BlinkLane: ICT dashboard Rijk vertoont watermeloen effect

27 februari 2014 Consultancy.nl

In 2007 en 2008 publiceerde de Algemene Rekenkamer een tweedelig rapport ‘Lessen uit ICT-projecten bij de overheid’, rondom de aanhoudende problematiek van mislukkende IT-projecten bij de overheid. De aard van de mislukkingen was dat deze projecten regelmatig forse overschrijdingen kenden van het initiële budget en bovendien niet of slechts gedeeltelijk het beoogde resultaat opleverden. De Rekenkamer kwam met een reeks waardevolle aanbevelingen om de situatie te verbeteren, hetgeen onder meer leidde tot het aanstellen van overheids-CIO’s en het instellen van een rapportage-instrument; het Rijks ICT-dashboard.

Falende IT-projecten in overheidsland

Ondanks de Rekenkamer-rapporten en de daar uit voortgekomen maatregelen bleven de berichten over falende overheids-IT-projecten regelmatig in de pers verschijnen. In 2012 is zelfs een parlementaire commissie ingesteld, onder voorzitterschap van Ton Elias, om de problematiek opnieuw te onderzoeken. Hoewel uit dit gegeven en recente gevallen van mislukte publieke IT-projecten blijkt dat het probleem nog niet achter ons ligt, levert een blik op het Rijks ICT-dashboard een verbazingwekkend ander beeld op.

Rijks ICT Dashboard

Zonder uitzondering laten alle afgeronde en nog lopende projecten groene lichten zien, die aangeven dat de projecten op tijd en binnen budget worden afgerond. Zelfs notoire mislukkingen als het Toeslagen Nieuw van de Belastingdienst, P-Direkt van Binnenlandse Zaken en het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) van Volksgezondheid, Welzijn en Sport hebben uitsluitende groene scores. Strikt genomen komt dit doordat het Rijks ICT-dashboard werkt met zogenoemde ‘herijkingen’. Dit houdt in dat als noodgedwongen is besloten om het projectbudget uit te breiden vanwege tegenvallende resultaten, het project voortaan wordt beoordeeld op de prestaties ten opzichte van dit herijkte budget. Het project kan dus vijf keer duurder worden dan oorspronkelijk beoogd, de score blijft door deze herijkingen gewoon groen.

Watermeloen-projecten

Het fenomeen dat op Rijks ICT-dashboard waarneembaar is, een ‘groen’ beeld wanneer de werkelijkheid ‘rood’ is, noemen we het ‘watermeloen-effect’. Dit is een verwijzing naar de vrucht die groen van buiten is, maar rood van binnen. Voorbeelden van het watermeloen-projecten zijn actueel en talloos bij publieke IT-projecten. De schade loopt in deze gevallen hoog op, doordat problemen die niet bekend zijn ook niet worden opgelost en dus gedurende lange tijd de voortgang van het project kunnen verstoren.

Watermeloenen effecten

De belangrijkste oorzaak van het watermeloen-effect heeft betrekking op de cultuur van onfeilbaarheid binnen overheidsorganisaties. Dit cultuurkenmerk wordt ingegeven door de publieke opinie en de pers, die gretig op ieder falen van de overheid springen. Het gevolg is dat bij de meeste overheids-organisaties het maken van fouten als doodzonde wordt beschouwt. Zo heeft het UWV in haar kwaliteitssysteem het motto ‘in één keer goed’ geadopteerd, wat suggereert dat fouten maken geen optie is. Organisaties waar geen fouten worden gemaakt bestaan echter niet, zeker niet wanneer het gaat om complexe aangelegenheden als IT-projecten. De cultuur van onfeilbaarheid bij de overheid heeft dus een ander effect; onvermijdelijke fouten en mislukkingen worden verzwegen of ontkend. Rapportages zijn dus vooral ‘goed-nieuws-shows’. Sterker nog: Hoe groter de fout, hoe sterker de neiging om dit te verhullen.

Cultuuromslag

In plaats van nog meer toezichtsmaatregelen is een cultuuromslag nodig om op de lange termijn het probleem van escalerende IT-projecten van de overheid te reduceren. Deze cultuuromslag betreft het verhogen van de psychologische veiligheid om fouten toe te geven. Deze cultuuromslag dient te beginnen bij bestuurders, die zich niet langer laten leiden door het ‘onfeilbare overheid’-dogma, maar door het besef dat fouten nu eenmaal worden gemaakt en dat de impact hiervan kleiner is in een cultuur waar mensen deze durven toe te geven. Het bestuurlijke doen en laten dient uit te gaan van een grotere tolerantie voor fouten of mislukkingen, het toegeven hiervan juist te belonen in plaats van af te straffen en meer betrokkenheid te tonen bij de uitvoeringen van projecten.

Niels Groen - Blinklane Consulting

Zonder de voorgestelde veranderingen in de benadering van escalerende publieke IT-projecten, is mijn verwachting dat over vijf jaar opnieuw een onderzoek wordt ingesteld na weer een reeks mislukte projecten. En opnieuw zal er een lijvig rapport verschijnen met aanvullende controlemaatregelen om toekomstige mislukkingen te voorkomen. Samuel Johnson zei: ‘Zij die men de minste fouten kan verwijten zijn gewoonlijk het vlugst bereid ze te erkennen.’ Luistert u mee, bestuurders?

Een artikel van Niels Groen, consultant bij BlinkLane Consulting en promovendus  aan de Universiteit van Maastricht op het onderwerp van beheersbaarheid van IT-projecten bij de overheid.

Nieuws