First Consulting helpt Vitens met planning monteurs

15 november 2013 Consultancy.nl

De afdeling Netbeheer & Leveren van drinkwaterbedrijf Vitens heeft als taak “het schoon en werkend houden van het leidingnet” zodat Vitens haar klanten betrouwbaar drinkwater kan leveren. Om dit doel te bereiken plegen acht teams van monteurs preventief onderhoud aan leidingen en lossen deze teams storingen en klachten op.

Afgelopen jaar heeft de afdeling haar verschillende bedrijfsprocessen onderzocht en suboptimale prestatiegebieden geïdentificeerd. Met name rondom het plannen van monteurs is er verbeterpotentieel gesignaleerd. Samen met adviesbureau First Consulting heeft Vitens deze uitdaging op het gebied van ‘Operational Excellence’ opgepakt. De verbeteringen voor het planproces hebben ze verder uitgewerkt en in de praktijk getoetst in een pilotproject. Op basis van ervaringen die in deze pilot zijn opgedaan is het proces verder aangescherpt. Dit aangescherpte, nieuwe planproces wordt momenteel geïmplementeerd binnen heel Vitens.

Aanpak First Consulting

Tactische planning

Om ervoor te zorgen dat de beschikbare monteurscapaciteit zo goed mogelijk benut wordt is er een tactische planning geïntroduceerd. Met input van de planners van Vitens heeft First Consulting een tactische planningsapplicatie ontwikkeld. Hiermee inventariseert de tactische planner aan de ene kant de beschikbaarheid van de monteurs en aan de andere kant de verwachte vraag naar monteursuren aan de hand van het jaarplan uitvoering.

In een zesweeks rolling forecast koppelt de tactische planner de beschikbare monteurscapaciteit aan de werksoorten in het jaarplan uitvoering. De tactische planningsapplicatie geeft daarbij inzicht of er voldoende capaciteit gepland is voor alle werksoorten om het jaarplan uit te voeren. Bovendien wordt dan ook zichtbaar of er monteurs nog niet ingepland zijn. De tactische planningstool is gelinkt aan de uitvoeringsrapportage. Hierdoor ziet de tactische planner het direct als bepaalde werkzaamheden niet zijn gerealiseerd en opnieuw gepland moeten worden.

Naast verbeterde dienstverlening heeft het koppelen van de monteurscapaciteit aan het jaarplan aan het licht gebracht dat het jaarplan voor 2013 niet altijd ambitieus genoeg is opgesteld. Dit inzicht maakt het mogelijk om projecten die normaalgesproken uitgevoerd zouden worden door aannemers, zoals vervangingen van leidingen, nog dit jaar met eigen monteurs uit te voeren.

First Consulting helpt Vitens

Operationele planning

Op een dieper detailniveau is de operationele planner verantwoordelijk voor het aansturen van monteurs gedurende de week. Ook op het operationele planningsniveau zijn er een aantal verbeteringen doorgevoerd om monteurs effectiever in te zetten.

Om de operationele planner overzicht te geven wat betreft welke monteurs beschikbaar zijn om naar storingen te gaan heeft het projectteam van First Consulting en Vitens een indeling gemaakt van alle normactiviteiten in werksoorten, waarbij aangegeven is of werk ‘verschuifbaar’ is of ‘niet verschuifbaar’. Waar voorheen monteurs vaak in hun werkzaamheden onnodig verstoord werden door telefoontjes van planners, worden nu alleen monteurs gebeld die daadwerkelijk beschikbaar zijn om naar een storing te gaan.

Door het inzetten van vaste operationele planners per gebied is het contact tussen de planners en monteurs verbeterd. Er zijn uniforme afspraken gemaakt over bijvoorbeeld het aanvragen van verlof door monteurs en het op de hoogte houden van de planning over de voortgang van werkzaamheden. Als er zaken niet helemaal volgens afspraak verlopen volgt er een snelle terugkoppeling.

Rapportage & analyse

First Consulting heeft een wekelijkse rapportage ontwikkeld die het planproces ondersteunt. Hierin is onder andere te zien hoeveel werk er is ingepland en hoeveel er daadwerkelijk is gerealiseerd. Dit geeft de planner direct feedback op zijn planning. Daarnaast maakt het projectteam analyses om inzicht te geven in de effectieve bezetting van de monteurs.

Vervolg

Het gecombineerde projectteam van Vitens en First Consulting heeft een goede basis gelegd voor tactische en operationele planningswerkzaamheden. De samenwerking tussen alle betrokkenen is verbeterd waardoor er beter resultaat behaald wordt en er meer begrip voor elkaar is. Voorlopig wordt er voortgebouwd aan een verdere verhoging van efficiëntie. Dit zal de kwaliteit van de dienstverlening van Vitens nog verder verhogen.

Diensten van First Consulting
First Consulting levert advies en projectmanagement rondom vijf hoofdthema’s:

Operational Excellence
Asset Management
Compliancy
Data Management
Technology

Nieuws