TG: Menselijke factor essentieel voor lean management

08 januari 2014 Consultancy.nl

De menselijke factor krijgt te weinig aandacht bij lean management. Bedrijven richten zich te veel op de technische kant en de herinrichting van de bedrijfsprocessen. Deze manier van veranderen zorgt voor snelle verbeteringen op korte termijn, maar op lange termijn houdt de nieuwe manier van werken geen stand, stellen Twynstra Gudde adviseurs Hanna Boersema-Vermeer en Maurits Jan Vink.

Veel bedrijven en organisaties zijn druk met de invoering van lean management. Ooit begon deze manier van veranderen in de maakindustrie. Inmiddels zijn er steeds meer sectoren waar de principes van lean management worden gehanteerd. En dat lijkt terecht. In deze tijd van financiële crisis en economische krimp is de druk om kosten te reduceren groot. Lean management is een manier om structurele kosten te verlagen. Daarnaast kan het helpen om voorraden te verminderen, doorlooptijden te verlagen en wachttijden te verkorten. Redenen waarom recentelijk ook diverse organisaties in de dienstverlening (zoals verzekeraars) en non-profit (zoals ziekenhuizen) met lean management zijn begonnen. Inmiddels zijn er ook diverse studies naar de resultaten en is er een Noord-Europees initiatief gestart voor het verbeteren van de lean-methodologie. Allemaal indicaties dat lean management in de belangstelling staat.

Lean Management

Keerzijde 

Toch is er ook een keerzijde aan deze belangstelling. Veel lean-projecten richten zich op de korte termijn. Hierbij ligt de nadruk op de inzet van tools, technieken en experts. Dit leidt tot verbeteringen in de resultaten (quick wins), maar niet tot een blijvende verandering. Wat er ontbreekt, is een visie hoe de organisatie verbetervermogen in de organisatie wil inbedden.

In plaats van een eenmalige verbeterslag, gaat het om het veranderen van de manier van werken en de mindset van management en medewerkers. Doel hierbij is dat medewerkers leren te denken en te werken vanuit de filosofie van lean management. Dit vraagt van medewerkers vaak een forse verandering. Een verandering van houding, een verandering van gedrag. En wellicht nog het meest: een andere manier waarop mensen zich met hun werk identificeren. Dit heeft pas kans van slagen als het management gecommitteerd is om op lange termijn verbeteringen te realiseren en niet alleen stuurt op de korte termijn.

Om draagvlak te creëren ligt de sleutel bij het management. Zij zullen de lean manier van denken en werken niet alleen moeten verkondigen maar ook moeten demonstreren in hun gedrag. Dit vraagt uiteraard aandacht voor de feiten, maar net zo zeer voor de nodige veranderingen in de cultuur van de organisatie.  

Twynstra Gudde - Anders denken, gewoon doen

Alternatief 

Bedrijven moeten verandertrajecten naar lean management geïntegreerd aanpakken. Dit houdt in dat de diagnose en veranderstrategie van de organisatie niet alleen gericht is op hoe de bedrijfsvoering is georganiseerd, maar ook op sociaal-dynamische processen binnen de organisatie, zoals besluitvorming, interactie, cultuur; de werking van ongeschreven regels en veranderhistorie. De basis voor een succesvolle veranderaanpak begint met een veranderdiagnose waarbij je op zoek gaat naar hoe en waarom de organisatie werkt zoals die werkt. Op basis van verbeterthema’s die genoemd worden en informatie over sociaal-dynamische processen kun je een keuze maken voor een passende veranderstrategie en interventies.

De gedachte bij invoering van lean management is dat het niet alleen maar gaat om het behalen van quick wins maar ook om een nieuwe werkfilosofie; het structureel reduceren van verspilling. Het gaat hier dus om een vernieuwingsvraag en niet om een verbeteringsvraag. Een vernieuwingsvraag vraagt ook om een vernieuwende aanpak. Een aanpak die de organisatie waarschijnlijk niet gewend is en die draait om veranderingen in het werk van medewerkers. Belangrijk is om ruimte te creëren waarin medewerkers kunnen ontdekken wat die nieuwe manier van werken inhoudt. Hierbij kan het helpen om in groepjes aan de slag te gaan met casussen in het werk. Dit helpt om veranderingen zichtbaar te maken en te leren welke nieuw gedrag van de medewerker gevraagd wordt.

Betrokkenheid 

Aandacht voor mensen komt terug in drie thema’s:

  • Strategie en verbinding: wat is de strategie? En hoe wordt die overge bracht aan medewerkers? Motiveert de strategie mensen om lean te gaan denken en handelen? Helpt de strategie medewerkers te kiezen hoe zij kunnen bijdragen aan het realiseren van de verandering?

Twynstra Gudde - Leadership

  • Leiderschap: de rol van de leider ligt in het stimuleren en inspireren van medewerkers in woorden, daden en concrete acties. Een leider inspireert mensen om te veranderen van ‘gewoon je werk doen’ naar ‘mijn werk maakt het verschil, mijn bijdrage is nodig om veranderingen te realiseren.’Houding en gedrag: de betrokkenheid van medewerkers tijdens het lean- managementtraject is essentieel. Het bepaalt hun houding en gedrag en het succes van de organisatie.

Tips 

Op welke wijze de menselijke factor ingebed wordt in de veranderaanpakhangt af van de veranderopgave en de uitkomsten van de diagnose: wat werkt er wel of juist niet in een organisatie. Drie, veel voorkomende, kwesties die een rol spelen bij het betrekken van medewerkers bij de verandering worden hieronder genoemd met tips voor een aanpak:

  • veranderingen in het werk geeft een medewerker onzekerheid over de eigen capaciteiten. Het tonen van voorbeeldgedrag of het in een veilige omgeving laten oefenen van de nieuwe rol (bijvoorbeeld in een game- of spelsimulatie) kan deze onzekerheid verminderen.
  • een verandering kan op papier of in taal heel abstract klinken en daardoor onrealistisch lijken. Het opsplitsen in kleine stapjes en concrete voorbeelden van gewenst gedrag noemen helpt om de verandering makkelijker te maken

Hanna Boersema - Maurits Jan Vink

  • hoe moeilijker het veranderdoel hoe hoger de weerstand. Het motiveren van mensen en het laten zien van resultaten waaruit blijkt dat veranderingen werken helpt om weerstand bij medewerkers te verminderen.

Het invoeren van lean management vraagt om een integrale aanpak waarin naast aandacht voor tools en technieken ook oog is voor de menselijke factor. Juist deze combinatie zorgt voor een duurzame verandering. Hierdoor worden op korte en op langere termijn betere resultaten geboekt

Hanna Boersema-Vermeer en Maurits Jan Vink zijn beide adviseur bij Twynstra Gudde. Vink is daarnaast docent Verandermanagement aan de Academie voor Management te Groningen en Sioo

Nieuws

Meer nieuws over