Kirkman Company: 5 tips voor E-HRM selectietraject

07 februari 2014 Consultancy.nl

E-HRM stelt organisaties in staat om te professionaliseren, processen efficiënter in te richten en people-management verantwoordelijkheden van managers, zoals talentontwikkeling beter te ondersteunen. Het gebruik van technologie wordt bovendien verwacht in deze tijd, vooral door hoog eisende young professionals. Maar hoe selecteer je de juiste leverancier uit het zo ruime marktaanbod? En hoe zorg je ervoor dat je behoeftes worden waargemaakt in de praktijk? Renee Duijf en Tara de Korte van adviesbureau Kirkman Company geven 5 tips om tot een succesvol HR IT selectietraject te komen.

1. Stel een multidisciplinair team samen

Een succesvol HR IT traject wordt niet bereikt door alleen de inzet van HR, maar is afhankelijk van meerdere afdelingen. Het is belangrijk dat een multidisciplinair team wordt samengesteld: inkoop, HR, IT en niet te vergeten lijnmanagers die met dit systeem gaan werken. Door het inzetten van een multidisciplinair team wordt het traject vanuit meerdere invalshoeken beoordeeld en wordt draagvlak gecreëerd.

Kirkman Company - 5 tips voor E-HRM selectietraject

2. Benut de kracht van de markt

Zorg ervoor dat je als organisatie je wensen en eisen niet opstelt door alleen te kijken naar je huidige HR IT systemen. Creëer je eigen beeld over je wensen en eisen door de mogelijkheden in de markt te onderzoeken met behulp van een marktconsultatie. Op die manier zie je ook wat de markt te bieden heeft. Door middel van een analyse maak je keuzes welke diensten en producten je wel en niet wilt uitbesteden. Het is belangrijk om je wensen en eisen niet te veel af te bakenen, zodat je voldoende reacties krijgt uit de markt. Maar voorkom ook teveel reacties, want hierdoor verlies je focus en het kost veel tijd.

3. Zorg dat je voldoende oplossingen hebt om uit te kiezen

Een gedegen selectietraject bestaat uit een marktconsultatie en een RfI waarin een toereikend aantal leveranciers wordt benaderd. Door middel van marktconsultatie weet je wat de markt te bieden heeft en kun je je offerte aanscherpen. Dit zorgt ervoor dat je  een leverancier kan kiezen die bij je past. Zodra je de wensen en eisen van je organisatie verder hebt gespecifieerd stuur je een RfP uit, zorg ervoor dat je voldoende keuze hebt uit verschillende oplossingen.

4. Ga met elkaar in gesprek

Zorg dat het selectietraject niet een papieren exercitie is, maar ga ook met elkaar in gesprek. Hierdoor kun je als organisatie meer inzicht krijgen in de aangeboden oplossingen, de visie op hun dienstverlening, de mogelijkheid om dieper door te vragen en gevoel krijgen bij het type mensen dat er werkt. Ga de dialoog niet alleen aan met sales medewerkers, maar ook met personen die het HR IT systeem gaan implementeren. Door het opstellen van een user case bij een demo wordt inzichtelijk gemaakt wat lastige processen en moeilijke situaties zijn, waardoor ontwikkelaars hier op kunnen inspelen. Naast het in gesprek gaan met de leverancier, kun je door middel van referentiebezoeken in gesprek gaan met huidige klanten van de leverancier.

Renee Duijf - Tara Duijf

5. Ga een samenwerkingsband aan

Tijdens de oriëntatiefase is het verstandig de leverancier vroeg te betrekken, zodat je de leverancier mee neemt in de gedachtegang die je hebt als organisatie en hier in laat meedenken. Dit vormt de basis voor een strategisch partnership in plaats van een traditionele klant-leveranciersrelatie, omdat je samen de beginfase hebt doorlopen. Daarnaast is het verstandig om samenwerking als beoordelings-criteria in de Request for Proposal (RfP) op te nemen. Vaak wordt de focus gelegd op ‘harde factoren’ zoals kosten en kwaliteit, en worden ‘zachte factoren’ zoals samenwerking en cultuur vergeten. Terwijl juist deze factoren ervoor zorgen dat je als organisatie je meer verdiept in leveranciers.

Bij een succesvol HR IT traject staat samenwerking centraal, zowel binnen je eigen organisatie als met de leverancier. Daarnaast is het van belang om de kracht van de markt te benutten, voldoende keuze te hebben uit HR IT oplossingen en de dialoog aan te gaan met verschillende medewerkers van de leverancier. Deze factoren zijn randvoorwaarden om je behoeftes rondom een HR IT traject waar te kunnen maken in de praktijk. 

Nieuws

Meer nieuws over