Bisnez Management: Tips voor managen van projecten

30 april 2014 Consultancy.nl

Ondanks alle belangstelling voor het project- en programmamanagement vakgebied worstelen opdrachtgevers en hun project- en programmamanagers nog dagelijks met het implementeren van transitieprogramma’s. In het onlangs uitgegeven boek 'Principal' hebben de auteurs – vier managers van adviesbureau Bisnez Management – een lijstje opgesteld met tips die, indien opgevolgd, de resultaten een boost kunnen geven. De meer dan 30 tips zijn gebaseerd op eigen praktijkervaring en de lessen die getrokken zijn uit interviews met 100 opdrachtgevers.

Een overzicht van de verschillende waardevolle en soms opmerkelijke tips: 

Over de opdrachtgever

  • Breng het vier-ogenprincipe in. Controleer de opdrachtgever.
  • Opdrachtgever, heb je geld?
  • Pas op voor: doel bereikt, patiënt overleden.
  • De kalkoen mag niet beslissen over het kerstdiner.
  • Je zou ook kunnen zeggen dat de opdrachtgever degene moet zijn met de meeste lol om het te doen en niet wie de meeste problemen/pijn heeft.
  • De rol van opdrachtgever wordt te vaak onderschat: het is nooit een bijbaan.
  • Wat te doen als je geen invloed hebt en je wel moet, omdat het bij je baan hoort?
  • Prioriteiten stellen is lastig. Choose your battles.
  • Opdrachtgevers vinden het leuk om iets in gang te zetten, maar afmaken is het moeilijkste.
  • De meeste opdrachtgevers zijn lijnmanager en geen verandermanager.
  • Zolang een opdrachtgever bewust onbekwaam is, hoeft dit niet te leiden tot problemen.
  • De stip aan de horizon is vaak wel bekend, de weg ernaar toe echter niet. 

Bisnez Management - IT Projecten

Over projecten

  • Teveel grote projecten tegelijkertijd opstarten is niet goed. Dit wordt ook niet opgelost door goed opdrachtgeverschap.
  • Denk aan de processie van Echternach (Schotse mars): 3 stappen vooruit en 2 achteruit.
  • Hoe verder het project vordert, hoe meer men zich blindstaart op de eindstreep.
  • Bij strategische projecten is de factor toeval veel groter.
  • Just shoot and whatever you hit call it a target.
  • Hoe strategischer het project hoe meer windowdressing vanuit het project plaatsvindt.
  • Projecten gaan soms ook over het voorkomen van puin. Niet iedereen krijgt daarbij wat hij wil. Er zit ook een component in van gecalculeerde risico’s nemen en daarbij af en toe falen ook accepteren. 

Over het stoppen van projecten

  • Escalation of commitment: wie heeft de ballen om dit drama te stoppen?
  • De mens is niet gemaakt voor het nemen van afscheid.
  • Escalation phenomena: de onwil of onmacht om na een beslissing af te wijken van de ingeslagen koers. 

Over leveranciers

  • De opdrachtnemende partij moet zorgdragen voor goed opdrachtgeverschap.
  • Wantrouw leveranciers tot het tegendeel bewezen is.
  • Voorkom dat opdrachtgever en leverancier elkaars gevangene worden in een dodelijke spiraal. 

Bisnez Principal Model

Over het fundament governance

  • De toon aan de strategische top moet goed zijn.
  • Plannen is het vervangen van toeval door een vergissing (Confucius).
  • It’s all in the eye of the beholder. Ken je stakeholder.
  • Het besturingsmodel van de organisatie moet in lijn zijn met de wijze waarop het programma wordt bestuurd.
  • Kan ik een parlementaire enquête bij dit project doorstaan? 

Over de fase probleemdefinitie

  • Medewerkers en willen en kunnen: 30% kan, maar wil niet; 50% wil, maar kan niet; slechts 20% wil en kan.
  • Durf een programma niet te starten.
  • Zegt men wel altijd wat men beoogt? Strategisch handelen speelt overal.
  • Opportunistische fase.
  • Het venijn zit ‘m in de start.
  • Een ongedefinieerd probleem heeft een oneindig aantal oplossingen en een verkeerd gedefinieerd probleem heeft een beperkt aantal foutieve oplossingen. Alleen de juiste definitie van het probleem kan leiden tot een geslaagde oplossing. 

Pricipal - Auteurs

Over de fase oplossingsrichting

  • De lengte van de tekst van een business case is omgekeerd evenredig aan de mate van succes.
  • Bij ons in de organisatie wordt er veel gepraat over de baten, maar ze worden nooit echt inzichtelijk gemaakt of, laat staan, kwantitatief gemeten.
  • Vaak wordt een oplossing bedacht en gerealiseerd die ver afstaat van de oorspronkelijk bedachte vraagstelling.
  • If you don’t know where you’re going, any road will do!
  • Doel is dat het mijn politieke carrière niet mag schaden.
  • De business wil geen business case; daar kunnen ze op afgerekend worden.
  • Return on investment? Blijft lastig.
  • ‘However beautiful the strategy, you should occasionally look at the results.’ 

Over de fase complexiteit

  • Voer naast complexiteitsanalyse ook complexiteitsreductie uit.
  • Zorg voor een conspiracy (samenzweringsbende). Zorg voor voldoende kritische massa.
  • Leverancier: ‘Heeft u het al eerder gedaan?’
  • Eigen vlees keuren.
  • Leveranciers hebben de plicht om behoorlijk opdrachtnemerschap toe te passen. Dus ook waarschuwen als zaken te complex worden.
  • ‘We are conditioned to see life as a series of events, and for every event, we think there is one obvious cause ... Such explanations may be true as far as they go, but they distract us from seeing the longer- term patterns of change that lie behind the events and from understanding the causes of those patterns.’ 

Bisnez Management - Budget 

Over de fase uitvoering

  • In deze fase worden de fouten duidelijk die in voorafgaande fasen zijn gemaakt.
  • Checks en balances mogen niet leiden tot bureaucratie.
  • Laat je niet verleiden tot het creëren van een Mercedes, terwijl de business geld heeft voor een Opel.
  • Zeer strak leiderschap is nodig. 

Over de fase evaluatie

  • Doe het en leer.
  • Niets is zinvoller, terwijl het zo gemakkelijk achterwege wordt gelaten. 

Interesse in het boek ‘Principal’? Het boek is te bestellen via de site van Bisnez Management.

Nieuws

Meer nieuws over