ConQuaestor: Top 10 Project Management trends 2014

27 januari 2014 Consultancy.nl

Hoewel er op macro-economisch niveau steeds meer signalen zijn van herstel, zijn de gevolgen van de crisis voor nagenoeg alle organisaties in Nederland nog altijd aan de orde van de dag. Er is dus geen gebrek aan innovatieve, kostenbesparende en procesverbeteringsprojecten en dat deze projecten hun doelstellingen gaan halen blijft van cruciaal belang. 2014 wordt het jaar waarin de druk op resultaat boeken met projecten nog meer toeneemt. Hoe gaan projecteigenaren om met deze druk? Hoe kunnen project-, programma- en projectportfoliomanagers in 2014 onder die druk toch optimale resultaten leveren? Zes adviseurs van ConQuaestor* geven hun visie op de top 10 trends voor dit jaar.

1. De toepassing van Agile project management neemt toe

De toepassing van Agile project managementmethoden (bijvoorbeeld SCRUM) binnen projecten neemt sterk toe. Meer Agile werken gaat niet zomaar. Als een organisatie besluit om een Agile methodiek te introduceren, dan vergt dit de nodige structurele en culturele verandering. Het vereist een andere manier van denken en werken. Niet alleen in projectteams, maar ook van opdrachtgevers en stakeholders. Doordat veel organisaties werken met een vaste projectstructuur waarbij er diverse projectfasen zijn gedefinieerd, is het lastig om Agile of SCRUM toe te passen over de volle breedte van het project. Projectportfolio-managers worstelen ook om met de uitdaging om Agile projecten op een juiste manier in te passen in het projectportfolioproces.

Trends in projectmanagement

2. De initiatiefase wordt nog belangrijker

De initiatiefase van programma’s en projecten wordt steeds belangrijker, omdat organisaties nauwelijks meer ruimte kennen voor programma’s en projecten die niet in lijn liggen met de strategie. De term “front-end loading” is een aantal jaar geleden met name door Shell in het leven geroepen. Het gaat hierbij om het vooraf goed in kaart brengen van het doel, de scope, de stakeholders en de aanpak van het project, zodat alleen ‘de goede dingen’ worden gedaan. Dit blijkt ook vruchten af te werpen tijdens de executiefase.

3. In de projectportfolio ontstaat meer ruimte voor innovatie en vernieuwing

Nu de eerste tekenen van herstel in de markt zichtbaar worden, zien we ook dat bedrijven de ruimte weer zien om op een positieve manier in te spelen op deze verandering. Waar in de afgelopen jaren veel aandacht was voor compliance en kostenbesparende projecten, gaat in 2014 voor veel organisaties weer ruimte komen voor echte innovaties. Voor grote organisaties zal het echter niet eenvoudig zijn om innovatie te sturen. Zoals in een eerder artikel in 2013 is aangegeven, ziet ConQuaestor hier naast het bieden van structuur vanuit het vak van projectbeheersing ook een rol voor het management in het creëren van ruimte voor innovatie en een rol voor BPM.

Top 10 Project Management trends

4. De rol van de business case verandert in het licht van innovatie

Business cases blijven van belang, maar van innovatieve projecten wordt niet altijd meer een keiharde positieve financiële business case verlangt. ‘Payback time’, ’net present value’, ‘return on investment’ en dergelijke blijven van belang, maar bij innovatieve projecten is de financiële business case (van nature) niet altijd vooraf al helemaal hard te maken. Daar staat echter tegenover dat zogenaamde “zekerheidjes” (projecten met een nagenoeg gegarandeerd resultaat) dan ook wel echt hun kostenbesparing en opbrengsten moeten opleveren.

5. Er komt nog meer focus op benefits management

Daar waar er ruimte lijkt te komen voor meer innovatie merken we echter ook dat veel projectmanagers, programmamanagers, projectportfolio managers en opdrachtgevers zich steeds meer bezig moeten houden met de benefits aspecten van projectmanagement. In nagenoeg alle organisaties zien we dat rapportage over de status van benefits steeds evidenter en volwassener wordt. Waar de nadruk in het verleden vaak lag op het inzichtelijk maken van de meest recente burnrate (hoeveel geld is er al uitgegeven tot op het moment van rapporteren) zien we dat in strategische financiële- en non-financiële forecasting de benefits van de projecten en programma’s steeds belangrijker zijn.

6. PPMO’s verleggen de focus

Project Portfolio Management Offices (PPMO’s) verleggen hun focus van rapporteren en ondersteunen meer en meer naar strategieverwezenlijking en business transformatie. Projectportfolio managers leveren in organisaties nauwelijks meerwaarde door alleen te rapporteren over de projectportfolio en deze te controleren. Zij richten hun aandacht meer en meer op de  ‘strategic alignment’ van de programma’s en projecten in de portfolio en zij dragen steeds meer bij aan daadwerkelijke verandering of ‘business transformatie’.

7. Decentrale PMO's komen terug

In de afgelopen periode zijn veel decentrale PMO’s die een enkel project ondersteunden gesneuveld door de druk op budgetten. Doordat het monitoren van het resultaat van projecten steeds belangrijker wordt voor organisaties en de hoeveelheid complexe programma’s en projecten toenemen om deze veranderingen te bewerkstelligen, komt de project- of programmamanager niet toe aan alle administratieve kanten van projectbeheersing. Omdat het vaak gaat om een relatief kleine kostenpost gaat biedt projectondersteuning op project of programma niveau voor veel organisaties een uitkomt en levert vaak direct resultaat.

8. De rol van de opdrachtgever in projecten wordt intensiever

Waar projecten eerder nog wel eens als bijzaak werd gezien op het runnen van de business is de opdrachtgever of project owner nu actiever in zijn project. Voornamelijk meer controle, maar zich soms ook bemoeiend met de inhoud op details waar een opdrachtgever niet mee bezig zou moeten zijn. Hierdoor worden stuurgroepbijeenkomsten vaak verkapte projectmeetings en dit komt de voortgang van projecten niet ten goede. Veel organisaties gaan ook in 2014 weer aan de slag met het herbezien van de rol van en de kwaliteit van een de invulling van de rol van de opdrachtgever, waarbij zijn rol in het eerder genoemde front-end loading een kritische succesfactor zal zijn.

9. Integraal Projectmanagement wordt vertaald naar ‘regulier’ projectwerk

In de bouw- & infrasector wordt steeds meer gebruik gemaakt van Integraal Projectmanagement (IPM). (Semi-) publieke instanties worden bijna gedwongen de vijf IPM-rollen te gebruiken in hun grote, infrastructurele projecten. Vooral organisaties met een lage projectvolwassenheid worstelen met de toepasbaarheid van IPM bij hun andere projecten. De medewerkers van deze organisaties weten zich nog geen raad met de strikte scheiding in verantwoordelijkheden die klaarblijkelijk wordt aangebracht.  In de komende periode zal een vertaalslag worden gemaakt van de pure IPM-rollen naar een model dat beter past bij kleinere projecten en organisaties met weinig ervaring met projecten.

Adviseurs ConQuaestor

10. Er komt meer ruimte voor pragmatisch projectmanagement

Veel organisaties die in Nederland op zoek zijn naar projectmanagers, vast of tijdelijk, eisen een certificering van de kandidaat op bijvoorbeeld Prince2 of IPMA. Inmiddels is zeker Prince2 daarin verworden tot een hygiëne factor. Prince2 is ontwikkeld door de Britse overheid als een eigen methode om projecten te doen en het is daarna door steeds meer bedrijven internationaal geadopteerd als standaard. Begin 2013 zijn de rechten van Prince2 echter verkocht aan een joint venture die er meer commercieel succes uit mag gaan halen. De verwachting is dat hiermee prijzen voor trainingen en certificering omhoog gaan en dat werpt de vraag op of de drempel voor een Prince2-certificering niet te hoog zal worden. Wanneer deze vraag gecombineerd wordt met de twijfel over de toepasbaarheid van Prince2 voor organisaties met een lage projectvolwassenheid, opent dit de deuren voor meer pragmatische aanpakken voor projectmanagement, inclusief de bijbehorende trainingen.

Conclusie

In de afgelopen jaren is er hard bezuinigd op projecten: door de bank genomen werden alleen die projecten die kostenbesparende effecten hadden, of die noodzakelijk waren voor compliancy opgestart. De eerste tekenen van de herstellende economie maken dat organisaties weer plannen smeden om te innoveren en te groeien, en daar de bijbehorende projecten bij te definiëren. De projecten uitvoeren zal moeten gebeuren op een flexibele manier die bij de organisatie past, zonder in te boeten aan de beheersing; resultaten halen blijft essentieel. De rol van de opdrachtgevers wordt intensiever.

* John van Rouwendaal, Marleen Schonewille, Ricky Valkier, Maarten van Weeghel, Alexander Wierstra en Liesbeth van der Ziel.

Nieuws

Meer nieuws over