Bisnez: Data cruciaal voor financiele instelling

03 oktober 2013 Consultancy.nl

Veel banken en verzekeraars tuigen voor elke nieuwe regel of eis een nieuw project op en doen weinig aan het onderliggende probleem: een niet goed ingerichte informatiehuishouding. In dit artikel gaan Dave Stam en Ben Pronk, beide werkzaam bij adviesbureau Bisnez Management*, in op de belangrijkste dilemma’s en oplossingsrichtingen.

Interne en externe regels (zoals Basel, Sox en Solvency) stellen hoge eisen aan de informatie-huishouding van financiële instellingen. Om tege­lijkertijd te kunnen voldoen aan de regelgeving en adequaat te kunnen reageren op ontwikkelingen in de markt, moet je beschikken over een goed ingerichte informatiehuishouding. Banken en verzekeraars hebben op dit moment de grootste moeite om hieraan te voldoen. Vaak tuigen ze voor elke nieuwe eis een apart project op en doen ze weinig aan het onderliggende probleem: een niet goed ingerichte informatiehuishouding.

Wat zijn de belangrijkste dilemma’s? En wat is een oplossingsrichting? Een aantal vooraanstaande financiële instellingen zoekt de oplossing in de vorming van een ‘chief steward’-rol. Hoe kan een chief steward het hoofd bieden aan de dilemma’s?

Bisnez Management - Datakwaliteit

Vier dilemma’s

De dilemma’s waarmee een financiële instelling geconfronteerd wordt zijn deze:

Dilemma 1: Extra externe datakwaliteitseisen harmoniseren met bestaande kwaliteitseisen. Door externe regelgeving worden additione­le kwaliteitseisen gesteld aan de data in een bedrijfsproces. Deze eisen staan soms haaks op interne kwaliteitseisen. Hoe kan de organisatie alle interne en externe gevraagde datakwali­teitseisen op de best mogelijke wijze harmonise­ren?

Dilemma 2: Uitwisseling organiseren van datak­waliteitseisen tussen bedrijfsprocessen. De verschillende bedrijfsprocessen binnen de orga­nisatie maken grotendeels gebruik van dezelfde data, allemaal met hun eigen set datakwaliteitsei­sen. Hoe moet de organisatie de uitwisseling van deze vaak tegenstrijdige kwaliteitseisen tussen de verschillende bedrijfsprocessen organiseren?

Dilemma 3: Het eigenaarschap van data beleg­gen. Data worden meer en meer gezien als ‘corporate asset’; de organisatie als geheel is de eigenaar van de data, niet een afdeling of bedrijfsproces. In de praktijk blijkt het lastig te zijn om invulling te geven aan ‘data als corporate asset’.

Dilemma 4: Issues rond datakwaliteit worden het ‘probleem’ van een verandertraject. In de organisatie worden issues met betrekking tot datakwaliteitseisen meestal gedurende verander­trajecten gesignaleerd. Doordat de data door de gehele organisatie worden gebruikt en het veran­dertraject betrekking heeft op een gedeelte van de organisatie, kan een datakwaliteit-issue niet worden opgelost in een verandertraject. Toch kiezen veel organisaties ervoor het verander­traject te verzwaren met het oplossen van deze kwaliteitsissues.

Bisnez Management - Data

Klanten en verantwoordelijken

Om deze vier dilemma’s voor de lange termijn binnen de organisatie het hoofd te bieden, zoeken vooraanstaande financiële instellingen naar de inrichting van een ‘data quality manage­ment’-proces (DQM**-proces) met een dataste­ward. Wie zijn de klanten van dit data quality management-proces?

Figuur 1 definieert scope, afnemers en eisen aan de hand van drie vragen. Wie is de verantwoordelijke voor het DQM-pro­ces? Dat is de ‘chief steward’. De chief steward is een ‘regelneef met een zak geld’. De chief steward brengt proceseigenaren bij elkaar voor besluitvorming over datakwaliteitsissues. Hij of zij bewaakt de afspraken tussen de proceseigena­ren. Bovendien heeft de chief steward het man­daat om de proceseigenaar bij het niet-nakomen van afspraken te wijzen op hun verantwoordelijk­heid.

Bisnez Management - DQM Proces

De chief steward moet zorgen dat de organisatie als geheel wordt gefaciliteerd in het realiseren van de gewenste datakwaliteit. De chief steward is niet verantwoordelijk voor de implementatie van de te treffen maatregelen om de gewenste datakwaliteit te bereiken. Dit is een verant­woordelijkheid van de proceseigenaar van het primaire proces of het afdelingshoofd waarin de maatregelen voor datakwaliteit getroffen moeten worden. De chief steward bewaakt dat de maatregelen voor datakwaliteit conform de afspraken worden geïmplementeerd en blijven werken zoals ontworpen. Data zijn tenslotte een ‘corporate asset’, waarbij de enige eigenaar van de data de organisatie zelf is.

De chief steward toetst bij conflicterende datakwaliteitseisen de passendheid binnen de kaders en richtlijnen, ook wel de informatiearchitectuur. Geeft de informa­tiearchitectuur hierover geen uitsluitsel, dan is het de verantwoordelijkheid van de chief steward om de discussies over gemeenschappelijke datakwaliteitseisen en/of het implementatiemoment van maatregelen voor datakwaliteit te faciliteren tussen twee of meerdere afdelingshoofden dan wel proceseigenaren. Als op dat niveau geen besluitvorming kan plaatsvinden, zorgt de chief steward dat de discussie hoger in de hiërarchie wordt belegd, tot op het niveau dat een besluit kan worden genomen. Waar zit de chief steward in de organisatie?

Gezien de faciliterende rol die de chief steward vervult in het harmoniseren van de datakwali­teitseisen moet de chief steward de mogelijkheden krijgen om over de bedrijfsprocessen heen veranderingen en verbeteringen van datakwaliteit in gang te zetten via de verantwoordelijken. Dit heeft de volgende consequenties voor de rol van chief steward:

  • De rol van chief steward moet minimaal op hetzelfde niveau in de organisatie worden inge­vuld als die van de proceseigenaar of het afde­lingshoofd.
  • De chief steward moet in de organisatie vol­doende mandaat hebben om de proceseigenaren bij elkaar te brengen voor besluitvorming over datakwaliteitsissues.
  • De chief steward moet voldoende budget ter beschikking hebben om via de proceseigenaren de noodzakelijke verandertrajecten voor datakwaliteit in gang te zetten.

Verhouding met andere functies

Hoe verhoudt de verantwoordelijkheid van een chief steward zich met andere functies binnen de organisatie die zich bezighouden met datak­waliteit? Denk aan het program­mamanagement, de informatiearchitect en de traditionele datastewards. De relatie van de chief steward is als volgt:

Business Management - Relatiemodel

1. Datasteward. In de meeste organisatie is de rol van data steward belegd op het niveau van de applicatie of business (deel) gebied. Op dit niveau borgt de data steward correctief of de data in de applicatie van voldoende kwaliteit is. De data steward ondersteunt de proceseigenaar of afdelingshoofd en werkt in diens opdracht. De data steward heeft zodoende geen directe relatie met de chief steward.

2. Informatiearchitect. De informatiearchitect heeft als taak in de organisatie te borgen dat de informatiearchitectuur aansluit op de strategie van de organisatie. Vanwege deze verantwoorde­lijkheid stelt de informatiearchitect beperkt eisen aan de kwaliteit van de data.

3. Proceseigenaar. De kwaliteit van de data is een verantwoordelijkheid van de proceseigenaar, waarbij de chief steward faciliteert tussen twee of meerdere proceseigenaren in geval van issues. Bij conflicterende datakwaliteitseisen toetst de chief steward wel de passendheid binnen de informatiearchitectuur.

4. Programmamanagement. Het programmamanagement in de organisatie heeft als taak veranderingen in de organisatie tot stand te brengen. Issues met betrekking tot de datak­waliteit die in deze verandertrajecten worden geconstateerd, worden door de verantwoordelijke programmamanager via de proceseigenaar bij de chief steward belegd. De chief steward faciliteert vervolgens conform zijn rol in de besluitvor­ming. Het programmamanagement heeft in het DQM-proces alleen een signalerende rol: ‘Ik ben het hier wel mee eens, alleen het klinkt erg simpel, kun je dit een beetje aankleden?’

Uitdagingen oplossen

De inrichting van het data quality manage­ment-proces en de introductie van de rol van chief steward helpen de organisatie om uitda­gingen op het gebied van datakwaliteit voor de lange termijn op te lossen. Het DQM-proces zorgt ervoor dat degenen die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit van data (proceseigenaren of afdelingshoofden) in hun onderlinge conflic­ten worden gefaciliteerd door de chief steward. Hierdoor ontstaat een harmonisering van datakwaliteitseisen in en tussen de bedrijfsprocessen.

Bisnez - Dave Stam en Ben Pronk

Bovendien stellen het DQM-proces en de chief steward de programmamanager in staat om de besluitvorming over de vaak organisatiebrede discussie over datakwaliteit buiten het project te beleggen. Het achteraf corrigeren van datakwa­liteit wordt zo fors verminderd, doordat al in het begin van het verandertraject de chief steward de besluitvorming faciliteert over de benodigde datakwaliteit.

Het DQM-proces en de chief steward geven invulling aan het concept ‘data is a corporate asset’. Data worden door de gehele gebruikersor­ganisatie gebruikt, zodat het aanwijzen van een enkele eigenaar in de organisatie niet mogelijk is. De data zijn van iedereen in de organisatie die er gebruik van maakt, en zo moet ook met de data worden omgegaan. De proceseigenaren dienen in onderling overleg, gefaciliteerd en gebudgetteerd door de chief steward, maatregelen te implemen­teren zodat de datakwaliteit van de organisatie wordt geborgd.  

* Dave Stam is adviseur bij Bisnez Management. Hij zich vooral bezig met procesontwerp en optimalisatie en de rol van procesmanagement in grote organisaties en publiceerde daarover in Informatie, BPM Magazine en Controllers Journaal. Ben Pronk is programmamanager bij Bisnez Management. Hij voerde grote verandertrajecten uit op het gebied van Basel II en IT.

** Een data quality management­proces (DQM­proces) en een chief steward helpen banken en verzekeraars uitdagingen op het gebied van datakwaliteit op te lossen. Het DQM­proces zorgt ervoor dat degenen die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit van data in hun onderlinge conflicten worden gefaciliteerd door de chief steward. Zo ontstaat harmonisering van datakwaliteitseisen in en tussen bedrijfsprocessen.

Nieuws

Meer nieuws over