TriFinance: Belang van goed master data beheer

15 november 2012 Consultancy.nl

Master data of de kritische sleutelbegrippen zoals klant, leverancier, materiaal, product, project, medewerker, boekhoudcode, ... vormen de basis voor elke registratie in de bedrijfssystemen. Een goede kwaliteit van deze objecten biedt de onderneming een beter inzicht in de bedrijfsprocessen, in de informatiestromen en in de samenwerking met partners. Een slechte kwaliteit daarentegen kan leiden tot verkeerde beslissingen, vertraging, additionele kosten en imago verlies. Maar wat is een goed beheer van master data?  

De meeste bedrijven zijn intussen geëvolueerd naar een geïntegreerde oplossing voor bedrijfsadministratie. Deze oplossingen bieden een rijkdom aan functionaliteit in de diverse modules en hebben het grote voordeel dat de analytische structuur (master data sleutels) over de diverse modules heen beschikbaar blijft. Daarenboven biedt het software pakket een eigen omgeving aan voor het beheer van de master data. De indruk kan dan ook snel ontstaan dat met de invoering en het gebruik van een geïntegreerde oplossing de master data volledig onder controle zijn.  

Al wie al eens in een migratieproject is betrokken geweest, zal toegeven dat het aspect data kwaliteit veruit een van de meest onderschatte elementen van het project is gebleken. Slechts wanneer ieder veld en iedere waarde wordt gescreend, eventueel aan de hand van geavanceerde data profiling technieken, komt naar boven dat het helemaal niet zo goed is gesteld met de master data en hun gerelateerde karakteristieken. Andere bedrijven komen tot een zelfde bevinding wanneer zij hun master data willen gebruiken buiten de core toepassing. Activiteiten zoals: mailing acties, marketing campagnes, product life cycle management, technische publicaties, operationele rapportering, data mining, om er maar een paar te noemen, blijken plots helemaal niet meer zo evident, en vereisen een grondige maar vaak onverwachte voorbereiding (data cleansing, data enhancement) vooraleer men met de bedrijfsdata aan de slag kan gaan.

TriFinance - Databeheer

Traditionele ERP volstaat niet langer
Jarenlang zijn de softwaretoepassingen ingezet in de operationele omgeving. Master data is toegevoegd door diverse medewerkers van het bedrijf in alle modules van de applicatie. Dit creëerde een grote flexibiliteit en efficiëntie en sloot sterk aan met het streven naar autonomie binnen een hands-on beleid. De bedrijfsprocessen kregen alle prioriteit, snelheid van uitvoering was belangrijk. Het registreren van een nieuwe klant, invoeren van een nieuw product of het opmaken van een nieuwe kostenplaats geschiedde met een minimum aan formele goedkeuring en controle (“het moet snel gaan”). Communicatie en publicatie van nieuwe sleutels en codes werd vaak niet als prioritair ervaren, wat op termijn de transparantie van het geheel van data elementen heeft ondergraven.  

Zonder aangepaste toegangsrechten, invoercontrole, communicatie, formele data verantwoordelijkheid en opvolging, stapelen kleine foutjes, vergissingen en tekorten zich op en wordt de master data omgeving stilaan een verzameling losse gegevens. Enkel die velden die belangrijk zijn voor het eigen gebruik worden opgevuld, de andere velden zijn bijkomstig en krijgen een overeenstemmende aandacht toebedeeld. Maar er is meer. Bedrijven zitten niet stil: fusies en overnames, groei, het aanboren van externe toepassingen en data (social media) en de ingebruikname van cloud-applicaties leiden tot een explosie van nieuwe data en nieuwe master data elementen. Deze nieuwe data komt onverwacht, in grote volumes, en vallen volledig buiten de al bestaande structuur en procesafspraken van de bestaande systemen.

IT-architecten hebben moeite om snel een antwoord te vinden voor deze uitdagingen. Handmatig bijwerken is uitgesloten, het aanpassen van de systemen is omslachtig, duur en vaak te laat gepland. Migreren naar één systeem (“Master system”) is vaak niet mogelijk of leidt tot verlies aan identiteit. Het aan elkaar breien van die diverse bronnen via een complexe data warehousing wordt dan al vlug gezien als de oplossing, alhoewel die er geen is. Data warehousing staat namelijk voor andere taken, en focust zich op operationele en financiële data rapportering.

Waar kleine bedrijven zich nog kunnen nestelen in de cocon van het bedrijfsmanagement systeem, is dit voor grotere en snelgroeiende ondernemingen niet langer het geval. Het systeem staat niet geïsoleerd, diverse databronnen en dataformaten moeten worden geïntegreerd en afspraken en controles dienen te worden opgezet om deze massa aan data te ordenen, te herwerken en bruikbaar te maken voor de diverse toepassingen en geavanceerde analyse technieken. Traditionele ERP-omgevingen bieden op deze uitdagingen geen goed antwoord. Zij hebben het moeilijk om deze nieuwe data bronnen te integreren en kennen niet de flexibiliteit om snel structuren en processen aan te passen.

TriFinance - Analytics

CRM
Master Data Management (MDM) dekt steeds meer een diverse lading aan activiteiten en processen. Om aan deze problematiek een antwoord te bieden zijn andere toepassingen en technieken nodig. Spelers uit de applicatie integratie en data warehousing omgeving zijn nog het best geplaatst om die nieuwe technieken te integreren met hun bestaande proces georiënteerde oplossingen. Deze gespecialiseerde softwareleveranciers laten hun producten evolueren naar geïntegreerde “suites” met een toenemende rijkdom aan proces integratie en domeinfunctionaliteit.  Het is duidelijk dat opzetten en beheren van master data niet langer kan worden gezien als een vrijblijvende activiteit met enkel administratieve aspiraties. De eisen die gesteld worden aan onder andere fi nanciële rapportering, klanten productanalyses of rendabiliteitsstudies, vereisen een grondige voorstudie. Het resultaat, de analytische structuur, moet immers jarenlang de management bevraging van antwoord dienen en tevens een skelet vormen voor geavanceerd data onderzoek.  

Het opzetten van een CRM toepassing helpt dit verduidelijken. Het vertrekpunt bij een CRM toepassing is vaak het aanbieden van een verkoopondersteunende database. Wordt deze toepassing ook gekoppeld aan sociale media en website informatie, dan kan naast de traditionele pipeline ook gedragsanalyse en prospectidentifi catie plaatsvinden. De resultaten helpen dan opnieuw de verkoopsen marketingafdelingen in het opzetten van een gepast vervolgtraject. Of hoe kosten in opportuniteiten kunnen worden omgezet.

Een goed master data programma opzetten en onderhouden vereist visie. De master data moet worden bewaakt, verantwoordelijken en gebruikers voor het aanmaken, wijzigen en lezen van data dienen geidentifi ceerd. De data steward kent en beheert het proces langs de business kant. De data architect tekent de stromen en zorgt voor de technische afhandeling van het beheers- en kwaliteits- proces.  

Op deze manier worden IT en Business samengebracht en ontstaat een draagvlak voor andere synergiën. Kwaliteitsverbetering, om er maar één te noemen, krijgt op deze manier een totaal nieuwe invulling. In tegenstelling tot de eenmalige oefening kan het door correcte ITondersteuning uitgroeien tot een permanent en continu proces ter verbetering en verrijking van de master data elementen.  Het aanboren van extern aangekochte referentiedata is hiervoor vaak cruciaal. Door terugkoppeling naar het bronsysteem wordt gewaakt over de integriteit en kwaliteit van de oorspronkelijke data en kan de cirkel gesloten worden.

Minder FTE’s
Het levert de onderneming een sterk toegenomen vertrouwen op van de data, de processen en de systemen. Dit vertrouwen zorgt ervoor dat mensen de toepassingen als waardevol gaan beschouwen en zo bijdragen tot nog correcter gebruik en beheer. Een ander aspect van master data beheer is de toegenomen kennis omtrent de data zelf. Uitgewerkte data taxonomy, meta data definities en standaardisatie kunnen zorgen voor eenduidige bepalingen en een heldere communicatie. Het laat ook duidelijk zien wat beschikbaar is, in welk formaat, en hoe data kan gebruikt en herbruikt worden op de meest efficiënte manier.  

Benoit De Vooght - TriFinance

Bedrijven die deze zaken onder controle hebben, kennen productiviteitswinsten in datagerelateerde bevraging en data manipulatie expertise die kan oplopen tot 30 % op jaarbasis. Op die manier is na enkele jaren het verschil met de concurrentie spectaculair. Wat bij de ene een uur duurt, kan in het andere bedrijf oplopen tot een dag. Repeterend op week of maandbasis en toegepast op een aantal medewerkers lopen deze verschillen al snel op tot enkele FTE’s.  

De bedrijfstoepassingen en de hierin verzamelde data vormen de hoeksteen voor elke business beslissing. De snelheid om die data om te zetten in informatie is niet langer een probleem. Het is de betrouwbaarheid en precisie van die informatie die cruciaal zijn. Stilaan groeit het besef dat de kwaliteit van de master data zelf aan de basis ligt van het succes van de beslissingen.  

Een artikel van Benoit de Vooght, Manager master data management bij TriFinance.

Nieuws

Meer nieuws over