ConQuaestor: Verdien met Project Portfolio Management

18 maart 2014 Consultancy.nl

Gefeliciteerd! U bent verantwoordelijk geworden voor alle programma’s, projecten en aanverwante activiteiten van uw organisatie. Misschien bent u de kersverse CEO, CFO, CIO of zelfs CPO (Chief Portfolio Officer). Of misschien bent u wel de nieuwe PPM-er (projectportfoliomanager) of PPC-er (projectportfolio controller) en dus niet direct eindverantwoordelijk voor de portfolio, maar wel degene die de besluiten moet voorbereiden. Hoe dan ook, het is aan u om te verdienen met de projectportfolio.

U kunt nu grofweg een viertal zaken doen. 
1. Ten eerste kunt u in de eerste, volgens velen beslissende, 100 dagen de focus leggen op het opruimen van de operationele chaos die uw voorganger heeft achtergelaten (kasten met stapels papier, niet functionerende overleggen, etc). 
2. Een tweede optie is om uw eerste tijd te gebruiken om zogenaamd de chaos van uw voorganger op te ruimen, maar u stiekem te verdiepen in leuke technische details en andere ‘micro’ zaken.
3. Ten derde kunt u ook eerst eens 100 dagen aan de slag met het Project Portfolio Management (PPM) proces door dit te ontwerpen, implementeren en het strak te trekken
4. Tot slot is het een optie om gelijk aan de slag te gaan met geld verdienen voor uw organisatie. 

ConQuaestor - Projectportfolio Management

Aan de slag met Project Portfolio Management

Overigens is het is te hopen dat, wanneer u aan de bak moet, u een Project Portfolio Management-proces van enig niveau in stelling hebt staan. Zo niet, dan heeft u heel misschien nog het geluk en de luxe dat u uw snor dus nog 100 dagen kunt drukken door te claimen dat het PPM-proces eerst toch echt nog een volwassenheidsniveau hoger moet. Soms is ook nog tijd te rekken door te beweren dat een andere tool of vernieuwing van oude tooling noodzakelijk is, maar na 100 dagen houdt het echt op.

Na 100 dagen begint dan alsnog het echte werk, namelijk: Geld verdienen. Werkt u bij een commerciële organisaties dan is dat evident. Maar zelfs bij non-profitorganisaties en overheids-organisatie gaat het vaak uiteindelijk om geld verdienen. Alleen heet het daar anders (bijvoorbeeld fondsenwerving of subsidies binnenhalen). Of het draait meer om ‘indirect geld verdienen’, oftewel bezuinigen. Kortom: Als PPM-er moet u helpen met geld verdienen.

Om u hiermee verder op weg te helpen doen wij hieronder onze top 4 manieren om geld te verdienen met PPM uit de doeken. Alle vier de acties kunnen plaatsvinden gericht op zowel opbrengst- en rendementsverhoging als kostenbesparing als kwaliteitsverbetering als een combinatie hiervan.

 

Conquaestor-Verdienen met Project Portfolio Management

Top 4 manieren om geld te verdienen met PPM

1. Opschonen van programma’s en projecten

Duik in de doelstellingen van programma’s en projecten en stop alles wat niet meer (voldoende) aansluit bij de huidige strategie of noodzakelijk is vanuit een continuïteitsoogpunt. Kijk hierbij ook vooral verder dan uw neus lang is. Soms wordt namelijk een bepaalde doelstelling geponeerd, maar blijken uit de op te leveren resultaten hele andere doelstellingen. 

Hetzelfde geldt voor de scope, die soms ook andere of additionele doelstellingen verraad. Ga bij dit stoppen van projecten echter niet al te rigoureus te werk. Op de loer ligt namelijk het gevaar dat het kind met het badwater weg wordt gegooid, in die zin dat tussenresultaten of delen van resultaten al prima inzetbaar zijn, in andere programma’s of projecten kunnen worden meegenomen of simpelweg verkoopbaar. Wij spreken daarom liever niet van projecten stoppen of ‘killen’ maar van ‘projectliquidatie’. Deze term geeft enerzijds aan dat projecten als mafiabazen finaal moeten worden ‘gekilt’ of geliquideerd, maar anderzijds herinnert deze term eraan dat er misschien nog wel iets valt te liquideren, oftewel: in geld om te zetten. 

En vergeet ook vooral niet om, voordat u een programma of project liquideert, een bestemming te hebben voor de resources die beschikbaar komen. U kunt ze overplaatsen naar kansrijkere of meer belovende programma’s en projecten en/of terug naar de lijn sturen en/of de deur uit werken. Overigens kan uit een opschoonactie tevens komen dat, naast het afscheid nemen van oude programma’s en projecten, het verwelkomen van nieuwe programma’s en projecten nodig is om de continuïteit te borgen en de strategische ambities van de organisatie waar te maken. Deze kans om gelijk goed van start te gaan met een schone lij kan een organisatie uiteindelijk veel geld opleveren. 

Conquaestor-part-of-gt

2. Herschikken van programma’s en projecten

Op langlopende miljoenentrajecten zijn vrijwel alle organisaties flink afgeknapt. Sommige organisatie doen al helemaal geen projecten meer die langer dan een jaar duren of meer dan een miljoen kosten. Natuurlijk zijn niet alle programma’s en projecten tot dergelijke goed behapbare proporties terug te brengen (bijvoorbeeld nieuwbouw projecten) maar als het even kan, doe het dan vooral wel. Als een project dan onverhoopt misloopt, dan zijn de gevolgen in ieder geval te overzien. 

De andere kant van herschikken is juist het samenvoegen van programma’s en projecten. Projecten van minder dan bijvoorbeeld €50.000 hoeven de projectportfolio wellicht niet te ‘vervuilen’. Kleinere trajecten kunnen vaak prima ‘projectmatig in de lijn’ worden opgepakt. Iets grote projecten zijn vaak prima samen te voegen, in hun geheel of in delen. Maar pas op: Maak ze ook weer niet zo groot, dat u ze later weer moet splitsen. Samenvoegen kan besparingen opleveren, bijvoorbeeld op overhead of advies, maar nog mooier is als synergetische effecten kunnen worden gerealiseerd.

3. Herijken van programma’s en projecten

Iets herijken is opnieuw bepalen aan welke normen iets moet voldoen. In het PPM-domein zijn talrijke normen om af en toe eens goed naar te kijken en te herijken. We hebben het hier over vragen als bijvoorbeeld: Hoeveel procent van het totale projectenbudget wordt normaliter gereserveerd voor projectmanagement? Idealiter is dit uit de projectportfolio-administratie en/of -database te halen. Het zou dan zo maar eens op kunnen vallen dat wat 10 jaar geleden de norm was tegenwoordig niet meer normaal behoort te worden gevonden. Bijvoorbeeld  niet, omdat de rol van de projectmanager is veranderd. De norm moet dan omlaag of omhoog worden bijgesteld. Andere interessante normen zijn bijvoorbeeld: de normbedragen die worden gehanteerd voor de inhuur van externen, het aantal PMO-ers per programma en project, het aantal opdrachtgevers en terugverdientijden. Bepaal dus regelmatig wat normaal is.

Conquaestor-cijfers

4. Verwerk benefits in de boeken

Als programma’s of projecten bepaalde benefits claimen te behalen, verwerk deze dan in de boeken. Met andere woorden: verwerk de teweeg gebrachte extra opbrengsten en kostenreducties (bijvoorbeeld op FTEs) daadwerkelijk in de financiële administratie en verwerk kwaliteitsverbeteringen in verkoopprijzen. Nog te vaak verdwijnen de in de business case voorgerekende cijfers als sneeuw voor de zon na beëindiging van een project. Ga in het kader van ‘benefits management’ de benefits niet alleen managen maar ga ze ook echt boeken. Overigens maken sommige financiële afdelingen er de gewoonte van om al te boeken als een business case is goedgekeurd. Dit is echter wel wat vroeg, omdat het heel normaal is dat business cases gaandeweg een project nog wijzigen. Immers, omstandigheden binnen en buiten organisatie wijzigen vaker wel dan niet en eigen aan projecten is dat deze nogal eens onverwachte maar terechte wendingen kunnen nemen. Buiten kijf staat echter dat moet worden geboekt. 

PPM is geen eiland

Een en ander is makkelijker gezegd en geschreven dan gedaan. Opschonen, herschikken en herijken zijn op zichzelf al complexe operaties, onder andere vanwege de benodigde hoeveelheid en kwaliteit van data, informatie en kennis en de hoeveelheid en diversiteit van de betrokkenen. Daarbij komt nog dat om met PPM succes te hebben ook een aantal andere managementprocessen goed moeten lopen  (bijvoorbeeld strategisch management, financieel management, risico management, resource management en, ‘last but not least, benefits management). 

Daarnaast moeten programma- en projectmanagement processen op orde zijn. Als een organisatie niet in staat is om in het kader van programma’s en projecten gedegen business cases op te stellen en goed te managen, dan wordt bijzonder moeilijk om de ‘business case van de projectportfolio’ te managen. Andere randvoorwaarden zijn bijvoorbeeld dat de organisatie zowel een structuur als een cultuur moet kennen die succesvol PPM mogelijk maakt. Structureel moeten bijvoorbeeld besluiten kunnen worden afgedwongen door middel van ‘afrekenen’. 

Conquaestor-John-van-rouwendaal&Maarten-van-weeghel

Als in het kader van PPM gekozen koersen en besluiten niet kunnen worden gehandhaafd, dan wordt geld verdienen lastig en, nog vaker, volstrekt onmogelijk. Voor wat betreft cultuur moet bijvoorbeeld een sfeer heersen waarin men elkaar succes en ‘falen’ gunt. Men moet projecten echt willen laten slagen en de opdrachtgevers, de projectmanager en het projectteam dat succes willen laten vieren. Te vaak ziet men echter dat projecten botweg worden gesaboteerd om anderen een hak te zetten. Een dergelijk cultuuraspect is funest. Ook moet een project stoppen niet langer als falen worden beschouwd, maar gewoon als iets dat eigen is aan projectmatig werken.

Conclusie

Resumerend, PPM gaat in de kern ook gewoon over geld verdienen en dat is goed mogelijk. Geld kan worden verdiend met onder andere het maken van schoon schip, splitsen & samenvoegen, het opnieuw bepalen van normen en het boeken van benefits. De investering, afhankelijk van de organisatie, van een enkele tienduizenden Euro’s tot een paar ton is zeer beperkt in relatie tot de verdien mogelijkheden. Hoeveel geld heeft uw organisatie al verdiend met PPM?

Een artikel van ConQuaestor adviseurs John van Rouwendaal (Consultant Project Governance & Control) en Maarten van Weeghel (Associate Partner Project Goverance & Control).

Nieuws