BlinkLane: Lean Change helpt bij Organisatieverandering

28 april 2014 Consultancy.nl

Het is misschien wel de grootste frustratie van managers: organisatieveranderingen die de beoogde doelstellingen niet behalen. Of het nu gaat om reorganisaties, procesverbetering, invoering van nieuwe business modellen of werkmethoden, veel van deze veranderingen behalen slechts beperkt hun doelstellingen. Studies laten zien dat gemiddeld genomen meer dan de helft van de veranderingen ‘mislukken’. Diverse redenen liggen hieraan ten grondslag, variërend van onvoldoende leiderschap en te weinig draagvlak tot bureaucratische organisaties en slecht doorgevoerde implementaties. Om organisaties te helpen met een succesvolle uitvoering van dergelijke veranderingen lanceert BlinkLane Consulting een nieuwe aanpak: Lean Change. 

Volgens Ralph Hofman, partner bij BlinkLane worden traditionele transformaties doorgaans benaderd vanuit een ‘top-down’ aanpak. Managers bedenken doelstellingen in lijn met de bedrijfsstrategie en vervolgens wordt een plan opgesteld om de verandering op een efficiënte manier te realiseren. 

BlinkLane - Lean-Change

Top-down en Bottom-up
De afgelopen jaren is de bewustwording van de beperkingen van een traditionele ‘top down’ aanpak groter geworden. Er wordt regelmatig gewezen op het belang van het creëren van een brede medewerkersbetrokkenheid door een ‘bottom-up’ aanpak. Met name door het betrekken van mensen die op een operationeel niveau de nieuwe manier van werken daadwerkelijk moeten uitvoeren.

Als adviseur voor veranderingen binnen grote organisaties, zijn de consultants van BlinkLane de afgelopen jaren nieuwe ideeën gaan toepassen. Methoden en technieken afkomstig uit Lean, Agile, Design Thinking, en Innovatie Management blijken een effectief middel te zijn om een ‘top-down transformatie’ te combineren met een ‘bottom-up adoptie’. Deze methoden en technieken zorgen ervoor dat verandering bestaat uit kleine experimenten en incrementele verbetering door voortschrijdend inzicht, in plaats van alleen top-down planning en uitvoering. 

Op basis van deze ervaringen en verder onderzoek, heeft BlinkLane een nieuwe aanpak te ontwikkeld. Doelstelling: een effectief proces voor organisatieverandering. Het resultaat: Lean Change, een aanpak die volgens Hofman gebruik maakt van de juiste methoden op het juiste moment in het proces.

BlinkLane - Validated-Learning

Lean Change aanpak
Ten grondslag aan de Lean Change aanpak liggen vier stappen, ondersteund door visuele tools. Allereerst moet er overeenstemming worden bereikt over de veranderingsvisie. Hiervoor wordt een zogeheten Change Canvas gebruikt. “Het Canvas bevat essentiële onderwerpen, verspreid over zevengebieden. Deze vormen een integraal en visueel beeld om gedeelde inzichten voor de verandering binnen de organisatie te bewerkstelligen” aldus Hofman. Na het Canvas volgt de ontwikkeling van een Story Map, een aanpak die helpt de algehele doelstellingen en bijbehorende minimum viable changes (MVC) te definiëren en prioriteren. “Story Mapping zorgt ervoor dat teams en individuele personen samen definiëren met welke veranderactiviteiten (ofwel MVCs) zij het eerst aan de slag gaan.” licht Hofman toe. Een MVC is een minimale verandering die al leidt tot een concrete bijdrage aan de doelstellingen, die geïmplementeerd wordt met als doel te leren en het mogelijk te maken de verandering bij te sturen. 

De derde stap is gericht op de uitvoering van de MVCs. “Dit is misschien wel het meest uitdagende aspect en vaak het gebied waar gaten vallen binnen het programma” aldus Caro Henderickx, adviseur bij BlinkLane Consulting en expert op het gebied van transformaties. “Organisaties worstelen bij grote transformaties met name met het managen van afhankelijkheden. Hiervoor is integraal inzicht nodig in activiteiten. Besturing op basis van Kanban leent zich daar uitstekend voor”. Kanban helpt bij het structureren en visualiseren van de voortgang van een project. In lijn met Agile werkmethoden, worden de MVC’s gegroepeerd in sprints, om zo te kunnen focussen op de MVCs die de meeste prioriteit hebben en het werk te doseren. 

BlinkLane - Visual-Tools

De laatste stap in het proces is het monitoren van de verandering en waar nodig het bijsturen van activiteiten. “Ook op dit vlak, in de praktijk ook bekend als ‘benefit realization’, zien we dat organisaties moeite hebben” stelt Hofman. “Om dit goed te regelen moeten KPI’s van tevoren zijn bepaald, bovendien moeten ze meetbaar zijn en aansluiten bij de doelstellingen van de organisatieverandering”. Om managers te helpen bij deze stap gebruikt BlinkLane een Change Dashboard, een tool dat inzichtelijk maakt hoe veranderingen bijdragen aan de in het Change Canvas vastgelegde doelstellingen 

Voordelen van Lean Change
Gevraagd naar de voordelen van de Lean Change aanpak versus andere methoden halen Hofman en Henderickx twee punten aan. “De combinatie van het beste uit twee werelden betekent dat transities aan de ene kant op een efficiënte en transparante manier gemanaged worden, en tegelijkertijd dat op korte termijn concrete resultaten worden bereikt. Dit versnelt het leerproces en tevens de kans dat de doelstellingen gerealiseerd worden” zegt Hofman. Zijn collega adviseur Henderickx wijst naar het belang van communicatie tijdens transities. “De rol van communicatie is essentieel in dergelijke transformaties. Normaal gesproken is dit een onderbelicht element dat niet op de prioriteitenlijst belandt. Met de Lean Change aanpak is de aanwezigheid van communicatie alom, door het slimme ontwerp en het gebruik van visuele tools” zegt Henderickx. 

Meer weten over de Lean Change aanpak. Bekijk de BlinkLane Lean Change flyer.

Nieuws