Finext raamwerk voor beoordelen van intern toezicht

11 april 2014 Consultancy.nl

Effectief toezicht gaat verder dan alleen het voldoen aan regels. Het gaat om het daadwerkelijk handelen van toezichthouders binnen gestelde kaders. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar veel raden zijn onvoldoende gepositioneerd om hun rol effectief te kunnen vervullen. Ramon Viering, adviseur van Finext Risk (onderdeel van Finext), geeft inzicht in hoe de effectiviteit van intern toezicht in kaart kan worden gebracht. 

De kwaliteit van het functioneren van Raden van Commissarissen en Raden van Toezicht (RvC’s en RvT’s) hangt niet alleen af van de wijze waarop het intern toezicht ingericht is. Het hangt zeker ook af van het daadwerkelijk handelen van de toezichthouders. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar het vinden van de juiste balans tussen een adequate inrichting van het intern toezicht en het effectief handelen van raden blijkt geen sinecure te zijn.

Finext raamwerk voor beoordelen van intern toezicht

In de praktijk zien we dat RvC’s en RvT’s vaak onvoldoende expliciet hebben bepaald op welke wijze zij invulling willen geven aan hun rol en hoe zij zich willen verhouden tot de Raad van Bestuur (RvB) en de organisatie. Hierdoor zijn verwachtingen tussen de RvC’s, RvT’s en RvB’s niet altijd helder, wat de wisselwerking tussen de raden niet ten goede komt. Dit kom tot uiting in bijvoorbeeld een suboptimale informatievoorziening aan RvC’s en RvT’s, latente verschillen in risicobereidheid tussen de RvC’s, RvT’s en RvB’s en uiteindelijk in verrassingen over en weer.

Naar een veranderagenda voor effectiever toezicht

Om de effectiviteit van het intern toezicht te kunnen verbeteren is het van belang om eerst te bepalen wat de huidige mate van effectiviteit is. Hiervoor kan onderstaand model worden gebruikt. Op basis van de dimensiesinrichten en handelen kunnen vier typen toezicht worden gedefinieerd (zie kwadrantenmodel). De positie in het kwadrantenmodel wordt bepaald door de invulling van vier elementen langs de twee dimensies:

  • het functioneren van de RvC/RvT als team;
  • de informatiebehoefte van en informatievoorziening aan de RvC/RvT;
  • de inhoudelijke invulling van het toezicht door de RvC/RvT;
  • de wisselwerking van de RvC/RvT met de RvB.

Finext raamwerk

Ineffectief toezicht
De RvC als team functioneert onvoldoende. Zowel de teamdynamiek als de aanwezige expertise is ondermaats. De raad beschikt niet over de benodigde informatie om haar rol adequaat in te vullen en heeft niet (zelf) haar informatiebehoefte vastgesteld. Inhoudelijke onderwerpen worden onvoldoende diepgaand behandeld en opgevolgd. De wisselwerking tussen RvC/RvT en RvB is onvoldoende. Rollen en verwachtingen over en weer zijn onduidelijk.

Inhoudelijk beperkt toezicht
De RvC/RvT als team functioneert matig. De teamdynamiek is redelijk en de noodzakelijke expertise is aanwezig. De raad beschikt echter niet over de informatie die nodig is om haar rol adequaat in te vullen en heeft niet (zelf) haar informatiebehoefte vastgesteld. Hierdoor is het toezicht op inhoudelijke onderwerpen beperkt. Ook de wisselwerking tussen RvC/RvT en RvB is matig. Alhoewel rollen en verwachtingen redelijk duidelijk zijn, is de invulling  van de rollen beperkt mogelijk.

Beperkt handelend toezicht
De RvC/RvT als team functioneert onvoldoende. Zowel de teamdynamiek als de aanwezige expertise is ondermaats. De raad beschikt wel over de informatie benodigd om haar rol adequaat in te vullen, maar handelt hier onvoldoende naar. Inhoudelijke onderwerpen worden onvoldoende diepgaand behandeld en opgevolgd. De wisselwerking tussen RvC/RvT en RvB is matig. De raad biedt onvoldoende tegenwicht aan de RvB.

Finext-Performance-Risk-&-Compliace

Effectief toezicht
De RvC/RvT als team functioneert goed. Binnen de raad is voldoende expertise en tegenspel om tot weloverwogen beslissingen te komen. De raad bepaalt haar eigen informatiebehoefte en evalueert deze periodiek. In deze behoefte wordt door de RvB en de werkorganisatie adequaat voorzien. Inhoudelijke onderwerpen worden diepgaand behandeld en opvolging wordt gemonitord en geëvalueerd. De wisselwerking tussen RvC/RvT en RvB is goed. Rollen en verwachtingen zijn helder en worden adequaat ingevuld.

Als aan de hand van bovenstaand model eenmaal het huidige functioneren van een RvC/RvT inzichtelijk is, kan een RvC/RvT bepalen wat het gewenste niveau is. Vervolgens kan in kaart worden gebracht wat de ‘gaps’ zijn en hoe deze kunnen worden overbrugd. Op basis hiervan kan een raad zijn prioriteiten stellen en komen tot een veranderagenda voor het verbeteren van het intern toezicht.

Nieuws

Meer nieuws over