JC Advies: Goede offerte aanvraag levert direct geld op

10 oktober 2012 Consultancy.nl

Vraag je aan medewerkers die regelmatig adviesbureaus inschakelen wat de kwaliteit van de offertes van de adviesbureaus is en je krijgt antwoorden in de trant van: de offerte geeft onvoldoende invulling aan mijn vraag; er staan wel veel voorwaarden en uitgangspunten in de offerte; de offertes van de diverse adviesbureaus die ik gevraagd heb, zijn onderling eigenlijk niet te vergelijken.

Stel een vergelijkbare vraag aan medewerkers van adviesbureaus over de kwaliteit van de offerte-aanvragen en je krijgt veelal antwoorden als: onderwerpen die van belang zijn worden op meerdere plaatsen in de offerte-aanvraag beschreven. Wat bedoelen ze nou precies? Er wordt niet echt duidelijk omschreven welke eisen er gesteld worden aan het te leveren eindproduct of advies. De criteria op basis waarvan de opdracht wordt gegund, zijn niet eenduidig geformuleerd. En: er worden onredelijke eisen gesteld in de van toepassing zijnde voorwaarden.

Voorbereidingsfase cruciaal voor vervolg
Het mag duidelijk zijn: in de voorbereidingsfase van projecten zijn beide partijen regelmatig niet echt te spreken over de kwaliteit van elkaars producten. Het betreft de offerte-aanvraag aan de zijde van de opdrachtgever en de offerte aan de zijde van de opdrachtnemer. Het gevolg hiervan is, dat in de voorbereidingsfase al de kiemen gezaaid worden voor misverstanden en miscommunicatie die uiteindelijk tijdens de uitvoering van de projecten naar voren komen. Het resultaat is dat de uitvoering van projecten stroef verloopt, beide partijen veel extra tijd moeten steken in afstemming en overleggen en projecten veelal duurder zijn dan in de offertefase begroot. Dit leidt dan weer tot discussies wie dit moet betalen. Een groot risico hierbij is dat de kans reëel is dat dit ten koste van de kwaliteit van het eindproduct of het advies kan gaan. Met als gevolg: een ontevreden opdrachtgever, die niet tevreden is over het proces, de geleverde kwaliteit en de kosten en een ontevreden opdrachtnemer, die niet tevreden over het proces, de financiën en heeft het gevoel dat hij niet de service heeft kunnen leveren die hij had willen leveren.

De ketting is zo sterk als de zwakste schakel en de opdrachtgever is tenslotte diegene die aan het begin van het hele proces staat. Het is niet gemakkelijk om een goede en eenduidige offerte-aanvraag op te stellen. Er zijn veel aspecten waarmee rekening moet worden gehouden. Te denken valt bijvoorbeeld aan de inhoudelijke aspecten van het project, de juridische aspecten (inkoopvoorwaarden, aanbestedingsbeleid), het budget, de planning, de gunningscriteria, de risico’s die je als opdrachtgever loopt etc.

Tijd en geld
Een goede offerte-aanvraag kan u veel tijd en geld besparen en de kans dat het eindproduct voldoet aan uw wensen is ook nog eens vele malen groter. Het is daarom opvallend dat er in de dagelijkse praktijk relatief weinig aandacht besteed wordt aan de kwaliteit van de offerte-aanvraag. Is de aanvraag eenmaal verzonden dan wordt het aanbrengen van wijzigingen veelal een omslachtig traject, dat vaak via ‘nota’s van inlichtingen’ wordt ingevuld. De ervaring leert dat dit ‘vraag en antwoord’ traject (door het formele karakter) niet altijd tot eenduidige verbeteringen leidt.  De opdrachtnemer is voorzichtig met het stellen van de (juiste) vragen, aangezien de concurrent meekijkt, en de opdrachtgever is voorzichtig met zijn antwoorden. Dit nog los van het feit dat het hele proces er zowel voor de opdrachtgever als de opdrachtnemer ook nog complexer door wordt, waardoor de kans op misverstanden toeneemt.

Laten we gaan werken aan heldere en eenduidige offerte-aanvragen, daar valt nog veel geld te verdienen.

Een artikel van Jos Corten, oprichter van boutique adviesfirma JC Advies.

Nieuws

Meer nieuws over