Adviesbureau Alares werkt al 2 jaar zonder email

09 mei 2014 Consultancy.nl

Het is een van de meest tijdrovende klussen van managers en adviseurs: het lezen en beantwoorden van emails. Volgens schattingen van McKinsey zijn werknemers gemiddeld 28% van hun werktijd kwijt zijn aan het lezen en beantwoorden van hun mail. Bij Alares hebben ze hier rigoureus op ingespeeld. Consultants van het Haagse adviesbureau sturen al ruim twee jaar geen emails meer naar elkaar. 

De inbox van werknemers blijft zich maar vullen. ’s Avonds je mail weggewerkt? Dan is de inbox de volgende ochtend weer vol. Werknemers spenderen zo’n 13 uur per week aan hun e-mail. Tijd die aan andere werkzaamheden besteed kan worden. Daarbij komt dat het intern vaak niet de meest handige manier van communiceren is. McKinsey stelt dat door middel van communicatie via social technologies wel tot 25% van de tijd bespaard kan worden op e-mailen. 

Email Bomb

Email afgeschaft
Naar aanleiding van deze inefficiency besloot adviesbureau Alares circa twee jaar geleden om een radicale stap te nemen. Het versturen van emails werd intern afgeschaft. “Het was tijd om het efficiënter aan te pakken. Waarom wachten op die bevestiging per email? Even langs je collega lopen is veel sneller,” zegt Laurens Waling, partner bij het adviesbureau. “Er wordt bij ons intern al twee jaar niet meer gemaild.” 

Maar hoe opereert het consultancybedrijf dan zonder email? Waling licht toe: “Er wordt met een online sociaal systeem gewerkt. Daarop is alle kennis die wij hebben voor iedereen beschikbaar. Overal waar internet is en wanneer nodig. Heel handig.” De kennis gaat zo niet verloren als zich een ICT-probleem voordoet, wanneer een werknemer ziek is of bij het bedrijf weggaat. “Kennis die in een inbox zit is statisch. Gaat een werknemer weg, dan vergaat de informatie tegelijk met de inbox. Met ons systeem blijft de kennis in beweging.” Ook een vervangende medewerker kan er direct bij. Werken in de cloud scheelt naast tijd ook geld, het gewin kan oplopen tot duizenden euro’s, benadrukt Waling. 

Alares - Werken zonder mail 

Een dergelijk systeem zorgt ook voor meer interactie en openheid. Janine Bake, innovatie- en organisatieadviseur bij Alares vertelt: “Iedereen bij Alares kan meedoen met discussies. Een ander inzicht kan soms erg waardevol blijken. Een groot verschil met mailen, waarbij alleen de ontvangers van de mail kunnen reageren. Dit komt ten goede aan de creativiteit en transparantie.” 

Tot slot levert het ook een tijdsbesparing op. “Uiteindelijk gaat het erom dat werken met email ineffectief is, het is tijdrovend. Naast het besparen van emailtijd leidt een sociale omgeving ook tot betere vindbaarheid van kennis en deliverables?.” Het is hierdoor een stuk gemakkelijker om te zien welke informatie voor wie van belang is. Bake: “Het systeem heeft handige filters, waardoor de informatie alleen terechtkomt bij collega’s die er werkelijk iets aan hebben.” 

Vergaderen ook verleden tijd
Minder e-mailen heeft nog een ander prettig en tijdsefficiënt voordeel. Het vermindert de noodzaak om te vergaderen, nog zo’n managementkwaal binnen vele organisaties. Bake: “Wij hoeven eigenlijk niet meer te vergaderen. Doordat we online informatie met elkaar delen en erover discussiëren, is er offline meer tijd voor een kopje koffie of even lunchen. Dat draagt ook bij aan een fijne sfeer op kantoor.”

Nieuws

Meer nieuws over