First Consulting en netbeheerder zetten rapportageteam op

06 maart 2014 Consultancy.nl

First Consulting is door een netbeheerder voor elektriciteit en gas (zoals Stedin, Liander en Enexis) gevraagd de inbedding van een nieuw rapportageteam te verzorgen. Recentelijk heeft de netbeheerder een datawarehouse ingericht om aan de informatiebehoefte van de organisatie te kunnen voldoen. Het rapportageteam is verantwoordelijk voor zowel het inrichten van een proces voor het afhandelen van informatieverzoeken als voor de bouw van nieuwe rapportages.

Van aanvraag tot ontwikkeling

First Consulting heeft zich samen met de klant eerst gefocust op het aanbrengen van structuur en het creëren van inzicht in de werkzaamheden van het rapportageteam. Omdat informatieverzoeken kunnen resulteren in weken tot maanden ontwikkeltijd, is een goede planning essentieel. Dit is gerealiseerd door het aanvraag- en verwerkingsproces strak te organiseren. Het aanvraagproces is opgedeeld in twee delen: gepland werk, voor grotere verzoeken, en ongepland werk, voor kleinere verzoeken.

First Consulting en netbeheerder zetten samen rapportageteam op

De grote verzoeken worden beoordeeld door een besluitorgaan van de netbeheerder. Dit besluitorgaan bepaalt de prioriteit van het verzoek op basis van de toegevoegde waarde. Kleinere verzoeken vallen onder ongepland werk. Om flexibel met deze verzoeken om te kunnen gaan, is bij het rapportageteam een vast tijdsslot ingepland. Deze manier van werken zorgt ervoor dat het rapportageteam structureel uitgebreide rapportages ontwikkelt, maar ook flexibel op urgente kleine informatieverzoeken in kan spelen.

Alle aanvragen volgen een vaste intakeprocedure, waarbij de context, doelstelling en deadline van de aanvraag uitgevraagd worden. Vervolgens wordt de aanvraag opgepakt door het rapportageteam dat eerst nagaat of er gebruik gemaakt kan worden van eerdere informatieverzoeken om dubbel werk te voorkomen. Als laatste stap in het proces worden de aanvragen verdeeld over de leden van het rapportageteam. Zij gebruiken de gegevens uit de intake om de verzoeken in overleg met de aanvrager op te pakken.

Vast aanspreekpunt op de afdeling

Om een aanvullende efficiëntieslag te maken, is binnen het rapportageteam per afdeling één contactpersoon, de single-point-of-contact (SPOC), aangewezen. Deze SPOCs leggen zich toe op specifieke afdelingsprocessen en fungeren als vast aanspreekpunt. Hierdoor kan het aanbod van rapportages sneller op de vraag vanuit de afdelingen worden afgestemd. Een SPOC focust zich op één afdeling waardoor hij/zij snel proceskennis kan opdoen.

Bij veel aanvragen is gebleken dat de aanvrager onvoldoende inzicht heeft in wat er mogelijk is binnen de bestaande systemen. SPOCs beschikken over de proces- en systeemkennis om de aanvrager direct te kunnen helpen bij het indienen van een aanvraag. Dit resulteert in nauwkeurige aanvragen waarin duidelijk is aangeven welke requirements de aanvrager heeft. Ook wordt tijdens de ontwikkeling van het informatieproduct gebruik gemaakt van prototypes. Zo kan al in een vroeg stadium het geplande resultaat aan de aanvrager worden gedemonstreerd. De feedback van de aanvrager wordt meegenomen in het verder ontwikkelen van het informatieproduct. Dit leidt tot een hogere kwaliteit van het eindproduct .

Borging

Tijdens het uitvoeren van werkzaamheden ontwikkelt elke medewerker vaardigheden en een eigen specifiek kennisgebied. Om de continuïteit en de kwaliteit van informatieproducten te waarborgen, is een intern trainings- en opleidingsproces opgezet. De focus ligt hierbij op het allround kunnen inzetten van medewerkers binnen het team, het versterken van persoonlijke competenties en het borgen van aanwezige kennis.

Resultaten

Samen met de klant heeft First Consulting een efficiënt proces opgezet voor het aanvragen en beoordelen van nieuwe rapportages. Door SPOCs vroeg in het proces in contact te laten komen met de aanvrager, wordt de kwaliteit van aanvragen en de uiteindelijke informatieproducten gewaarborgd. Tenslotte zorgt het opgezette trainings- en opleidingsproces ervoor dat de medewerkers zich continu ontwikkelen door (nieuwe) kennis met elkaar te delen.

Diensten van First Consulting

Bovenstaande case is een voorbeeld van een project dat First Consulting heeft uitgevoerd binnen het thema Technology. First Consulting levert advies en projectmanagement rondom vijf hoofdthema’s:

Nieuws