ConQuaestor: 10 adviezen voor ketensamenwerking

14 augustus 2014 Consultancy.nl

Door de opkomst van nieuwe business modellen en technologieën wordt samenwerking binnen en buiten de keten steeds belangrijker voor organisaties. Ondanks de toenemende aandacht voor ketensamenwerking op strategisch niveau, worstelen executives en managers echter met de implementatie van ketensamenwerking. Op basis van een onderzoek onder meer dan 300 managers uit uiteenlopende sectoren (‘Business Process Management 2013/2014’) heeft ConQuaestor 10 praktische handvatten opgesteld voor bestuurders die bezig zijn met het opzetten en realiseren van meer samenwerking in de keten. 

Een overzicht van de tien adviezen:

10 adviezen voor betere ketensamenwerking

1. Vorm een beeld van de keten
Schets eens een beeld van uw keten. Wat is uw dienst of product? Wie is de afnemer en wie betaalt? Wie zijn uw leveranciers? Het is heel goed mogelijk dat uw organisatie in meerdere ketens deelneemt. Bepaal in dat geval welke keten(s) van het grootste strategische belang zijn voor uw organisatie.

2. Ga in gesprek met uw ketenpartners
Is uw beeld van de keten hetzelfde als die van uw ketenpartners? Ga met elkaar in gesprek en deel kennis en ervaringen. Zoals ook blijkt uit het onderzoek is cultuur de belangrijkste succesfactor voor ketensamenwerking en dat begint met elkaar kennen en vertrouwen.

3. Betrek de klant
De klant is degene die het succes van uw keten bepaalt. Zorg dat er informatie beschikbaar komt, bijvoorbeeld door het organiseren van klantenpanels over wat klanten belangrijk vinden en welk beeld zij hebben van de dienstverlening door uw keten. Deel deze informatie met de ketenpartners.

Bepaal de ketenstrategie van partners

4. Bepaal de ketenstrategie
Wat krijgt uw klant als een deel van de keten gaat voor een zo snel mogelijke levering, een ander voor kostenbesparing, een volgende voor productinnovatie en de laatste voor maatwerk en een hechte band met de klant? Het is nodig om te bepalen welke marktpositie uw organisatie wilt innemen, wat dit betekent voor de strategie van de keten als geheel en wat dit betekent voor de organisaties in de keten. Bepaal gezamenlijk als ketenpartners de strategie voor de keten en beoordeel of alle partners zich hieraan committeren. Overweeg om afscheid van elkaar te nemen als niet alle ketenpartners zich willen of kunnen committeren, en ga dan op zoek naar nieuwe ketenpartners om de gewenste strategie te verwezenlijken.

5. Wissel informatie uit
Samenwerking kan pas vorm krijgen als je informatie uitwisselt. Denk aan informatie over de klant(groepen), ontwikkelingen in de markt of techniek, concurrentie, schommelingen in vraag en aanbod. Ook interne informatie over werkvoorraden, orderportefeuilles en bedrijfskundige uitdagingen zijn waardevol om te delen ter verbetering van de samenwerking en ter optimalisatie van de keten.

6. Zoek naar kansen om samen te werken
Samenwerken is een kwestie van doen. Zeker als het gaat om projecten om nieuwe producten/ diensten te ontwikkelen is het van belang om elkaar in een vroeg stadium te vinden. Zorg dat het opzoeken van de samenwerking in alle lagen binnen de organisatie gestimuleerd wordt.

Samenwerken in de keten

7. Zorg voor een gezamenlijk taal
Het uitwisselen van kennis is van essentieel belang voor een goede samenwerking. Begrippen als keten, product, klant, eenheden, perioden, onderdelen, etc. zullen voor iedereen helder moeten zijn om niet vroeg of laat in de problemen te komen. Zeker wanneer (nu of in de toekomst) gewerkt gaat worden aan een koppeling van systemen om automatisch gegevens uit te wisselen. Spreek daarom definities af, maak een productencatalogus en deel deze informatie in de keten.

8. Formaliseer de samenwerking
Het vertrouwen en commitment is naar elkaar uitgesproken en de eerste stappen van de ketensamenwerking zijn gezet. Een goede volgende stap is het formaliseren van de samenwerking. Wat zijn de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende ketenpartners? Welke overlegstructuren hebben we nodig om de samenwerking te sturen? Welke personen vertegenwoordigen de organisaties hierin? Hoe verdelen we de kosten en baten van gezamenlijke initiatieven? In deze fase is het belangrijk om te realiseren dat de samenwerking zich zal blijven evolueren en dat de gemaakte afspraken misschien periodiek of ad hoc moeten worden aangepast.

ConQuaestor - Grant Thornton

9. Stel ketenindicatoren op
Als inzicht bestaat in het gehele ketenproces, ontstaat de behoefte om als keten dit proces te besturen. Dit betekent dat afspraken gemaakt moeten worden over de KPI’s die verschillende ketenpartners hanteren en wat deze betekenen voor de prestaties van de gehele keten. Stel een dashboard op met deze KPI’s als input voor overleg op ketenniveau.

10. Leer van elkaar en van de samenwerking
Door te doen leert men, ook bij ketensamenwerking. Daarnaast veranderen er voortdurend zaken in de buitenwereld. Het is van belang om de dialoog te blijven voeren over de effectiviteit van de samenwerking, waar nodig actie te ondernemen en te voorkomen dat afspraken leiden tot ongewenste verstarring. De ultieme toets is om de klant te vragen wat hij/zij merkt van de samenwerking!

Nieuws