TriFinance: Self Service Business Intelligence in trek

13 mei 2013 Consultancy.nl

Business Intelligence, de brede paraplu van data toepassingen die de management-beslissingen ondersteunen, is er al sinds de late jaren 80 en heeft vooral in het voorbije decenium een spectaculaire vlucht genomen. Diverse oorzaken tekenen voor dit succes.

Toegenomen standaardisatie in de design en het universeler gebruik van gelijkaardige processen heeft binnen een handvol kritische bedrijfstoepassingen geleid tot meer kennis over het datamodel en de onderliggende database structuren. Daarnaast is data een grondstof geworden, die op een oneindig aantal mogelijkheden bewerkt en bekeken wordt met zeer diverse tools en technieken. Het adequaat aanleveren van deze data aan een breed gamma van sterk gespecialiseerde toepassingen heeft gezorgd voor toegenomen behoefte en druk om de opgeslagen data eenvoudig te ontsluiten en de toegang eleganter te maken.

Data analisten, power users en eindgebruikers hebben de toegenomen rekenkracht van processoren tevens weten aan te wenden om steeds krachtiger modellen, berekeningen en rapporten te verzinnen om zowel verleden, heden als toekomst in kaart te brengen. Een ganse reeks van nieuwe hardware consumeert en visualiseert BI gegevens binnen hun eigen uniek ecosysteem van apps en toepassingen en laat toe aan de eindgebruiker of aan de app’s zelf, om op een eigen interactieve manier wereldwijd met de data te communiceren.

TriFinance - Self Service Business Intelligence

Kennisbanket
De term Self Service BI (SSBI) gaat nog een stukje verder, en houdt het verlangen in zich van onbeperkte data bediening door eindgebruikers: aanschuiven aan het kennisbanket en zich informatie laven aan de dataschotels. Geen lange wachttijden meer voor het bekomen van de gevraagde data, de content en layout zelf gaan bepalen en vooral de complexiteit uit data halen, zijn verwachtingen verbonden aan SSBI. Als dat geen droom is voor vele kenniswerkers. Het lijkt eenvoudig, maar kan de term self-service BI de verwachtingen op dit vlak invullen?

De genomen aanloop is zeker niet rooskleurig. Recente studies laten matige succes scores zien voor self service BI projecten en schrijven dit grotendeels toe aan onderschatte trainingsnoden, onvoldoende data transparantie en blijvende complexiteit van de toepassingen. De term Self-service BI blijft zich voornamelijk richten naar de tools en de functionaliteit, in plaats van naar de communicatie en het proces. Verbazend is dit niet, het woordgebruik is dan ook voornamelijk door softwareleveranciers in de markt gezet om hun producten vlotter en aan een ruimer publiek te kunnen verkopen. Deze productgerichte houding wordt nog versterkt door de ICT-afdeling binnen het eigen bedrijf die vooral de krachtige functies en geavanceerde mogelijkheden van deze toepassingen in de verf zet, zonder echt stil te staan bij het business gebruik en de benodigde onderliggende kennis

Discovery
Om projecten echt succesvol te maken, is een veel transparantere aanpak nodig die de gehele behoefte van bron tot rapport identifi ceert en zover als mogelijk visueel weergeeft. Dit is niet steeds evident. Bij het in gebruik nemen van nieuwe systemen en toepassingen durft de kennis van de brondata en het benodigde ETL (Extract-Transform-Load) traject wel eens verborgen blijven in de catacomben van de leverancier. Zonder duidelijk datamodel en applicatie architectuur is het vaak lang zoeken naar de benodigde gegevens. Veel bedrijven maken hier echter de fout om dit zoekproces uitsluitend binnen de IT afdeling af te werken. Op die manier blijft het proces een technische aangelegenheid dat zich focust op databank wijsheid en technische competentie. De applicatie logica, het schermgebruik, de functionele verbanden worden nauwelijks of onvoldoende mee geëvalueerd, waardoor een fundamenteel deel van het applicatie inzicht niet in rekening wordt gebracht.

Door het verder ontbreken van business kennis bestaat tevens het risico dat verkeerde relaties worden gelegd, proces stappen worden vergeten en onvoldoende diep wordt ingegaan op de diverse alternatieve applicatie processen en hun gerelateerde status informatie. Enkel relaties die reeds in de tabellen zijn opgeslagen worden onderzocht, terwijl eenmalige of uitzonderlijke situaties uitgesloten worden. Wil Self-service BI een kans maken, dan behoort deze gesloten aanpak best tot het verleden. Bedrijven die succes wensen te boeken richten zich best op de concrete business behoefte en het actuele governance model.  

TriFinance - Business Intelligence

Het governance model, gedragen door de business
Het governance model wenst op een proactieve manier het data gebeuren te organiseren, om zo tijd vrij te maken “in het helpen van hen die zichzelf helpen”.  

Ongeacht of de achterliggende data structuur al of niet is gekend, pleit het ervoor om de BI initiatieven steeds adequaat te plannen en te bemannen. Dit levert niet alleen een vollediger kijk op het ganse data migratie proces, maar zorgt er tevens voor dat de initiatieven en beoogde resultaten door een breed publiek worden beleefd en uitgedragen. Het governance model bevat naast de ICT competenties, een BI Competence Center, een vertegenwoordiging van super-users en een eindgebruiker.  

Het ICT team zorgt voor het aanleveren van betrouwbare, beheerde en gecontroleerde data. Betrouwbaar om wille van transparante en gedocumenteerde datatransformatieprocessen die aansluiten bij de noden van de gebruikers en door hen worden gevalideerd. Beheerd dankzij toegangen versie controle, en gecontroleerd dankzij het monitoren van zowel de processen als de performantie van de systemen.  

De link tussen het technische luik en de eindgebruikers wordt gevormd door het BI Competence Center. Het is deze cel die zorgt voor het succesvol defi niëren van standaarden voor datasets, datadefi nities, meetpunten en publicaties. De cel coördineert de aanvragen en verbetertrajecten voor nieuwe datasets, en definieert de blauwdruk voor ontwikkeling. Zij zorgt voor kennis, training en tools. Ze certificeert de template rapporten van de superusers vóór publicatie. Op deze manier waakt het competence center trouwens over het unieke karakter van de rapporten en kan het informatiechaos vermijden.

De Superusers helpen de datamarkten mee definiëren, dataselecties maken en dienen dus toegang te hebben tot de datamarkt en hun opgebouwde transformatieprocessen. Zij maken de template rapporten aan. Ze houden de rapporten analyse inventaris bij die de eindgebruikers toelaat om snel de juiste template te selecteren en helpen zo het concept van Self-Service BI mee te ondersteunen.  

Benoit De Vooght - TriFinance

Tenslotte zijn er de eindgebruikers die vanuit hun eigen invalshoek en behoeftes bestaande rapporten aanpassen, doorlinken naar onderliggende detail en op diverse manieren bestaande velden herordenen. Door dit alles wordt de snelheid van rapportering verhoogd, en blijft het vertrouwen in de data en de kwaliteit van het rapport overeind.

BI als management discipline
Met het opzetten van een dergelijke approach voor Self-service Bi, wordt het louter technologische karakter van traditionele BI vervangen door een communicerende en sturende managementdiscipline die focust op het brengen van gerichte antwoorden en efficiënte resultaten. De diverse groepen gebruikers, elk met hun eigen analyse en rapporteringsbehoeften, laten samenwerken binnen dit governance model, biedt de nodige uitdaging. Maar tegelijkertijd is het onvermijdelijk wil men binnen het erg gediversifieerde landschap van global, local en mobile BI op een succesvolle manier beslissingsbevoegdheid decentraliseren en eindgebruikers toelaten om op een beheerde manier tot eigen inzichten te komen.

Een artikel van Benoit de Vooght, Manager master data management bij TriFinance.

Nieuws

Meer nieuws over