Morgens: 8 principes voor inrichting ketensamenwerking

18 maart 2014 Consultancy.nl

Als gevolg van nieuwe trends, technologieën en bedrijfsmodellen wordt samenwerking in de keten steeds belangrijker voor organisaties. Niet alleen kan ketensamenwerking een noodzakelijk of efficiënt antwoord zijn op de toenemende externe druk vanuit de markt, ook kan deze zelfs leiden tot een ‘win-win’ situatie. Voor de hand liggende voordelen voor netwerkpartners zijn bijvoorbeeld lagere kosten, een kortere doorlooptijd van producten/diensten of hogere kwaliteit.

Ketensamenwerking

Voor bedrijven en publieke instellingen die de boot niet willen missen is de belangrijkste hamvraag: hoe richt je een succesvolle ketensamenwerking in? Mark Elstgeest (partner) en Bob Willemsen (senior consultant), beiden adviseurs bij het Leidse adviesbureau Morgens, hebben hiervoor een raamwerk ontwikkeld, gebaseerd op onder meer bestaande theorieën en jarenlange praktijkervaring met het inrichten van ketens. Zij adviseren om 8 principes te volgen.

Principes-voor-Ketensamenwerking1

Principe 1: Bepaal en communiceer de gedeelde ambitie

Ketensamenwerking staat en valt met de verbindende en richtende kracht van een gedeelde ambitie. De daaruit volgende ketensamenwerking is geen doel op zich maar een middel om deze ambitie te bereiken. Het is hierbij essentieel dat het om een ambitie gaat die de afzonderlijke organisaties niet of minder goed in hun eentje kunnen realiseren en die leidt tot een geïntegreerde aanpak van het gevoelde probleem of de gevoelde noodzaak dit probleem op te lossen.

Bepaal bij de start dus allereerst het gemeenschappelijke doel van de ketensamenwerking. In het strategisch doel moet besloten zitten welk voordeel  elke deelnemende partij ermee kan behalen. Denk dan aan voorbeelden als:

  • Organisaties die door samen te werken in een distributieketen, de transportkosten met meer dan 20% kunnen verlagen;
  • De ketenpartners in de strafrechtketen, die door samenwerking de doorlooptijd van strafzaken verkorten van acht maanden naar minder dan een maand (zie kader);
  • Een ketenproces in de burgerluchtvaart waarbij publieke en private partijen gekozen hebben voor een gezamenlijke integrale aanpak om tot een effectieve en kosten efficiënte oplossing te komen voor criminaliteitsbeheersing.

Als het strategisch doel helder is, committeert elke deelnemende partij zich aan dat doel en de samenwerkingvorm die daarvoor nodig is en verwerkt deze in al haar communicatie-uitingen.

dunne-balk-ketensamenwerking-morgens

Principe 2: Maak de gezamenlijke ambitie meetbaar

De gezamenlijke ambitie die ten grondslag ligt aan ketensamenwerking verbindt en richt de partners aan de start van de samenwerking. Daarnaast vormt ze de basis voor tussentijdse evaluatie en bijsturing. Dit kan alleen als de ambitie meetbaar is gemaakt en inzicht geeft in de benefits van alle deelnemende organisaties. Werk de gezamenlijke doelstellingen dus uit in concrete vorm (keten-KPI's).

Principe 3: Zorg voor goede governance op alle niveaus

Ketensamenwerking werkt alleen als de governance goed is georganiseerd. Op strategisch niveau door een ketenstuurgroep, waarin de verschillende organisaties zijn vertegenwoordigd door spelers van gelijkwaardig niveau. Dit laatste is belangrijk: als één organisatie begint met het sturen van een ondergeschikte naar de ketenstuurgroep volgt de rest vanzelf en devalueert de ketenstuurgroep van een besluitvormend orgaan naar een babbelclub.

Op tactisch en/of operationeel niveau is het belangrijk dat een deskundige en gemandateerde vertegenwoordiging van elke organisatie met elkaar samenwerkt en in staat is om problemen op te lossen. Dat mandaat is cruciaal: men moet in staat zijn om, denkend vanuit het gemeenschappelijk doel, oplossingen te kunnen vinden voor problemen.

ORGANISATIESTRUCTUUR-morgens

De stuurgroep beslist over kaders en geeft beleid en richting aan en legt die vast in een convenant. De tactische / operationele niveaus pakken de overige onderwerpen aan. Dodelijk voor een vlotte ketensamenwerking is “omhoog delegeren’: als elke oplossing op stuurgroep niveau moet worden geaccordeerd duurt het oplossen van problemen te lang en strandt de samenwerking wegens gebrek aan resultaten

Principe 4: Allen voor één, één voor allen!

In een ideale wereld haalt elke deelnemende organisatie evenveel voordeel uit ketensamenwerking. In de echte wereld is dat niet zo. Bovendien veranderen de voordelen in de tijd zo nu en dan. Keten-samenwerking kan ook voor de ene partij van groter belang zijn dan voor de andere. Het is daarom goed om voor elkaar te zorgen en te bewaken dat elke deelnemende partij voordelen kan realiseren.

Zorg dat, ook na verloop van tijd, elke organisatie voldoende in staat is om voordeel te behalen en stel de samenwerking zo nu en dan bij om de verhouding tussen inspanning en opbrengsten voor een ieder goed te houden. Een handige manier om dit te doen is om de deelnemers regelmatig te vragen wat ze denken dat de opbrengsten zijn voor de andere ketenpartners.

Principe 5: Een relatie is hard werken!

Mijn moeder zei altijd: “aan een relatie moet je blijven werken”. Dat geldt ook voor keten-samenwerking. Zeker bij een langer durende samenwerking moet je blijven investeren in de relatie. Daarvoor is geen recept, maar zeker is, dat het om meer gaat dan vergaderen en communiceren.

Hard-working-people-morgens

Organiseer gemeenschappelijke borrels, sta stil bij wat er goed of slecht gaat in de onderlinge relaties, hou een kerstontbijt, ga met elkaar uit, etc. Binnen één van onze projecten  organiseren wij een maandelijks “ketencafé”. Op elke eerste donderdag van de maand is er eind van de middag een borrel voor de samenwerkende medewerkers.

Principe 6: Vier de successen en laat een ieder stralen

Mutual gains moeten niet alleen behaald worden, maar ook gecommuniceerd. Elke deelnemende partij moet binnen zijn eigen organisatie kunnen rechtvaardigen waarom medewerkers kostbare tijd en energie en hopelijk ook passie steken  in de samenwerking 'buiten de deur'. Daarom is het goed de successen, maar ook status en voortgang van de ketensamenwerking op een structurele manier te rapporteren en communiceren. Richt je daarbij niet alleen op de feitelijke resultaten maar gebruik ook sappige casuïstiek, die levert vaak de meest beeldende communicatie op.

In de ketensamenwerking binnen ZSM Amsterdam*, startten we elke maand onze rapportage met 5 successtories: 5 aansprekende rechtszaken, waarin de ketensamenwerking een mooi resultaat heeft opgeleverd. Elke deelnemende partij kan deze successen in de eigen organisatie uitventen.

Mark-Elstgeest-Bob-Willemsen-morgens

Principe 7: Beschouw verschillen tussen bedrijven als een kracht en niet als een probleem

De organisaties zijn verschillend en willen dat blijven. Erken dat en houd hier rekening mee in de ketensamenwerking. “Agree to disagree” kan hierbij een behulpzame oplossing zijn. De boodschap is: we hoeven het niet altijd eens te zijn en we zitten soms bij elkaar omdat we het  oneens zijn, maar vertrouwen elkaar in deze samenwerking. Het is belangrijk om deze dialoog ook op de werkvloer te faciliteren.

Principe 8: Geef de ketensamenwerking een herkenbaar gezicht

Om enthousiasme voor de ketensamenwerking en cohesie tussen de samenwerkende medewerkers te creëren dient de samenwerking een gezicht te hebben. Een plek waar men samenkomt of samenwerkt, een aansprekende naam, een logo en eigen communicatie-uitingen. Desnoods een mascotte. Ook hier geldt: het is geen babbelclub maar een echte, materiële samenwerking en dat moet voor anderen zichtbaar en merkbaar zijn.

Mark Elstgeest (partner) en Bob Willemsen (senior consultant) werken bij Morgens. Morgens was verantwoordelijk voor onder andere de projectleiding  binnen het Openbaar Ministerie van ZSM in de regio’s Amsterdam, de CVOM  en Zeeland – Midden /West-Brabant tot september 2013. Mark en Bob begeleiden ook het Lean SixSigma programma Strafrechtketen versterkt en versnelt in Amsterdam en Midden-Nederland.

Nieuws