cases beoordeelt en achteraf evalueert. Ook is het belangrijk dat business cases meerdere scenario’s bevatten.

Natuurlijk moet ook de organisatiecultuur zijn ingesteld op Benefit Tracking. Frequente contact-momenten tussen opdrachtgevende en uitvoerende managers, het maken van duidelijke afspraken, en het willen behalen van resultaten zijn aspecten die op een vanzelfsprekende manier deel uit moeten maken van de cultuur. Het belang ervan moet breed gedragen worden. In sommige organisaties zal transparantie over projectresultaten bijvoorbeeld op cultuurgebonden bezwaren stuiten.

Benefit Tracking

Integreer Benefit Tracking bij voorkeur in de reeds bestaande besturing van de organisatie. Het is meestal het handigst om het in de Planning & Control cyclus te verweven (rapportages en jaarplanning). Tot slot - niet onbelangrijk - beloon het behalen van benefits! 

Het duurt even...
In de praktijk kun je constateren dat het eerste jaar vooral gezien moet worden als een periode van bewustwording. Heb geduld. Het duurt nu eenmaal een paar jaar voordat Benefit Tracking helemaal tot in de haarvaten van de organisatie is doorgedrongen. Bedenk daarbij dat succes alleen mogelijk is als de timing goed is en de top het initiatief volledig ondersteunt. Zorg dat de opdrachtgevende manager primair verantwoordelijk is voor het schrijven van de business case en het monitoren van benefits. Benefit Tracking werkt het best als de evaluaties van projecten onafhankelijk kunnen worden uitgevoerd. Implementeer daartoe Einde Project Rapportages, waarin duidelijk aangegeven is hoe en door wie de benefits gemeten worden. Probeer daarbij ook te voorkomen dat dezelfde benefits door verschillende projecten geclaimd kunnen worden. 

...Maar dan heb je ook wat
Samenvattend kun je stellen dat Benefit Tracking - mits goed gebruikt - een prachtig instrument is om ervoor te zorgen dat de doelstellingen gaandeweg een project duidelijk in beeld blijven. Daardoor neemt de kans dat ze ook daadwerkelijk behaald worden toe. Bijkomend voordeel is het feit dat een gedegen evaluatie van projecten een organisatie ook de kans geeft te leren van wat er misging…

Een artikel van Eric Dijcks (Energy & Utilities adviseur bij RGP), Bart Weijers (Business Case expert bij RGP) en Anton-Peter de Boer (Quality Assurance expert bij Alliander).

Nieuws

Meer nieuws over