Involvation levert supply chain advies aan bouwmarkten

22 december 2011 Consultancy.nl

In de GAMMA en KARWEI bouwmarkten wordt dagelijks 3 á 4 uur besteed aan de controle van de van de binnenkomende zendingen. Het biedt een enorm besparingspotentieel geen volledige controle op de zendingen meer uit te voeren. Sinds maart loopt een succesvolle pilot om steekproefsgewijs leveringen te controleren.

Per bouwmarkt komen er dagelijks circa 500 verschillende artikelen binnen, waarvoor op regel niveau nageteld wordt of het ontvangen aantal overeenkomt met het aantal op de elektronische pakbon van de leverancier. Indien er een verschil wordt geconstateerd, wordt dit met de leverancier opgenomen en opgelost. De detailcontrole is relatief tijdrovend. Daarnaast vergt de opvolging van de geconstateerde verschillen ook nog eens de nodige tijd in de bouwmarkt en van de leverancier. Zolang de kwaliteit van de leveringen (leverjuistheid) hoog is, zullen veel artikelen in feite onnodig nageteld worden. De vraag dringt zich dan op: kan het slimmer? Waarom tellen we niet alleen als het echt nodig is? En wanneer is het dan wel en niet nodig?

Woman looking at a product in a Hardware Store

Steekproefsgewijs controleren
Er bleek voldoende draagvlak te zijn bij Intergamma en de franchisenemers om de zendingen van leveranciers met een hoge leverjuistheid alleen nog steekproefsgewijs te controleren. Hiermee wordt gemonitord dat de leverjuistheid hoog blijft, en kan worden gereageerd indien blijkt dat er teveel afwijkingen zijn. Afwijkingen tussen pakbon en werkelijkheid leveren naast onjuiste facturen ook afwijkingen in de voorraad in de winkel op. Immers, een zending die niet nageteld is, wordt op basis van de pakbonaantallen ingeboekt. Het is daarom van groot belang om de steekproeven dusdanig te organiseren dat afwijkingen in de leverjuistheid direct gesignaleerd worden.

Intergamma heeft Involvation, een advies- en implementatie bureau op het gebied van Supply Chain Management, gevraagd te helpen bij het bepalen van de steekproeven. Involvation heeft met behulp van simulatie op basis van historische gegevens berekend welke orders er wekelijks toch geteld moeten worden. Eerste doelstelling daarbij is dat de leverjuistheid van de leverancier op een voldoende betrouwbare wijze gemonitord kan worden op basis van de steekproeven. Randvoorwaarde die aan de steekproeven worden gesteld, is dat leverjuistheid van de bouwmarkten die wel een volledige controle uitvoeren voor een leverancier een goede representatie zijn van het totaal. Zowel qua omzetvolume als, afleverdag, franchise nemer enz.

Vuistregels bepaald
Op basis van de resultaten uit het volledige simulatiemodel zijn door Involvation een aantal vuistregels bepaald waarmee Intergamma nu en in de toekomst per leverancier kan bepalen hoeveel zendingen gecontroleerd moeten worden.

Department store - Involvation

In het voorjaar van 2011 is bij 27 KARWEI bouwmarken en inmiddels 6 leveranciers een pilot gestart om alleen nog op basis van steekproeven ontvangsten te controleren. Wekelijks selecteert Intergamma per leverancier de steekproefbouwmarkten. Deze bouwmarkten dienen de ontvangsten van deze leverancier volledig op detailniveau in te scannen. Als een leverancier in een bepaalde week voor een bouwmarkt niet is geselecteerd voor een steekproef, wordt de gehele pakbon in een keer opgeboekt als verwacht ontvangst. De artikelen kunnen dan direct zonder detailcontrole in het schap worden geplaatst. De verschillen die door de steekproefbouwmarkten worden geconstateerd worden door de bouwmarkt bevestigd in het bestel- en afleversysteem.

Intergamma neemt de verschillen vervolgens centraal, voor alle bouwmarkten, op met de leverancier. De overige KARWEI bouwmarkten fungeren als controle groep; zij controleren alle ontvangsten op detailniveau. De pilot verloopt tot dusverre zeer succesvol: er zijn nagenoeg geen operationele kwesties, het blijkt dat de leverjuistheid goed te meten is op basis van de steekproef, er ontstaan verwaarloosbare voorraadverschillen en er wordt in de gehele keten tijd en geld bespaard: bij de leverancier en in de bouwmarkt.

Verfijnen hele proces
De komende maanden staan in het teken van het verfijnen en het borgen van het hele proces. Waar tijdens de pilot de steekproeven handmatig bepaald en gecommuniceerd werden, zal dat in de toekomst geautomatiseerd worden. Ook de communicatie en de afspraken met de franchisenemers en de leveranciers worden nader uitgewerkt. Want zoveel is wel duidelijk geworden: een goede samenwerking en wederzijds vertrouwen tussen leveranciers, franchisenemers en Intergamma zijn noodzakelijk om steekproefsgewijze controle succesvol te maken.

Nieuws